Beklager, du fikk ikke jobben.
Som manager er dette sannsynligvis noe du har måttet kommunisere minst en gang før, om ikke mange ganger.
Selv om det er vanlig nok å avvise jobbsøkere (hei, alle kan ikke få plass), det er mer sannsynlig at du har sagt "nei" til folk som søker utenfor selskapet, ikke innenfra.
Så hva skjer når en intern kandidat søker og du må gi dem beskjed om at de ikke fikk jobben? Hvordan bryter du nyhetene til noen du allerede jobber så tett med - og styrer forventningene deres på riktig måte?
Å svare på disse spørsmålene er mer nyansert enn å avvise en ekstern kandidat. Det er tross alt noen som tror på selskapet ditt og ønsker å utvide sine ferdigheter og ansvar der heller enn et annet sted - det var derfor de gikk etter den interne overføringen til å begynne med.
Som administrerende direktør for PhotoShelter og noen som har taklet denne situasjonen mye, har jeg lært fem viktige leksjoner om å navigere i det grumsete vannet å avslå interne søkere.
1. Ikke gjør det via e-post
E-post kan være en velsignelse og en forbannelse (innboksen min skriker forbannelse for øyeblikket), men vi kan alle være enige om at det gjør kommunikasjonen enklere og raskere. Det er imidlertid ikke den rette kanalen for å bringe dårlige nyheter til din ansatt.
Så opptatt som du er, er det viktig å sette seg ansikt til ansikt for å forklare den endelige beslutningen din. I disse scenariene kan tone, ansiktsuttrykk og kroppsspråk alle ha en enorm positiv innvirkning på hvordan den ansatte føler om resultatet. At du er villig til å ta deg tid ut av dagen din til å ha denne samtalen i utgangspunktet, taler også bind.
2. Vær tydelig på grunnene til beslutningen din
Et personlig møte krever litt planlegging fra din side. Du må tenke kritisk på hva du skal si og hvordan du skal si det (å skrive tankene ned eller kjøre dem av en kollega eller HR-avdelingen kan hjelpe).
Det er viktig at du ikke bare er klar over beslutningen din, men også årsakene bak den. Saken med en intern overføring kontra en ekstern kandidat er at personen allerede anses som en kultur som passform - noe som betyr at grunnene til at de ikke fikk jobben mest sannsynlig handler om deres erfaring eller mangel på dem. Så du er i en bedre posisjon til å gi dem ærlige, direkte tilbakemeldinger som vil gi mening for dem og til slutt hjelpe dem med å forbedre seg.
Hvis søkeren for eksempel ikke hadde en viktig ferdighet som trengs for jobben, spesifiser hva ferdigheten var. Hvis en annen kandidat hadde en bedre passform, forklar hvorfor. Uansett hva du gjør, ikke forlat personen uten noen forklaring i det hele tatt.
3. Spør om deres profesjonelle mål
Ofte kan en ansatt søke om intern overføring av gale grunner. Kanskje føler de seg fast på sitt nåværende team og leter bare etter noe - hva som helst - nytt. Så, stillingen de søkte på, er kanskje ikke i tråd med deres egne karriere ambisjoner.
Det er her det kan hjelpe å ha en åpen samtale om deres faglige mål. Hvilken tittel ville de elske å ha en dag? Hvem beundrer de profesjonelt? Hvilken del av selskapet eller jobben deres blir dem mest begeistret? Å forstå disse ambisjonene vil hjelpe deg å anbefale måter de kan bygge videre på disse ferdighetene og lidenskapene i sin nåværende rolle (og dermed få dem til å holde seg lenger), og forfølge fremtidige roller som bedre samsvarer med disse målene.
4. Finn andre muligheter for dem å vokse i selskapet
Som noen høyere opp, vet du bedre enn noen der selskapet er på vei og hvilke muligheter for vekst som er realistisk tilgjengelig.
Hvilke ekstra inntektsstrømmer eller produktutvikling vurderer du for eksempel? Og hva slags team vil det kreves for å takle disse forfølgelsene når de er i gang?
Del disse fremtidige mulighetene med din ansatt ved å forklare hvor du håper selskapet vil gå og hvordan de potensielt kan delta i å fremme den veksten. I tillegg kan du lage en plan for å hjelpe dem til å bli best mulig tilpasset en slik rolle når den til slutt følger med. De kan bli enda mer begeistret for disse mulighetene enn den opprinnelige jobben de gikk etter.
5. Ikke glem å sjekke inn
Når alt er sagt og gjort, bør du fortsatt sjekke inn med personen etter noen dager eller uker. Tilby å ta lunsj, gå ut for kaffe eller planlegge et raskt møte.
For å si det enkelt, dette viser at du bryr deg. Du bryr deg om hvordan din ansatt føler, hvordan deres nåværende arbeid beveger seg, og om de har ytterligere tanker etter diskusjonen. Innsjekking får ansatte til å bli verdsatt og hørt - noe som bygger varig tilknytning til og lojalitet til bedriften din.
Mine erfaringer med å måtte avvise interne kandidater har lært meg at selv når du må levere dårlige nyheter, er det faktisk et veldig godt tegn når noen har uttrykt ekte interesse for nye muligheter i firmaet ditt. Det betyr at dine ansatte liker å jobbe for deg og kan se seg selv der på lang sikt.
Det viktigste er at det er din jobb å fremme den ånden og hjelpe dem å komme dit de vil være - uavhengig av at de ikke landet denne spesifikke rollen. Hvis du gjør det, vil du bare styrke forholdet ditt og den generelle suksessen til virksomheten din.
