Du nikker når alle rundt deg snakker om hvordan de oppnår innboks null. Men sannferdig, føler du aldri at du kommer dit.
Og til ditt forsvar skyldes det at du mottar meldinger som krever lange eller gjennomtenkte svar. Noen ba om din mening, og du vil gjerne ta deg tid til å formulere den. Eller det er et vedlegg på fem sider for vurderingen din - så du må gjennomgå den. Eller du vil si svaret ditt på en bestemt måte og vil vente til du er frisk.
Standardløsningene for denne situasjonen er alle slags suger. Du kan "bekrefte mottakelse", men det høres superformelt ut, og det er ikke noe å si når den andre personen vil gi deg et notat som omtrent tilsvarer "Og …?" Du kan legge igjen en autosvar på 24-7, men det er kanskje ikke din stil - og du gir fremdeles ikke noe spesifikt svar. Eller du kan bare ta deg god tid, men du har forlatt den andre personen lurer på og venter.
Det er et triks jeg nylig falt inn i, som har løst dette problemet for meg. Jeg tar sikte på å svare innen 24 timer (om ikke så mye før), med en linje som kjøper meg litt tid. Det tilfredsstiller den andre personen at jeg er med på det, gir meg tid til å følge opp når det fungerer i henhold til planen min, og får meg så mye nærmere innboksen null. Her er tre av favorittene mine.
1. “Jeg vil være i kontakt i omtrent”
Jeg hadde en tidligere sjef som alltid understreket viktigheten av å styre forventningene. Å informere folk i frontenden lar deg omgå forvirring og frustrasjon. Og den beste måten å gjøre det på er - med ordene til det populære ordtaket - under løfte, overlevering.
Hvis du bare venter en uke på å komme tilbake til noen, vil han anta at du vurderte det som en lav prioritet - og det får ikke noen til å føle seg bra. Imidlertid, hvis du skriver ham tilbake med en gang og avklarer når du vil være i kontakt, virker det som det var veldig viktig for deg å oppgi en tidslinje så snart menneskelig mulig.
Ved å stille en forventning til når han kan forvente en grundig respons, blir du gjennomtenkt. Og hvis du slo den datoen, er du ikke lenger personen som tok fem dager å svare: Du er personen som sa at hun ville trenge en uke, men svarte to dager for tidlig.
2. “Jeg skyver mot en tidsfrist”
Når du sender en forespørsel, vil folk ofte like hvorfor. Tenk på det: Hvis noen stopper ved skrivebordet ditt for å brainstorme, blir hun sannsynligvis kastet hvis du sier "nei" og deretter vender tilbake til tastaturet. Men det er mindre sannsynlig at hun blir fornærmet hvis du forteller henne at du ikke kan fordi du er opptatt med å forberede deg til et møte (eller en annen helt gyldig unnskyldning, for eksempel å pakke sammen prosjekter før ferien).
Dette svaret følger lignende logikk. Ved å dele det som står på tallerkenen din, gjør du det mulig for tilkoblingen din å innlevelse i arbeidsmengden. Hun vil vite at du ikke ignorerer henne; heller er du opptatt og trenger et par dager før du kan gi henne e-posten din full oppmerksomhet.
Jeg prøvde denne tilnærmingen og fant at folk satte pris på at jeg til og med tok meg tid til å nå tilbake i en så knalltøff tilstand. I stedet for å bli frustrert eller sende meg en e-post igjen en dag eller to senere på jakt etter svar, ønsket de meg lykke til og ba meg om å sjekke inn igjen når det fungerte for meg.
3. “Jeg vil gjerne kjøre det av en kollega som er ute av kontoret”
Dette er en annen linje jeg snublet over bare ved å fortelle sannheten. Det meste av teamet mitt var ute av kontoret for noen uker tilbake, og derfor måtte jeg utsette alle svar som krevde intern tilbakemelding eller godkjenning.
I stedet for å svare som om jeg ga dem løpingen, var folk - igjen - veldig forståelsesfulle. Vi har alle hatt disse arbeidsdagene når hendene våre er bundet, og siden du har delt at du ikke kan fremskynde svaret ditt, er det ingen grunn for den andre personen til å presse deg til å skrive tilbake.
Å svare på e-post på en riktig måte er verdt for alle involverte. Det hjelper deg med å rydde ut innboksen, og den hjelper den andre personen til å få all informasjon han eller hun trenger. Og selv om det kanskje ikke alltid er mulig å gi full respons, er det nesten alltid mulig å si noe. Så hopp over et halvt gjennomtenkt eller forhastet svar og velg en linje som vil kjøpe deg litt tid. Det vil få kontakten din til å føle at du virkelig bryr deg, og den vil tillate deg å ta tiden du trenger for å gjøre godt arbeid.
