Bedrifter har forstått viktigheten av å ha et sunt forhold til mediene i lang tid, noe som betyr at man slipper ut færre “ingen kommentarer” og i stedet proaktivt å hoste opp informasjon. Men i løpet av de siste årene - særlig etter den økonomiske kollapsen - har det vært en økt følsomhet for hvor gjennomsiktig et selskap er, både mediene rapporterer om selskapet ("de er ikke transparente nok!") Og selskapet selv ( “Er vi transparente nok?”).
Som de fleste ting i PR, er det en delikat balanse mellom å sørge for at selskapet ditt opererer transparent og ikke gir ut informasjon som kan ha negativ innvirkning på merkevarenes omdømme.
Å finne ut hvor du skal trekke den linjen bestemmes av flere ting, inkludert styrken i forholdet til journalistene som dekker selskapet ditt, samt hvor positiv - eller negativ - informasjonen det gjelder.
Når det er sagt, her er hvordan du navigerer i noen av de vanligste (og ofte, vanskeligste) temaene journalister vil spørre om.
Økonomisk informasjon
Hvis du er et offentlig selskap, er du pålagt lov å oppgi finansiell og driftsinformasjon. Hvis du prøver å unngå spørsmål med en "ingen kommentar", kommer du til å få en hel masse problemer - og få selskapet ditt til å se veldig ikke-gjennomsiktig ut i prosessen.
Hvis du er et privat selskap, er du ikke pålagt å oppgi finansiell og driftsinformasjon. Og de fleste selskaper holder tallene for seg selv. Imidlertid, hvis du absolutt dreper det og vil at pressen skal vite det, kan du lage noen gode statistikker som viser hvor fantastisk du gjør uten å måtte oppgi eksakte tall (som vekst fra år til år). Dette vil beskytte deg i tilfelle du har et forferdelig kvartal. I så fall kan journalister snuse ut at det er ille, men ikke vil ha eksakte tall å sammenligne eller utnytte.
Personale
Når det gjelder personalet ditt, er din første prioritering ikke åpenhet - det er for å beskytte dem. Så hvis en journalist ringer nese for informasjon om de ansattes personlige liv, bør du alltid gi en “ingen kommentar.” Det eneste unntaket er hvis personen det gjelder er en del av en intern eller ekstern etterforskning som har blitt offentlig. I så fall vil du fortelle mediene at du leder eller samarbeider med etterforskningen og lar det være der.
Hvis en ansatt har forlatt selskapet eller fått sparken og en journalist spør om hans eller hennes status, kan du si at han eller hun ikke lenger er i selskapet. Men du trenger ikke å tilby flere detaljer.
Suksessen til en lansering eller et initiativ
Som PR-folk elsker vi muligheten til å proaktivt nå ut til pressen med positive nyheter om selskapet vårt. Men hva skjer når journalister som har dekket en kunngjøring - som lanseringen av et nytt produkt - følger opp og vil vite hvordan det nye produktet selges seks måneder senere, når det faktisk ikke gjør det særlig bra?
Må du svare på spørsmålene deres? Nei. Men vil det virke veldig ikke-gjennomsiktig av deg å ikke gjøre det? Ja.
Mitt råd er å lage en uttalelse med en eller to setninger som adresserer journalistens spørsmål uten igjen å gå inn i bestemte tall. I dette tilfellet kan du si noe som: "Selv om produktet bare har vært på markedet i noen måneder, har vi fått oppmuntrende tilbakemeldinger fra våre kunder." Du har svart, formet meldingen til din fordel, og beskyttet deg mot å gi for mye informasjon - bare i tilfelle produktet flopper.
I en krise
Når firmaets omdømme er i fare, må du være ekstremt forsiktig med informasjonen du gir til media. Den beste måten å være gjennomsiktig mens du fremdeles beskytter merkevaren din, er å gi regelmessige uttalelser til pressen for å la dem få vite hva som skjer - for eksempel, du ser på problemet, du har identifisert problemet, og til slutt, løser du problemet - mens du holder meldingene dine så inneholdt og høyt nivå som mulig. Hvis media har spørsmål utover de enkle uttalelsene som du ikke er komfortabel med å svare på, kan du "ikke kommentere" dem før du er blå i ansiktet.
Selv om dette bare er noen få eksempler på hvilke spørsmål du får fra pressen, forblir formelen for å tone den transparenslinjen den samme: Svar på spørsmål så gjennomsiktig som mulig, mens du holder deg utenfor ugraset med svarene dine - om det betyr å ekskludere eksakte tall eller detaljene om en situasjon. Og husk: Hvis du vil dele et stykke informasjon, men ikke ønsker å bli sitert, kan du alltid be om å snakke på bakgrunn.
