Når det gjelder oppfølgings-e-postmeldinger, tror jeg at de faller inn i en av to forskjellige grupper: Sjekker inn fordi du desperat håper på et svar eller sirkler tilbake fordi du desperat trenger et svar.
Hvis du noen gang har jaget jobb før, er du sannsynligvis kjent med det første scenariet. Du har sannsynligvis uskyldig dukket tilbake inn i ansattes manager innboks noen ganger med det svake håpet at du endelig vil høre noe om de neste trinnene i ansettelsesprosessen. Ja, den radiotausheten kan være nedslående.
Men ærlig talt, det er den andre gruppen av oppfølginger - de der du absolutt, febrilsk, uten tvil krever svar - som kan være direkte irriterende.
Enten du venter på en forkjent del av et prosjekt fra en kollega eller du fremdeles holder øynene skrellet for det nødvendige svaret fra sjefen din, og ikke får det du trenger når du trenger det, kan i beste fall være frustrerende . Og for det meste krever dette en annen type tilnærming enn de vennlige “Bare innsjekking!” -Meldingene du er vant til å sende til potensielle arbeidsgivere eller potensielle kunder.
Så her er fire viktige tips for å hjelpe deg effektivt å følge opp når du ikke bare ønsker et svar, men absolutt trenger et.
1. Motstå trangen til å be om unnskyldning
Høres kjent ut? Det er sannsynligvis alle linjer du har brukt for å avspore en oppfølgingsmelding. Og når du sender en høflig e-post til noen som en ansettelsesansvarlig, kan de være en litt effektiv måte å dele seg inn på forespørselen din.
Men når du spent venter på et svar som noen legitimt skylder deg? Det er vel ikke noe behov for å be om unnskyldning for det. Du fortjener et svar for å kunne fortsette med ditt eget arbeid - og det er ikke noe du trenger å være lei for. Du har ikke gjort noe galt.
Så motstå den overveldende trangen til å begynne e-posten din med et knippe halvhjertede unnskyldninger og kosligheter. De er virkelig ikke nødvendige.
2. Gjør det enkelt
Hvis du følger opp, har du sannsynligvis allerede sendt denne personen minst en (ok, noen få ) relaterte e-poster før denne. Og sjansene dine er at de første meldingene dine inneholdt mye bakgrunnsinformasjon: Hva du trenger, hvorfor du trenger det, hvem du trenger det til, så videre og så videre.
Selvfølgelig er det viktig å gi litt kontekst - mottakeren skal kunne hente det grunnleggende fra bare en e-post (uten å trenge å bla gjennom den tilsynelatende uendelige tråden). Husk imidlertid at stikkordet der er det grunnleggende .
Når du trenger svar, er det beste alternativet å gjøre det så enkelt som mulig for den personen å faktisk komme tilbake til deg - noe som betyr at du trenger å hoppe over fluffet og komme rett til den pusete.
Ikke stol på det standardemnet "Oppfølging", og rediger i stedet emnelinjen for å tydelig beskrive hva som trengs. Bruk korte setninger og avsnitt, og bruk til og med kulepunkter hvis det gjør meldingen lettere å skumle.
Vil du ha bonuspoeng? Ta med en frist for når du trenger svar - i fet skrift, hvis du føler deg spesielt modig. Jo lettere meldingen din er å lese og svare på, jo mer sannsynlig er det at du faktisk får det du trenger.
Her er et eksempel på hvordan denne typen e-post kan se ut:
- Klientens vekstdiagram
- Client Industries Chart
3. Prøv andre metoder
Vi har alle kommet til å stole veldig på e-post - og med god grunn. Det er en praktisk og enkel måte å kommunisere på.
Med tanke på at vi alle sammen drukner i innboksene, er det imidlertid lett for disse meldingene å gå seg helt vill i omgangen. Folk leser e-posten din og lover å svare på den senere, bare for å få den begravet lenger og lenger ned - noe som betyr at "senere" aldri kommer.
I en situasjon hvor du bare håper å få svar, vil jeg vanligvis ikke anbefale denne tilnærmingen (ærlig talt, å ansette ledere liker ikke å bli forfulgt). Men hvis du står stille og venter på den informasjonen du trenger, kan det være på tide å dra ut fra bak dataskjermen for å få svaret.
Ta opp telefonen, stikk innom vedkommendes skrivebord, eller nevn den for henne når du er samlet rundt kaffekannen om morgenen. Ja, dette kan presse deg over streken fra vedvarende til skadedyr. Men noen ganger krever desperate tider desperate tiltak.
4. Beskriv neste trinn
Når alt annet mislykkes, er det på tide å beskrive hvordan du går fremover hvis du bare aldri får svaret du trenger. Uansett hvor mange forskjellige tips og taktikker du prøver, er det noen mennesker som bare ikke kommer tilbake til deg. Og dessverre betyr det ikke at du bare kan tørke hendene av hele saken. Du må justere og gå videre.
Du vet vanligvis når du sender den endelige oppfølgingsmeldingen - din siste grøftearbeid for å få personen til å til slutt trykke på den "svar" -knappen. Så når du sender denne endelige advarselen, avslutter du meldingen med å detaljere hva som vil skje videre hvis du ikke får det du trenger.
Jeg vet - det høres nok litt truende ut. Men det er viktig at du gjør dette klart for mottakeren. Ved å bruke vårt eksempel fra før, kan du legge en linje som denne til bunnen av den e-postmeldingen:
Litt tøffere enn du er vant til å være? Ja. Effektiv? Helt sikkert.
Det er alltid frustrerende å høre crickets som svar på e-postene dine - men det blir spesielt irriterende når du faktisk trenger svar. Og det scenariet krever ofte en annen tilnærming enn det høflige du er vant til.
Bruk disse tipsene, så forbedrer du sjansene for å endelig få svaret du har ventet på. Hvis ikke? Vel, i hvert fall vil du vite at du prøvde alt - kort enn å sende en bæredue (som for rekorden vil jeg ikke anbefale).
