Se for deg at du har en samtale med sjefen din, og gjør saken din til heving. Eller kanskje du snakker med en stor klient, og foreslår en ny programgjennomføring.
Tenk deg at under samtalen sjekker personen du snakker med e-post, bla gjennom en notisbok eller sms-er på mobiltelefonen. Eller, hva hvis han eller hun fortsetter å avbryte eller være uenige før du er i stand til å gjøre et komplett poeng?
Det er utrolig frustrerende, men dessverre skjer det hele tiden. Det er ingen hemmelighet at lyttingen har blitt vanskeligere enn noen gang på dagens arbeidsplass. Vi har så mange dingser, enheter og varslinger som skriker etter vår oppmerksomhet hvert minutt av dagen - og vi lurer ofte til å tro at de er viktigere enn en samtale som utspiller seg rett foran oss.
Vi har en biologisk utfordring også: Vi kan lytte om tre ganger raskere enn noen kan snakke. Det betyr at vi har overflødig kapasitet i hjernen vår som vil vandre av og underholde seg selv, med mindre vi tar skritt for å bevisst administrere den.
Når du først har lært hvordan du gjør det, vil du imidlertid øke verdien din på kontoret seriøst. I sin klassiske bok, How to Win Friends and Influence People , siterer Dale Carnegie at det å være en god lytter er noe av det mest potente du kan gjøre for å øke din innflytelse og likhet. I tillegg er lytting en av de beste ferdighetene arbeidsgivere søker hos potensielle og nåværende ansatte, og det er korrelert med opplevd evne til å lede (les: bedre sjanse for kampanjer).
Så i ditt neste møte er det verdt å være oppmerksom på hvordan du nærmer deg samtaler med andre. Finner du deg distrahert? Her er fire tips som kan hjelpe deg å overvinne den fristelsen, forbedre dine lytteferdigheter og vise folk at du virkelig bryr deg.
1. Bli mentalt og fysisk til stede
Mest tydelig - og likevel, kanskje viktigst - ta beslutningen om å være en forsettlig lytter for hver samtale. Skyv andre aktiviteter, frister og oppgavelister fra tankene dine, og vær til stede i den aktuelle diskusjonen.
For å vise at du virkelig er forlovet, legger du ned mobiltelefonen din, slutter å sende tekst og lukke den bærbare PC-en. Hvis du sitter bak et skrivebord, der det kan være fristende å multioppgave, kan du lukke den bærbare datamaskinen og flytte papirer til siden. Dette forteller den andre personen at du er klar for samtalen.
2. Øv på din nøytrale lytteposisjon
Jeg ble en gang lært å lytte uten å gi ansiktsuttrykk, inkludert å nikke eller smile. Jeg snakker ikke om et blankt blikk; Jeg snakker om et nøytralt ansiktsuttrykk som bare sier: "Jeg lytter."
Ofte, når du lytter til noen, er det en naturlig tendens til å reagere fysisk på det han eller hun sier, i stedet for å bare la det synke inn. Kanskje lager du et ansikt, rier i brynene eller smiler her og der. Selv om du kanskje tror det viser din interesse for samtalen, forstyrrer faktisk alle disse aktivitetene din evne til å lytte og den andre personens evne til å bli hørt.
Lytt i stedet i en nøytral stilling som viser at du er engasjert, men ikke formuende. Bruk åpent kroppsspråk (dvs. ikke krysse armene), unngå ekstreme ansiktsuttrykk (uavhengig av om de er gunstige eller avviser), og niks fottrykket og andre vanskelige vaner som signaliserer utålmodighet.
Ved å anta en nøytral kroppsstilling, forbereder jeg meg mentalt for å lytte. Det hjelper meg å avbryte dommen, fokusere på lytteren og holde meg unna fristelser med flere oppgaver.
3. Tilby uavbrutt taletid
Avbrudd kommer i mange former. Du kan avbryte kommentarer for å være enig eller oppmuntre taleren, muntlig utfordre ham eller henne til å uttrykke uenighet, eller prøve å vise empati ved å kaste av og til, "Åh, jeg vet nøyaktig hvordan du har det."
Vel ment eller ikke, avbrudd gjør effektiv kommunikasjon umulig. To personer kan umulig snakke over hverandre, og begge blir hørt.
I stedet foreslår jeg å bruke en teknikk som meklere bruker når de letter konflikt: Gi den andre personen uavbrutt taletid.
Det høres enkelt ut, men her er fangsten: Målet ditt i løpet av denne tiden er å lytte med den hensikt å gjenta det som er sagt. Når det er målet ditt, vil du lytte med en annen hensikt (faktisk forstå hva som blir sagt), i stedet for å prøve å avbryte dine egne tanker.
4. Gjenta tilbake og still validerende spørsmål
Når du har lyttet og absorbert, kan du bruke valideringsspørsmål for å forsikre deg om at du har hørt høyttaleren riktig.
Begynn med å gjenta kort det du hørte:
- Så det jeg sier er _ _ ___. Er det riktig?
- La meg oppsummere hva jeg hørte deg si: _ _ ___. Savnet eller mistolket jeg noe?
Deretter kan du stille avklarende spørsmål om alt du ikke 100% forsto:
- Når du sier inntekter, hvilke spesifikke inntekter viser du til?
- Kan du gjenta det? Jeg vil være sikker på at jeg har hørt deg riktig.
- Vil du fortelle meg mer om innsamlingsplanen din for dette prosjektet?
Med disse spørsmålene besvart, vil du ikke bare ha en krystallklar forståelse av samtalen, men du vil også demonstrere for foredragsholderen at du virkelig har investert i det han eller hun har å si.
Forbedrede lytteferdigheter vil skille deg ut som en kollega og leder, ettersom andre begynner å merke at du tar dem på alvor i samtalene dine. Begynn å ta disse trinnene for å øke lytter spillet, og du vil også øke karriere spillet.
