Klientforhold kan gjøre eller bryte en virksomhet - og en karriere. Hvis du allerede jobber med klienter, vet du at det å etablere gjensidig respekt og et godt arbeidsforhold, bør være din første prioritet. Og hvis du bare begynner med kunder, vil du lære dette veldig raskt.
Det første møtet med en ny klient? Vel, det er det første som kan skape eller bryte forholdet.
Enten du nettopp har blitt tilordnet et eksisterende prosjekt eller kommer i gang med en nylig lukket klient, er det viktig å imponere fra første dag. Etter år i PR-verdenen, her er fem ting jeg alltid husker.
1. Gjør forskningen på forhånd
Akkurat som om du vil gå inn i et intervju med en solid forståelse av selskapet, bør du gå inn på ditt første kundemøte med minst litt grunnleggende kunnskap om klienten og hans eller hennes virksomhet. Det er klart at du ikke kan vite alt - og klienten bør forstå at du bare hopper inn - men jo mer du er i stand til å vise frem kunnskapen din om industrien og virksomheten, jo bedre.
Begynn med å vite hvordan du uttaler firma- og kundenavn, og til og med toppkonkurrenter bare i tilfelle. Ha forståelse for kundens holdning i bransjen og eventuelle suksesser og kamper selskapet har møtt. Du kan ofte finne ut av dette ved å gjøre noe research på forhånd. Google din kundekontakt, selskapet og bransjen - og husk å sjekke nyhetsseksjonen for trender. Artikler kan avsløre så mye om et selskap, inkludert dets holdning i en bransje.
Hvis denne klienten har jobbet med andre i selskapet ditt før (eller har jobbet med andre i nettverket ditt), kan du lære hva du kan av dem. Er det noe spesielt unikt med denne klienten? Har han eller hun noen liker eller mislike at kollegene dine har plukket opp på? Noen tips for å samarbeide bedre? Disse nyansene trenger ikke å være åpenbare; de kan også være de minste, mest latterlige tingene. For eksempel liker ikke en av kundene mine sammentrekninger (eller skal jeg si, liker ikke sammentrekninger). Det er en ørliten kjæledyrkule, men å vite dette hjelper meg å unngå å irritere noen med en gang.
Til slutt er det verdt å gjøre litt research for å lære tilsynelatende uviktige detaljer om personen du vil møte med. Gikk du på samme universitet? Har lignende hobbyer? Det er kanskje ikke relatert til arbeidet ditt i det hele tatt, men å veve disse småtingene inn i den innledende samtalen kan gi deg en god rapport.
2. Vær på forhånd med tanke på din erfaring og evner
Kundens viktigste bekymringer vil være dine ferdigheter og kunnskaper - er du den rette til å hjelpe deg med dette arbeidet? Mest sannsynlig vil du bli presentert en mulighet til å presentere deg selv og gi litt bakgrunn, og dette er en sjanse til å ta tak i disse opplevelsene foran. Husk: Du ble valgt til å samarbeide med denne klienten av en grunn, så ikke vær redd for å vise frem hva du har.
Er du usikker på hva du skal si i løpet av introen din? Etter å ha oppgitt navnet ditt, er denne malen et godt sted å starte:
Dette trenger ikke være lengre enn et par setninger - du vil ikke virke som om du prøver for hardt - og sørg for å avrunde det med en grunn til at du er spent på å jobbe sammen.
3. Lytt og tilpass
Når du har hatt en sjanse til å presentere deg, kan du lene deg tilbake og lytte. Selv i den første samtalen, bør du finne ut hva som betyr mest for klienten og hva han eller hun vil at rollen din skal være. Bør møtene dine være fokusert på arbeid og oppgaven, eller mer om å bli kjent med hverandre? Bør du stille spørsmål for å få mer samtale eller regjere i en samtale som mister fokus? Bør du avbryte anbefalinger gjennom hele møtet eller lytte helt før du kommer tilbake med tankene dine?
Vær forberedt på å tilpasse deg uansett hva saken er. Å speile kundens holdning og kroppsspråk vil hjelpe med ditt førsteinntrykk, mens du legger merke til og tilpasser deg disse vil hjelpe i alle dine fremtidige interaksjoner.
4. Still spørsmål og notater
Alle elsker å føle seg som en ekspert og bli oppsøkt etter kompetanse. Basert på tidligere forskning, still relevante spørsmål om klienten og hans eller hennes virksomhet. Dette forholdet er nytt, og nå er det beste tidspunktet å samle så mye informasjon som mulig. Spørsmålene dine skal ikke være så grunnleggende at litt forskning allerede ville ha adressert dem (f.eks. “Hva er bedriftens viktigste tjeneste?”) Og bør fokusere mer på overordnede trender, som retningen til virksomheten eller industrien. Prøv spørsmål som: Hva er bedriftens største utfordringer? Hvilke trender ser i denne bransjen? Og sørg selvfølgelig for at du tar grundige notater.
Hvis klienten din er ute etter et mer personlig forhold, må du også stille spørsmål om familieliv eller interesser utenfor. Ta igjen notater. Å vite om kundens kommende ferieplaner, familie eller til og med preferanse mellom te og kaffe kan være til nytte i fremtiden.
5. Følg raskt opp
En rask e-post etter introduksjonen vil gi kunden din kontaktinformasjon, gi deg muligheten til å forsterke iveren etter å jobbe sammen, og la deg gjenta alle handlinger som kom ut av møtet ditt. Dette kan være en veldig kort merknad.
Hvis det er mulig, er det nå et godt tidspunkt å gjøre din rolle klar for klienten. Hvis du er en poengperson fra nå av, kan du nevne det i e-posten din, slik at det ikke er noen forvirring fremover.
Med et stort førsteinntrykk vil ditt forhold til klienten starte raskt. Du kan se frem til å etablere et godt arbeidsforhold og dykke ned i de gode tingene - arbeidet.
