"Skriv dette ned - det kommer til å bli avsluttet eksamen, " sa ingen sjef noensinne.
Notat er en usung utfordring med å flytte fra skole til arbeidsplass - vi er i et helt nytt miljø, med helt andre grunner til notat og forskjellige behov for hvordan vi bruker notatene våre senere, men de fleste av oss er avhengige av metodene vi brukte i vår historie.
Og selv om det er sjelden at noen mister jobben for å ikke notere seg noe, kan den lille, pågående effekten av dårlige notater (eller hoppe over noter helt) skade karrieren din. Hvor mange ganger har du måttet sende sjefen din, en kollega eller en klient på e-post med spørsmål om noe hun snakket om på et møte her om dagen fordi du glemte det? Det er vondt i forholdet - for ikke å snakke om alles produktivitet. (Sideanmerkning: Her er noen flere ting som sjefer egentlig ikke liker.)
På baksiden er notater en utrolig måte å vise respekt til mennesker på. Det viser at du lytter, og at du synes det de sier er viktig. Notatene dine fungerer som din guide til å gjøre jobben din bedre også; kan du enkelt referere til viktig informasjon du trenger for å lykkes når du trenger den, uten forsinkelse.
Og en hemmelig bonus, det å gjøre notater gjør deg faktisk smartere. Når du har en samling grundige, gjennomtenkte notater alt på ett sted (som du faktisk besøker fra tid til annen), begynner du å se sammenhenger mellom ting du ellers ikke ville ha sett og har informasjon som andre ikke beholder. Slik får du gode ideer, danner nye forbindelser og blir den typen innovatører og leder som får ting til å skje på teamet ditt.
Alt i alt er det å ta notater en veldig subtil, men kraftfull måte å gjøre deg selv mer suksessfull på - men veldig få av oss får noen veiledning om hvordan vi kan overføre notatstilen vår til jobb. Derfor vil jeg i dag dele med deg en hurtigstartguide for å ta fantastiske notater i ditt yrkesliv.
1. Vet når du skal ta notater på jobb
Ikke alle situasjoner på jobben krever notater, men det er absolutt tider hvor jeg vil anbefale å trekke ut pennen og papiret. Generelt er mitt råd alltid å feile på siden av å ta notater og bare bestemme senere om du trenger å beholde dem eller ikke, men her er noen av de viktigste tidspunktene når du vil notere noen ting:
En-mot-en-møter
Enten du er sjef eller ansatt, viser notater at du tar tiden på alvor. Det er også et godt tidspunkt å legge merke til personlige detaljer som lederen din ektefelle navn, som er gode ting å huske for å hjelpe deg med å danne et mer meningsfylt forhold til folk på jobb.
Store samtaler
Det er lett å bli så innpakket i det som foregår under en stor idédugnad eller problemløsing, at du faktisk ikke beholder noe når du går ut av rommet. Gjør et poeng å notater, selv om du deltar mye, for å sikre at du holder fast på kritisk informasjon.
Klientmøter
Å ta med seg en bærbar PC er alltid en god idé, slik at du kan registrere hver detalj en klient eller kunde trenger. Bedre å ha for mye informasjon og dele den ned senere enn å gå glipp av noe virkelig viktig.
Møter med dine mentorer eller kontakter
Til og med et enkelt kaffemøte bør spilles inn. Vis personen du verdsetter sin tid og kompetanse ved å skrive den ned; pluss at hvis dette er et sjeldent møte, vil du forsikre deg om at du husker alt, siden du kanskje ikke får tid med denne personen igjen snart. Du kan også bruke notatene dine til å følge opp på en mer meningsfull måte - for eksempel å sende en verdifull lenke eller artikkel relatert til noe du diskuterte i møtet ditt.
2. Finn en notisstil du elsker
Det er ingen regler når det gjelder hvordan du tar notatene dine. Det er ingen bevis på at noen stil fungerer bedre enn en annen stil - den beste typen notater er de som vil gi mening for deg senere, uansett hva de ser ut.
Her er noen av de mest populære notatstiler som du kan prøve å finne det som fungerer for deg.
lister
Dette er den mest tradisjonelle typen notater. Du starter øverst på siden med hovedmøteemnet, og fortsetter deretter listen ned med underhoder når andre emner dukker opp.
La det være mellomrom mellom underhoder mens du går, siden møtet kan sirkel tilbake til et emne (eller du kan ha spørsmål eller nye ideer du vil spille inn), og du vil ønske å ha plass til å legge til informasjon uten å gjøre listen din slurvete eller forvirrende.
