Frivillige får mye oppmerksomhet for sitt gode arbeid rundt om i verden, men for å skape den optimale frivillige opplevelsen, skjer det mye bak kulissene. Enten du er en betalt ansatt som har til oppgave å styre frivillige eller en prosjektleder for en organisasjon i feltet, må du navigere i forskjellige personligheter, ferdigheter og forventninger for å få arbeidet gjort.
Å administrere frivillige er ikke så mye annerledes enn å styre ansatte på kontoret, bortsett fra en stor forskjell - frivillige er generelt ubetalte, og noen ganger til og med betaler for opplevelsen. Og i mange situasjoner er forventningene høye, og det er ikke alltid klare leveranser. Så, hvordan sikrer du at frivillige får mest mulig ut av opplevelsen og får jobben gjort? Her er noen strategier jeg har brukt for å sikre at både ledere og frivillige har en flott opplevelse.
Vær realistisk når det gjelder timing
Debatten er fortsatt om den mest effektive og mest effektive tiden for frivillige å forplikte seg til et prosjekt. Noen sier 3-6 uker er tilstrekkelig, og andre hevder at 6 måneder til et år er den beste tiden for å sikre frivillig vekst og innvirkning på bakken. Så vurder hva som er best for organisasjonen din, og kommuniser hva en realistisk tid for organisasjonen er før du tar med deg frivillige om bord.
Vei alvorlig kostnadene og fordelene til frivillige med “roterende dør” som bare er inne for en dag eller to. Med mindre du virkelig trenger arbeidskraft eller finansiering, eller de virkelig kan bringe ressurser til organisasjonen din, betyr "hit and run" -stilen for frivillighet at organisasjonen ofte ender opp med å gi mer enn den burde plass til de frivillige. Det er ikke alltid bra for de langsiktige målene for en organisasjon, og det fremmer definitivt skepsis i lokalsamfunnene.
Orienter deg til et nytt miljø
Når du melder frivillige, er det første du bør være å være vertskap for en orientering, både når det gjelder organisasjonen din og kulturen du jobber i. (Du vil bli overrasket over hvor mange som kommer uten grunnleggende kunnskap i landet.) Mange organisasjoner hopper over dette trinnet, men orienteringer er kritiske - de fungerer som et fundament for frivillige og hjelper dem å forstå daglig drift, teammål og hva som er forventet av dem.
Som en del av denne prosessen kan det være bra å ha et inngangsintervju med hver frivillige, måle ferdighetsnivåene deres og hvordan de kan være mest effektive. Dette er også tiden for å tydeliggjøre retningslinjene dine som organisasjon og viktige detaljer, for eksempel din policy for konfidensialitet og ansvarlig bruk av sosiale medier. (Det er flott for frivillige å bruke sosiale medier for å øke bevisstheten, men det er viktig å sørge for at informasjonen frivillige avslører på nettet ikke setter din organisasjon eller lokalsamfunn i fare.)
En omfattende orientering hjelper deg også med å skape en kultur for åpen kommunikasjon fra ankomst øyeblikk, og la dine frivillige vite at du er der for å lytte hvis de har et problem eller om de trenger avklaring. For å opprettholde denne kulturen, prøv å sette opp ukentlige frivillighetsmøter for å snakke gjennom forventninger og problemer, eller bruk tiden over måltider til å sjekke inn temperaturen der alle befinner seg.
Administrer forventningene
Mens jeg jobbet i Kambodsja, ledet jeg en gruppe frivillige som fortalte meg midtveis i vår forskningsreise, “Vi vil bygge et bibliotek.” Dette var en merkelig forespørsel, ettersom landsbyen ba om jordbruksredskaper, ikke lesestoffer. Det var et velmenende forslag, men hvem ville egentlig ta seg av dette biblioteket da vi dro - og med en lav leseferdighet, hvem ville egentlig lese bøkene? For ikke å nevne, det var ikke vårt formål på bakken, og samfunnet ønsket heller ikke et bibliotek.
