For de fleste av oss er innboksene våre fienden - et bunnløst svart hull av smerte, fortvilelse og salgskuponger vi aldri kan krype ut av.
Og selv om du kan prøve å automatisk arkivere og avmelde hjertet ditt, er det bare noen e-postmeldinger du ikke kan unngå. Du vil ikke være i stand til å stoppe selskapet ditt fra å sende deg alle teamrapportene, eller forhindre at den irriterende publicisten humrer pressemelding etter pressemelding på deg.
Men det er en type e-post du kan stoppe: Oppfølgende e-postmeldinger.
Tenk på det: Jo flere e-poster du samler på deg, jo lenger tid tar det deg å svare på dem alle. Jo lengre tid det tar deg å svare, desto flere oppfølgings-e-poster velger folk å sende bare for å forsikre deg om at du har mottatt meldingene deres. Om ikke lenge sitter du fast i en ondskapsfull, evigvarende syklus. Hvis en mengde mennesker sender deg “Hei, fikk du beskjeden jeg sendte i går?” E-post, kan du forestille deg hvor mye ekstra tid og tid som er bortkastet?
Heldigvis er det en superenkelig måte å kutte ned på antall oppfølgingsmeldinger (og potensielt bare meldinger generelt) du mottar: Sett en auto-responder på e-post - ikke bare når du er på ferie, men alle tid.
Autosvaret ditt trenger ikke være langt eller detaljert, men en rask "Hei, jeg har mottatt e-posten din og vil komme tilbake til deg når jeg kan!" -Meldingen kan holde de ivrige beverne i sjakk.
Trenger du litt veiledning for hvordan du formaterer autosvaret? Prøv denne malen for å starte:
Husk også at det er best å være mer spesifikk med din auto-responder. Gi folk en generell tidslinje for når du kommer tilbake til dem (“Jeg skal prøve å svare på forretningsforespørsler innen tre dager”), slik at de vet forskjellen mellom at du har det travelt, og at du bruker en auto-responder som en måte for å unngå innboksen din fullstendig (vi anbefaler selvfølgelig ikke å gjøre dette).
I tillegg er auto-responders en flott måte å rette arbeid til andre mennesker som kan være bedre egnet ("Hvis du kontakter meg om en markedsføringsmulighet, send oss gjerne en e-post, vår markedsføringssjef, ").
Auto-responderen din kan også være en mer ukonvensjonell mulighet til å engasjere mennesker. Føler du deg litt selvreklame? Legg til en lenke til en av dine sosiale mediesider. Vil du svare preemt på noen spørsmål? Ta med en morsom FAQ om hvordan du håndterer noen av tingene som folk oftest kommer til deg for. Interessert i å bli kreativ? Link til en fersk artikkel du synes var interessant.
Fremfor alt må du sørge for at du bruker din auto-responder som en måte å kjøpe tid og ikke et alternativ til å svare på e-postmeldinger (fordi, overraskelse: Autosvarere svarer ikke meldinger for deg uansett hvor lenge du venter).
Men ved å bruke denne tilnærmingen, vil du holde unødvendige e-poster i sjakk. Du vil holde kontaktene dine lykkelige. Og best av alt, vil du holde innboksens frykt fra å krype inn i dagen din.
