Du har ansatt for en kritisk rolle i teamet ditt - gratulerer! Du har brukt uker på å se på CV, gjennomføre telefonskjerm og gjennomføre intervjuer, alt for å få den rette kandidaten. Men ikke pust det lettelsens sukk ennå, du har fremdeles et kritisk stadium å gå gjennom: ombordstigning.
Mens mange ledere delegerer denne delen av prosessen til HR- og IT-avdelingene og antar at de bare vil slå bakken med sin nye all-star på første dag, har jeg lært at planlegging på den måten ikke er nok.
Fordi det som vanligvis skjer, er at den nye medarbeideren setter seg sammen med deg, får noen få første skritt, og så kommer tilbake gang på gang med: "OK, jeg gjorde XYZ, nå hva?" Eller, enda verre, at nybegynneren vil sitte rundt twiddling tommelen hans og hennes venter på at du skal tildele neste oppgave. I mellomtiden prøver du ikke bare å trene denne personen, men gjør også jobben din (som kan inkludere administrasjon av andre) på samme tid.
Denne eksakte situasjonen er grunnen til at jeg bestemte meg for at det var på tide å komme med en bedre plan som gjorde at prosessen fungerte bedre for alle involverte.
Trinn én i utformingen av denne "bedre måten" beskrev mine mål:
- Den nye ansatte vet nøyaktig hva mine mål er for ham eller henne
- Han eller hun kaster ikke bort tiden på å vente på et neste trinn
- For å få tiden jeg tilbringer med ham eller henne, blir så nyttig og påvirkelig som mulig
- For at personen skal begynne å ta sine egne beslutninger i et kontrollert miljø, slik at han eller hun utvikler autonomi og selvfølelse tidlig
Når jeg hadde de på plass, ble det enkelt å utvikle del to - Verktøyet Self-Onboarding. Det er et Google-dokument med to hovedavsnitt: månedens mål og leveranser og månedens detaljplan.
Jeg har brukt dette om og om igjen nå, og det treffer de fire målene jeg listet over hver eneste gang. Jeg er faktisk så imponert over det at jeg opprettet en versjon for deg (ja, du!).
Du kan laste den ned her.
Nå, før du begynner å jobbe med The Self-Onboarding Tool, er det noen tips og triks du bør lese gjennom.
- Vær så grundig som mulig før den nye leien starter. Legg til alt og annet som kan være nyttig: dokumenter å lese, mennesker han eller hun skal møte, verktøy han eller hun burde lære og så videre. Det er ikke noe som heter for kornete her.
- Reserver den første uken for mye lesing og møte mennesker, i tillegg til å få tilgang til alle verktøyene du trenger. Den andre og tredje uken bør omfatte flere møter i hele organisasjonen for å lære om andre lags mål, samt noen første oppgaver den nye leien din kan begynne å takle.
- Bli så detaljert som mulig når det gjelder oppdrag. Ikke bare si "Les Q4 Diagnostics" - skriv "Les Q4 Diagnostics i ingeniørmappen som er i den offentlige stasjonen" og lenke til filen. I tillegg må du huske å inkludere navnene til alle du vil at han eller hun skal møte (enten det er for å få verktøy eller å lære om prosessen), i stedet for bare å si: "Møt med markedsføringsteamet for å diskutere mål."
Selv om dette er en spillbytter, bør du vite at du fremdeles må møte den nye leien før du bare sender over dette dokumentet. Jeg anbefaler at du blokkerer 30 til 40 minutter deres første morgen for å gå gjennom dokumentet med ham eller henne, slik at du kan svare på spørsmål han eller hun måtte ha. Etter dette vil de ansatte føle seg bemyndiget til å komme i gang og være i gang med løpene. Men igjen, du er fremdeles sjefen! Sørg for å planlegge 30 minutters oppfølgingstid i løpet av de første to ukene slik at eventuelle spørsmål kan besvares.
Stol på meg: Med Self-Onboarding Tool øker du hvor raskt din nye all-star kommer opp og setter klare forventninger fra start. Og som en bonus, har jeg funnet ut at det virkelig lar folk skinne siden jeg lærer mye om deres eksisterende kunnskap og arbeidsstil fra spørsmålene de stiller. Pluss - jeg vet, det blir stadig bedre - når du først har konfigurert dette en gang, er det mye lettere å tilpasse for fremtidige ansetter.
La meg få vite hvordan det fungerer for deg på Twitter @acav.
