Jeg har lært de siste årene at hvis du utvikler et rykte for å være nyttig, vil et stadig voksende antall forespørsler komme din vei.
For meg er forespørsler om kaffe for å "plukke hjernen min", for introduksjoner til nettverket mitt, eller for meg å fortelle historien om grunnleggelsen av The Muse (som er online hvis du Google det!) Den mest vanlige i disse dager. Jeg er selvfølgelig ikke noen kjendis, men jeg telte over 35 e-postforespørsler om min hjelp, råd eller tid i løpet av den siste måneden alene, uten tilknytning til den daglige forretningsdriften eller mentorprogrammene jeg allerede har engasjert tid til.
Jeg elsker å være nyttig når jeg kan, men det er en iboende konflikt mellom å si ja og å si nei. Å si ja tar tid bort fra mitt voksende team, som trenger min tid, tilstedeværelse og støtte, så vel som fra mine venner og familie. Hvis jeg faktisk hadde sagt ja til alle forespørslene forrige måned (forutsatt at det tar 30 minutter), ville det tatt meg over 17 timer. Det er nesten en time hver arbeidsdag!
Å si nei er imidlertid både en glipp av muligheten til å hjelpe noen og til å bygge et forhold og en risiko for å gå av som frekk, selv om grunnene dine er rene. Å og for ikke å nevne, vanskeligere å gjøre. Jeg har valgt å balansere de to så mye som mulig, men det har tatt litt tid å finne den beste måten å si nei på.
Enten det er den publicisten som fortsetter å prøve å løpe en tonehøyde av deg (etter at du har sagt nei - fire ganger) eller den unge graden som fortsetter å spørre om å møte deg for kaffe, alle håndterer henvendelser fra folk de helst ikke vil si ja til. Så hva er en travel profesjonell å gjøre når en e-postmelding du ikke vil sende, kommer gjennom?
Slik har jeg håndtert det.
Situasjon 1: You’re Pitched
La oss starte med den enkleste. Hvis du blir oppsatt av noen du ikke er interessert i eller kan hjelpe (det være seg publisist eller tjenesteleverandør), gjør du følgende:
- Sjekk om det er en avmeldingslenke nederst i e-posten. Hvis det er, kan du melde deg ut med en gang.
- Hvis ikke, ignorere og arkiver denne første e-postmeldingen, med mindre den er tydelig skrevet personlig til deg. Jeg har funnet ut at 99% av disse blir sendt i bulk, og ingen vil ta det personlig hvis du ikke svarer.
- Hvis den samme personen følger opp (selv om den tydelig er skrevet av en robot), kan du sende en rask beskjed om at du ikke er interessert. Jeg tenker på dette som en sjanse til å være hyggelig og gi selgere eller publisister informasjonen om at jeg ikke er en god leder, slik at de kan bruke tiden sin andre steder (og også slutte å sende meg en e-post). Dette er e-postmalen jeg bruker:
Hei,
Takk for din e-post. Vi er ikke i markedet for øyeblikket, men jeg vil gi deg beskjed om det endrer seg. Kan du i mellomtiden ta e-postadressen min bort fra listen din?
Takk på forhånd,
Uansett hva, ikke samtykke i å ringe til "bare lære om hva vi kan tilby" med mindre du faktisk er interessert. Dette får aldri noen til å forsvinne, og det fører vanligvis til mer vedvarende oppfølging, siden du har bevist at du er en varmere leder.
Situasjon 2: Du får en kald e-post for tid eller råd
Så du har fått en e-post fra en tilfeldig person, der du ber om tid eller råd. Du har brukt dømmekraften din, og ut fra din kapasitet og hans eller hun spør, ser det ikke ut til at du har ledig tid til å hjelpe deg. I disse tilfellene er det to gode alternativer:
- Hvis du vil hjelpe, men ikke har tid, kan du prøve det jeg kaller “punt-taktikken.” Send en kort “Takk for at du tenker på meg - jeg er booket denne måneden, men hvis du når ut, ville elske å hjelpe, men jeg kan. "Mange mennesker vil aldri følge opp - verken fordi de glemte eller fordi de ikke trenger din tid og råd lenger - slik at du kan være trygg på at menneskene som følger opp er de som mest trenger din hjelp.
- Hvis du ikke tror du vil være i stand til å hjelpe uansett tidslinje, er det den beste metoden å kommunisere hvorfor du ikke er i stand til det på en vennlig og tydelig måte og tilby et neste beste alternativ. Er du usikker på hvordan du kan si det? Prøv en modifisert versjon av Alexandra Franzens maler-e-postmal for å avvise en god venn.
Situasjon 3: Du blir bedt om å hjelpe en venn av en venn
Noen ganger er det noen spesielle omstendigheter involvert - for eksempel at ung grad som ber om tid, er broren til en tidligere kollega. Dessverre har ikke den gjensidige kontakten din sjekket med deg først (som han eller hun burde) før du introduserer eller gir ut kontaktinformasjonen din, så du har igjen til å bestemme om du kan avvise denne personen og hvordan du gjør det uten å ødelegge forhold. Dine valg:
- Hvis du føler at du må gjøre det, selv om du ikke aner hvordan du passer det inn i din travle timeplan, kan du foreslå en 15-minutters samtale i stedet for å møte personlig. Å snu en kaffetime til en rask samtale er mer håndterbar og tvinger askeren til å bruke tiden din med omhu. Du kan også tilby å svare på ett eller to presserende spørsmål via e-post. (Folk forstår vanligvis hvis du legger til konteksten som du er overplanlagt akkurat nå, men vil hjelpe tidligere enn senere.)
- Hvis du ikke er den rette personen til å hjelpe, men du føler at du trenger å gjøre noe, bør du vurdere om noen andre i nettverket ditt kan være villige til å hjelpe. Send forespørselen først til kontakten din, spør om han eller hun kan spare 15 minutter på en samtale for å hjelpe noen, siden du ikke har den rette erfaringen med å gjøre det. Du kan deretter gi beskjedene beskjed om at du ikke er den rette personen som kan hjelpe, men at du har spurt noen andre om han eller hun vil være komfortabel med å bli introdusert, og du vil følge opp hvis du hører tilbake.
- Hvis introen var via en løs bekjentskap og du foretrekker å avvise den, kan du prøve poengtaktikken ovenfor og gi spørsmannen enten tid eller råd via e-post hvis han eller hun følger opp i fremtiden.
Det kan ikke være lett, men når du forsiktig har avslått en forespørsel som ikke passer, er du allerede et skritt mot å bruke tiden din på de tingene som betyr mest for deg. Og det er noe som skal feires.
