Hvis du noen gang har ledet et møte, har du sannsynligvis også opplevd å prøve å trekke tilbake en økt som raskt har tatt en tur for det kaotiske.
Kanskje har du med en ekstra snakkesalig gjeng - eller den personen som ser ut til å ha oppmerksomhetsspennet til en fireåring. Kanskje alle der har en god ide å dele - eller kanskje den kongelige babyen endelig ble navngitt, og det er alt hvem som helst kan snakke om.
Uansett årsak kan møter og gjøre spiraler ut av kontroll. Men hvis du har ansvaret for samlingen, vil du se på toppen av ting og unngå å kaste bort alles tid med ineffektive møter.
Å holde gruppen på sporet kan være lettere sagt enn gjort, men med litt smart planlegging og noen få dagers strategier, er du på vei til mer fokuserte teammøter.
Begynn med en plan
Det første trinnet i å etablere kontroll er å utarbeide en agenda. Og jeg mener, en god, gammeldags, maskinskrevet agenda som kan sendes rundt til de fremmøtte på forhånd (og deretter vises eller deles ut på møtet som en vennlig påminnelse). Det kan føles for opplagt å skrive alt ned, men stol på meg, hvis jeg har noen få detaljer på papiret, vil det hjelpe deg - og alle andre - å være fokusert på hva møtet egentlig handler om.
Når du setter sammen planen din, bør du tenke på det endelige målet du ønsker å oppnå i møtet (for eksempel er det en idédugnad, eller trenger du å fullføre noen viktige handlinger?). Deretter jobber du bakover for å finne ut hva som må diskuteres for å nå dette målet, hvilke spørsmål som må besvares og hvilket ansvar som må tildeles. Forsikre deg om at noen av disse løse endene har et sted på agendaen, så alle vet hva de kan forvente før de kommer.
I tillegg til disse agenda-elementene, bør du også tenke på menneskene som vil delta. Hvor mange mennesker vil det være? Kjenner de hverandre? Hva er deres personligheter? Hva distraherer dem typisk? Dette vil hjelpe deg med å bestemme om du trenger å bygge inn noe ekstra tid i begynnelsen av økten. Hvis du for eksempel vet at møtedeltakerne vil ønske å delta i personlig prat før du setter i gang, kan du planlegge noen minutter før alle skal få skravlingen ut av systemene sine før de går i gang.
Tilrettelegge for fokus
Det neste trinnet ditt er å skape et møteområde som fraråder distraksjon og forstyrrelser. Begynn med det fysiske rommet, og sørg for at rommet er avstengt fra støy og samtaler utenfra, og er fri for visuelle distraksjoner som en løkke videoskjerm eller materialer på bordet. Og rett før møtet starter, legg telefonen vekk og lukk den bærbare datamaskinen - det er et subtilt tegn for andre at de skal gjøre det samme.
Deretter setter du scenen for produktivitet. Forsikre deg om at agendaen er tilgjengelig - enten ved å ha trykte eksemplarer eller ved å trekke den opp på skjermen - og sørg for å gjenta målene for møtet mens du ønsker alle velkommen (f.eks. "Vi er her i dag for å fullføre detaljene") til innsamlingsarrangementet. ”). Husk også å minne folk på når møtet er ment å pakke sammen. Bare å si: "Jeg vet at vi alle har mye å gjøre, så la oss prøve å holde dette under 30 minutter, " vil minne folk om at du vil ha et effektivt møte like mye som de gjør.
På mer av en logistisk merknad, hvis du har ytterligere møtemateriell, kan du gi dem ut mens du går sammen i stedet for på begynnelsen av økten. Jeg har hørt andre antyde at denne tilnærmingen er distraherende, men jeg har lært at de fleste vil lese fremover og avspore møter hvis de har mulighet til å se hva som kommer opp.
Å bringe gruppen tilbake
En klar agenda og et rent møteplass går langt i å holde ting på sporet, men uansett hvor nøye du planlegger møtet ditt, kan det fortsatt skje distraksjoner. Det er her kunsten til overgangen spiller inn. Før du går inn på et møte, må du være sikker på at du er bevæpnet med noen få høflige, men effektive måter å omdirigere samtalen tilbake dit du vil ha den. Her er et par favoritter:
Bli ferdig
Akkurat som et godt essay (ja, vi husker alle dem), bør du pakke opp møtet ditt med en kort oppsummering. Oppgi tydelig hva som ble oppnådd og eventuelle påfølgende doser, neste trinn eller ansvar. Dette trenger ikke å være detaljert - faktisk skal det ikke vare mer enn et minutt eller to - men det hjelper å sette bøye på møtet ditt for å si noe sånt som: “Takk alle sammen. Vi har gjort store fremskritt med å ferdigstille arrangementslogistikken. Emily vil kontakte arrangementskoordinatoren med disse detaljene, så sender jeg ut en e-postliste over alles endelige oppgave. ”
La oss innse det, når du legger en gjeng mennesker i et lite rom, kan det være vanskelig å etablere og opprettholde kontrollen. Å gå inn på ditt neste møte med en plan, en agenda og noen viktige linjer for å få alle tilbake på banen kan utgjøre hele forskjellen.
Fortell oss! Hvordan holder du kontrollen over møtene dine?
