Mine minst favorittdager på jobben er det jeg kaller “lilla stabler.” Selskapet mitt bruker Google Kalender, og fargen på min personlige timeplan er lilla, så på de fryktelige dagene ser jeg ingenting annet enn biter av tid som er sperret fra 09:30 til 18.30. Det får meg alltid til å undre meg: "Hvordan i helvete skjedde dette?"
I tillegg til å føle at jeg ikke har plass til å puste eller gjøre faktisk arbeid på de dagene, frykter jeg å være "den fyren" som må tippe fra et møte tidlig, og deretter bruke ekstra tid senere for å finne ut hva jeg savnet, eller som viser sent til mitt neste møte fordi det forrige løp for lenge. (Siden jeg skrev om at jeg aldri var for sen eller uforberedt til møter, holder mine medarbeidere meg i sjakk!)
“Busyness” er et slikt triks. Det får oss til å føle at jo lenger oppgavelistene våre er, jo mer vellykkede er vi. Det får oss til å føle at jo mer vi har på tallerkenene våre, jo mer vellykkede er vi. Men siden når kan det å ha en overdrevet middagstallerken gi deg noe annet enn kramper eller mat koma? Det trenger ikke være slik, og jeg tar en åpen resolusjon for å bekjempe den.
Møter ender på kalenderne våre på to måter: fordi vi godtar dem og fordi vi oppretter dem. Det er på disse beslutningspunktene at vi kan gjøre ting litt annerledes for å ta tilbake kalenderne våre og gi oss selv (og våre medarbeidere) tid til å være forberedt og produktive. Her er tre måter å gjøre det på:
1. Snakk
Før du sender eller godtar en møteinvitasjon, må du sørge for at du forstår hva den skal oppnå og hvordan du bør forberede deg. Hvis du ikke gjør det, snakk med arrangøren og lytt til om det er en spesifikk agenda. Hvis det ikke er noen, kan du be ham eller henne om å opprette en (eller enda bedre, dugnad for å hjelpe). De beste agendaene er spesifikke med tidsavsnitt for å sikre at alle relevante elementer blir dekket. Hvis det ikke er nok tid til å lage en agenda, må du være frivillig som hjelper arrangøren med å holde øye med klokka.
Hvis du organiserer møtet, bruk en agenda for å planlegge hvor lang tid møtet skal være. Googles kalenderinvitasjoner er standard på en time, og det er lett å klikke "send" uten å tenke på å forkorte dem, men den innstillingen kan endres! Du vil bli overrasket over hvor mye du kan dekke på 15, 30 eller 22 minutter. Avhengig av forholdet ditt til arrangøren, hvis du ser at et møte er planlagt å være en time og du ikke tror det skal være (fordi du forstår formålet og forventede utfall), kan du be om at tiden skal forkortes.
Til slutt, hvis du har akseptert en invitasjon til et møte som avsluttes samtidig som et annet møte er planlagt å starte (seriøst, hvordan overbeviser vi oss selv om at vi kan være to steder samtidig?), Gi arrangøren forhåndsvarsel om at må du forlate det møtet tidlig. Ideelt sett vil dette oppmuntre arrangøren til å avslutte møtet når du trenger å avreise. I det minste vil du føle deg komfortabel med å gå ut uten å avbryte, og arrangøren vil ikke bli overrasket når du gjør det. For ekstra forsikring, kan du fortelle arrangøren av ditt neste møte at du kan komme sent.
2. Tapp tiden din
Så snart en møtetid er bekreftet, og hvis kalenderen har plass rundt seg, beskytt den! Legg til 15-30 minutter før og etter møtet kalt “Overgangstid.” Før møtet, bruk tiden til å gjennomgå materiale, ta en badepause og ankomme stedet før det starter. Etter møtet er det en god periode for deg å reflektere over materialet mens det fremdeles er ferskt. Det er rimelig å forvente at medarbeidere skal respektere det som står på kalenderen din; de planlegger bare uansett hvor det er vanlig fritid. Så hvis et møte bryter sammen klokka 15.00 og du blokkerer tid for å gjenskape seg etterpå, vil de sannsynligvis (forhåpentligvis?) Ikke pusse med å starte et nytt møte klokka 15:15 eller 3:30.
3. Blokker tiden din
Dette er den hellige graden av produktivitet: å ha biter av tid - til og med dager! - uten møter. BuzzFeed har erklært tirsdager og torsdager som møtefri. Kan du? Selv om det kan ta en bevisst innsats blant bedriftens toppledelse å rydde en hel dag, er det verdt å ta en titt på dine egne arbeidsvaner for å se når du får det beste arbeidet ditt. Er du en morgenperson, eller får du virkelig krangling etter 14.00? Undersøk timeplanen din og se hvor du kan blokkere to til fire timer bare en gang i uken for å fokusere på å gjøre eller lage. Du kan kanskje sette en trend i selskapet ditt fra grunnen av!
Så dette er min forpliktelse til å ta tilbake kalenderen! Hvem er med meg?