Du kan også lage overskrifter for ting som handlingselementer, oppgaver, beslutninger som tas og viktige ressurser eller verktøy du trenger å holde på, slik at du kan ha en virkelig brukbar liste du kan referere til senere.
Tankekart
Hvis du er en visuell tenker, kan du prøve et tankekart. Begynn med å skrive emnet for møtet midt på siden. Derfra kan du tegne grener til hvert sentralt tema som er diskutert.
For eksempel kan du skrive “Kickstarter-lansering” på midten av siden din, og deretter tegne grener for emner som “press outreach” og “launch day timeline.” Fortsett å tegne grener for subtopics (blir stadig mer detaljerte), og på på slutten vil du ha en visuell fremstilling av møtets viktigste punkter.
En sti med brødsmuler
Dette er den mest intensive formen for notat, men det er utrolig effektivt. Når du bruker denne strategien, ta notater som om du kommer til å gi dem til noen som ikke var der på møtet.
Skriv ned hvert emne når det kommer opp, og skriv deretter opp hvert poeng som heves knyttet til det emnet. Du trenger ikke å skrive hvert ord som blir sagt; bruk korte setninger, og vær spesielt oppmerksom på ting som spesifikke verktøy eller ressurser.
Dette er en flott strategi for folk som blir engstelige under møter, siden det holder hendene opptatt. Så lenge du tar øyekontakt av og til, er det ingen som bryr deg om å ta så grundige notater.
3. Organiser notatene dine slik at du kan se dem på nytt senere (og bli fantastiske)
En av de største kampene folk har med å ta notater er å holde notatene sine organisert på en måte som de faktisk kan se på en verdifull måte senere. Notatføring på egen hånd er ikke nok til å forbedre oppbevaring eller forståelse - du må faktisk se notatene dine igjen og sementere informasjonen i tankene dine for å gjøre den verdifull.
Dette betyr at hvis notatene dine er over alt eller helt uorganiserte, kan det være at du ikke tar dem i det hele tatt. Her er noen av de beste måtene å holde notatene dine organisert og for å gjøre tiden du bruker med dem virkelig verdifull for å videreføre karrieren din.
Hold alltid notatene dine på samme sted
Den enkleste måten å holde notatene organisert på er å holde dem på ett sted. Ikke mer å skrive noen ting i et Google-dokument og ha en tilfeldig haug med klistrelapper på skrivebordet ditt. Selv om det er mange alternativer for dette, er papir ideelt, slik at du ikke holder en skjerm mellom deg og personen du møter med. I tillegg hjelper det å oppbevare ting med hånden å beholde det.
Så invester i en bærbar PC - en du er glad i, som du vil ta med deg overalt, og som har den allsidigheten du trenger i de mange situasjonene du trenger å ta notater i.
Behold samme format
Ovenfor gikk vi over tre av de beste notatstiler som fungerer godt for profesjonelle omgivelser. Finn stilen som fungerer for deg og hold deg fast i den; Dette vil gjøre det lettere å skumme over notene dine senere.
Uansett hvilken stil du velger, skriv kritisk informasjon øverst på hver side - datoen, møtedeltakerne og møteemnet på hver side med notater som er relatert til det møtet - så det er enkelt å spore.
Avtal en uke for å gå over notatene dine
Det er vanskelig å finne tid til å se på notatene dine, selv om du vil, med den konstante strømmen av ting som krever oppmerksomhet og er høyere prioritert hver uke. Så sett et tilbakevendende møte i kalenderen for å gå over notatene en gang i uken. Selv 15 minutter er nok tid til å se på hva du har spilt inn.
Når du går over notatene dine, kan du skrive ned spørsmål du har eller åpne problemer som fremdeles må løses. Dette er også et godt tidspunkt å forberede deg på eventuelle kommende møter du har. Skriv ned spørsmål du vil være sikker på at du får svar på eller viktig informasjon du tror du vil ha på hånden.
Hvor mye mer kan du oppnå hvis du alltid hadde riktig svar til fingerspissene? Konsistens er nøkkelen til suksess; jo mer små, gode vaner (som god notat) du kan utvikle, jo mer vil du kunne vokse hver eneste dag. Denne uken kan du prøve å ta notater i hvert møte og se om det gjør det lettere å ha gode ideer raskt eller få mer gjort.