Frivillige kan komme inn med mange forventninger: at organisasjonen skal løpe sømløst, at den skal fungere som en vestlig organisasjon, eller at den skal gjøre noe mer eller annerledes. For å forhindre konflikter som kan oppstå fra disse forventningene, må du være veldig tydelig på hva du kan og ikke kan gi, hva dine mål er og ikke er, og hvilke ressurser du vil og ikke vil ha tilgang til. Jo flere frivillige forstår om organisasjonen din, jo mer ombord vil de være med prosjektene og målene dine.
På lik linje er det avgjørende å styre dine frivilliges forventninger til utfallet av turen: De gjør noe stort, men de kommer ikke til å forandre verden over natten. Noen ganger blir friske frivillige motløs og frustrerte når de ikke ser umiddelbar endring, og de kan være raske til å skylde på vertsorganisasjonen eller frivillighetssjefen. Ved å stille forventningene foran, kan du hjelpe dem med å forstå at dette arbeidet tar tid, og at de er en del av et mye større mål eller bevegelse ved å bidra med tiden deres.
Lag et system for evaluering og ansvarlighet
Mens frivillighetsstillinger ikke er betalte, er de ofte et springbrett for annet nonprofit-arbeid, så det er viktig å sikre at frivillige dine lærer og vokser underveis i prosessen. Tilsvarende, selv om du ikke administrerer betalte ansatte, har du en jobb å gjøre, så du må sette opp et system for å sikre at frivillige fullfører prosjektet de har tenkt å gjøre.
Akkurat som på et kontor, bør du sette opp mål og tidsfrister, ha oppfølgingsmøter og ha midtveis innsjekkinger. Det kan også være lurt å vurdere å ha frivillige til å signere en oppførselskode eller et dokument som fremhever deres forpliktelse (mer symbolsk enn lovlig), slik at du kan minne dem på hva de ønsket å gjøre ved ankomst.
Hvis du har problemer med frivillige, snakk med dem direkte som du vil ha en ansatt, og hvis det ikke er noen endring, snakk med sponsororganisasjonen deres (vanligvis er det en skole eller et plasseringsfirma). Hvis det ikke fungerer, og de sløser bort tiden din og ressursene dine, har brutt en politikk, eller ganske enkelt ikke drar i vekt, kan du, ja, skyte dem. Dette er vanskelig for mange ledere (fordi hele ideen om frivillighet handler om å være uselvisk), men det er tider når en frivillig gjør mer skade enn godt, og det er til ingen nytte for noen.
Vær ærlig om oppfølging
Blant tårer og klemmer sier frivillige ofte "Jeg lover å komme tilbake, jeg vil aldri glemme deg, " til nærmiljøet og personalet. Men uansett hvor beveget de er av opplevelsen, kan det hende at de ikke har ressurser eller tid til å vende tilbake når de kommer hjem. Det er OK, men oppfordre dem til å være realistiske om hva de kan gjøre når de kommer hjem - enten det er å organisere en liten innsamling, holde noen få foredrag for å oppmuntre andre frivillige, eller ikke noe i det hele tatt. Det kan være godt å utvikle en handlingsplan med en tidslinje før de drar, slik at dere begge vet hva dere kan forvente og kan følge opp den. Når det er sagt, kan du oppmuntre frivillige til å være involvert og være koblet ved å opprettholde en listeserv, Facebook-gruppe eller Twitter-feed.
Sørg for at du er ærlig om oppfølgingen du kan gjøre på vegne av frivillige dine. Det er flott å være en referanse eller skrive anbefalingsbrev for frivillige hvis du kan, men hvis tiden din ikke gir mulighet til å anbefale alle (eller hvis du ikke er komfortabel med det), må du være ærlig og gi dem beskjed.
Å gi de frivillige en god opplevelse krever mye planlegging, oppfølging og kommunikasjon. Vær praktisk, forberedt og ærlig, og både din frivillighetsbase og organisasjonen kan dra nytte av å gjøre det bra.
