Sjansene er at innboksen din er mye som den forlatte kurven med ting som sitter bak i skapet ditt. Du vet at det er døende å bli renset (og huser mange skjulte overraskelser), men tanken på å takle en slik oppgave er overveldende. Og hvem har seks timer fritid til overs for noe sånt?
Men å organisere e-postene dine trenger ikke å ta hele dagen - faktisk kan du gjøre det på bare en time hvis du setter av tiden til det.
Minutter 1 til 10: Clear Out the Junk
Angi en tid på 10 minutter, og start bare å slette (eller arkivere) alle meldinger du vet at du ikke trenger, som varsler fra sosiale mediekontoer, påminnelser om tidligere hendelser, bekreftelser på leveranser du allerede har mottatt, nyhetsbrev du allerede har lest (eller vil aldri lese), og e-postmeldinger som ikke lenger er relevante.
Du kan gjøre dette enkelt ved å søke i innboksen din etter vanlige avsendere eller emnelinjer (for eksempel: LinkedIn-varsler) og slette en haug med ting samtidig.
Minutter 10 til 30: Lag mapper og etiketter
Nå er det på tide å organisere meldingene som ikke trenger noen handling, men som du trenger eller vil beholde.
Det er like mange mappesystemer som det er e-postbrukere, men det er enkelt å prøve å lage en mappe for ethvert emne eller type e-post som har flere meldinger som har tilknytning til den. Så det kan bety mapper som: kvitteringer, prosjekter, turer og så videre. Du kan alltid legge til og tilpasse mapper når du lærer hva som fungerer best for deg.
For å få fart på denne prosessen kan du til og med opprette en "Til fil senere" -mappe for alt du i det hele tatt er usikker på og en "Avmeld abonnement" -mappe for alt du ikke vil ha lenger. Tips: Dette er gode mapper du kan sortere gjennom når du har fem minutter mellom møtene.
Åh! Og hvis du vil bli enda mer organisert, kan du prøve noen etiketter (kalt “kategorier” av Outlook) for å legge til mer info til meldingene dine. Du kan ha flere etiketter på en e-post eller til og med flere lag med etiketter. Så e-posten i “Trip” -mappen kan ha en hovedetikett for “New York 2018” og undermerkinger av “Flights” og “Monday”.
Protokoll 30 til 50: Bruk to-minutters regel eller lag en oppgaveliste for e-postmeldinger som trenger handling
E-postmeldingene du sitter igjen med nå, skal bare være de som trenger handling. Hvis handlingen kan fullføres på mindre enn to minutter, gjør du det nå. Hvis du trenger mer tid til å ta vare på meldingen, legger du den til oppgavelisten din med et varsel for å minne deg på å faktisk gjøre det. Arkiver deretter e-posten for å holde innboksen din klar (du kan fremdeles søke etter den senere).
Hvis du bare ikke er en listeprodusent, kan du i stedet bruke Gmail sin nye snooze-funksjon for å få e-postmeldingen til å vises i innboksen når du er klar til å håndtere den. Eller, hvis du er en Outlook-bruker, lar oppfølgingsfunksjonen deg gjøre det samme.
Minutter 50 til 60: Oppdater innstillingene for enkelt vedlikehold
Gratulerer med verdens mest organiserte innboks! OK, ikke verdens mest organiserte innboks - men din beste innboks ennå.
Men ikke la festen pågå for lenge, ellers vil du finne at det fylles igjen. Du kan unngå dette ved å sette opp filtre som automatisk sorterer innkommende meldinger slik at du ikke trenger å gjøre det.
Favorittfilteret mitt er for nyhetsbrev og tilbyr e-postmeldinger jeg faktisk vil lese, men ikke alltid har tid til det når de kommer inn. I stedet setter jeg opp et filter i Gmail som sender dem alle til en "Les senere" -mappe. (Outlook har sin egen versjon av filtre kalt “regler” som kan gjøre noen tunge løft for deg.)
Du kan også vurdere å sette opp et autosvar for Gmail eller Outlook når du ikke kan svare på e-post så raskt som du pleier (som om du er på en konferanse, jobber uvanlige timer eller er på ferie) .
Og for å virkelig fly gjennom meldingene dine, kan du aktivere og lære noen snarveier for Gmail eller Outlook.
Etter denne opprydningen, vil du bli kvitt den irriterende følelsen av at du savnet en melding eller den synkende følelsen av at du må møte en full innboks hver morgen. Faktisk kan du til og med være klar til å gå over til mer avanserte e-postorganisasjoner, for eksempel å dra nytte av det nye Gmail, bruke Chrome-utvidelser eller prøve ut dette innboksen AI-verktøyet.
Eller på baksiden, hvis du finner ut at du fremdeles har mye arbeid å gjøre - begynn å sette av 20 minutter hver uke for å takle disse trinnene om gangen. Gjør det i noen uker, så vil du finne deg selv med en innboks som faktisk gjør livet ditt enklere.
