Alle har vært der: Du får en e-post som gjør at du tar et dobbeltarbeid. Jada, den andre personen er tydelig frustrert eller sint, men du forventes fortsatt å svare. Hva burde du gjøre? Hvordan svarer du?
Selv om interne kontortjenester og tekstmeldinger absolutt øker i popularitet, er e-posten fremdeles det viktigste og mest brukte kommunikasjonsverktøyet på jobb - så din evne til å bruke den på en mest mulig profesjonell måte er avgjørende. Det betyr at hvordan du reagerer i situasjonen som er beskrevet ovenfor, har potensial til å påvirke karrieren positivt - eller negativt. Selv om du tror du bare svarer i en lignende tone.
Ja, jeg vet at det å være profesjonelt til enhver tid er lettere sagt enn gjort. Å svare på e-post på jobben er en kunst i seg selv, og å svare på emosjonelle meldinger tar det til et annet nivå.
Denne guiden vil lede deg gjennom svaret ditt, slik at du kan unngå konflikter og få jobben din gjort.
Trinn 1: Ta en pause
Det kan være lurt å lese e-posten du mottok på nytt for å sikre deg at du fikk den riktig - du kan gjøre det - men ikke begynn å skrive svaret akkurat nå. Kollegaen din, sjefen eller klienten la følelsene hans diktere hva han eller hun skrev. Ikke gjenta denne feilen. Ta en pause og la temperamentet avkjøles.
En av fordelene med e-post er at du ikke trenger å svare umiddelbart. Noen ganger er det aktuelt å ta timer å komponere et svar! Utnytt det. Selv om du føler spenning, og den andre siden venter på svaret ditt - har du sikkert et par minutter. Stå opp fra pulten din, avkjøl tankene og ta en matbit eller et glass vann. Det vil hjelpe deg å unngå en kne-rykk reaksjon.
Trinn 2: Ikke hopp til konklusjoner
Vær ærlig: Reagerer du slik du er fordi du leser mellom linjene? Når du har med altfor emosjonelle e-poster, kan du tro at du føler sinne eller frustrasjonen fra en person som stråler gjennom skjermen. Og du vil føle deg tvunget til å anta at det er mer enn det som er der.
Imidlertid bør du ikke gjette hva den andre siden egentlig betydde. Å dømme andres intensjoner basert på noen få setninger (og gjennom filteret til din egen hjerne og måten du kommuniserer på) er en dårlig idé.
Motstå fristelsen til å hoppe til noen konklusjoner. Bare les ordene, motta informasjonen og forbered deg på å gi et profesjonelt svar.
Trinn 3: Hold det kort
Husk muligheten for en feiltolkning, husk at oppgaven din er å gi et så presist svar som mulig - og ikke noe mer. Glem skjulte svar på hva den andre personen kan ha ment.
Strukturer e-posten din slik at den bare inneholder en hovedmelding. Det betyr ikke at den bare skal bestå av en setning, men det betyr at hvis noen kritiserer presentasjonen din og ber om en kopi av statistikken du siterer, baserer du svaret ditt rundt å levere statistikk (og ikke forsvarer legitimasjonen din) ).
På denne måten kan du være sikker på at den andre siden vil lese svaret ditt og vil forstå det nøyaktig slik du mener det. Det siste du vil er å forsvare deg selv bare for å lære at din kollega faktisk ikke kritiserte deg; men at hun bare formulerte tilbakemeldingene sine klosset.
Trinn 4: Vær grei
Det er generelt lurt å unngå sarkasme og ironi i arbeidsmailene dine, spesielt hvis situasjonen allerede føles opphetet. Noen ganger kan du vurdere å spøke for å lindre spenningen, men denne planen kan lett slå tilbake.
Husk at leseren ikke vil være i stand til å se ansiktsuttrykkene eller bevegelsene dine, og at de veldig godt kan tolke deg. Så lagre varemerket ditt for ansikt til ansikt-samtaler - og for en mindre terningveksling.
Trinn 5: Be om hjelp
Hvis e-postadressen din ikke er konfidensiell, er det riktig å be om hjelp. Kanskje din kollega vet bedre hvordan du skal takle den rasende sjefen din, eller lederen din kan hjelpe deg med å finne den rette tilnærmingen til din forvirrede klient.
En gang kunne sjefen min tolke en e-post jeg mottok fra en av våre klienter fordi han kjente henne veldig godt. Han forsikret meg om at jeg ikke skulle ta hennes svar personlig, fordi det var andre faktorer som var involvert. Etter det klarte jeg å roe ned og skrive en helt passende respons.
Når du mottar en sint e-post, ikke bli fornærmet. Folk sender emosjonelle meldinger når de ikke er fornøyd med noe, føler seg skuffet eller til og med forvirret. Du bør operere under den forutsetning at det ikke har noe med deg å gjøre personlig - så det betyr at du ikke skal la tonen distrahere deg fra å gjøre jobben din og svare profesjonelt.
