Jeg er ikke sikker på hva det handler om å snakke med mer enn en person på telefonen, men konferansesamtaler kan bli vanskelige raskt. Folk henger seg tilbake og venter på at andre skal snakke (eller de snakker om hverandre), og det er ofte uklart hvor samtalen skal gå videre. Smertefulle stillheter florerer, og alle i gruppen begynner å lure på om de er på en dårlig første date.
Som forfatter på et markedsføringsteam hos et telefonselskap, er jeg alltid med på denne typen samtaler, og jeg har lært noen triks for hvordan de skal få en smidigere løp. Hvis tanken på å ringe med mer enn to personer får deg til å krangle i setet ditt, kan du lese videre og gjenta etter meg: Konferansesamtaler trenger ikke å være vanskelig.
Følg lederen
Jada, poenget med konferansesamtalen er å ha en konferanse, men ting vil fungere som et godt smurt tankbil hvis du velger en leder før møtet starter. Dette betyr ikke at andre ikke kan veie inn, men en leder kan dirigere samtalen eller hoppe inn der det trengs (dvs. hvis det er en tafatt stillhet etter at en selger får opp prispoeng).
Hvis du er utnevnt til leder, kommer du med en liste over spørsmål som må besvares. Er poenget med samtalen å finne ut mer informasjon før du kjøper? Er det for å sortere vilkårene for et partnerskap? Du bør også lage en kort agenda, og merke poeng der andre i teamet skal lede samtalen, og distribuere den før samtalen slik at alle vet hva de kan forvente. Flere forventninger betyr mindre vanskelige stillheter.
Få riktig system (og vet hvordan du bruker det)
Mye ubehageligheten ved disse samtalene kan komme fra tekniske feil ("Beklager alle - prøver fortsatt å få denne saken til å bli satt opp!") Amy vet ikke hvordan hun skal ringe inn - kan noen hjelpe? ”“ Er Charlie fortsatt der eller droppet han av? ”)
Så det er viktig å ha et fungerende telefonsystem som kan støtte konferansesamtaler og - enda viktigere - å teste det ut før møtet, slik at du er sikker på at det fungerer. Og du trenger ikke å jobbe i et Fortune 500-selskap for å ha en avansert og brukervennlig teknisk løsning for teamet ditt - selv små bedrifter og oppstarter kan finne billige VoIP og virtuelle PBX-systemer som støtter konferanser.
Vurder Video
Hver gang jeg har en telefonkonferanse, skulle jeg ønske jeg kunne se andres ansikter. Ikke fordi jeg har lyst til å sjekke dem ut (OK, kanskje jeg gjør det litt) - men fordi det føles som mer av et møte til person. I stedet for å gjette på om noen smiler eller ikke, kan du se det. I stedet for å lure på om noen er distrahert eller om hun bare tenker, kan du lese ansiktet hennes. Jeg var nylig på en telefonkonferanse med noen som hørtes ut som om han var hjemme i undertøyet, omgitt av et fjell av Cheez Doodles. Var han? Jeg vet ikke - jeg skulle ønske jeg hadde hatt video.
Det er mange videoløsninger der ute som er mye brukt, inkludert Google hangouts, Skype og Join.me. Forutsatt at møtedeltakerne ikke er hjemme i undertøyet, kan det gjøre ting mye mindre vanskelig.
Bruk stemmen Big Kid
Jeg er ikke sikker på hvorfor, men folk blekner ofte i bakgrunnen under denne typen samtaler, redd for å komme der ute og snakke tankene sine. Men ikke vær redd for å snakke - du blir invitert til konferansesamtaler fordi din mening er verdsatt! Bruk faktisk den store barnestemmen din, snakk høyt og selvsikkert slik at alle kan høre deg.
Bedre ennå, sørg for at alle andre på samtalen deltar også. Hvis noen ikke har sagt noe på en stund, kan du be ham eller henne om å veie inn. Det vil sikre at alle får en stemme hørt (og faktisk er oppmerksom på møtet).
Hvis du sier at det er vanskelig, er det vanskelig
Jeg er en fast tro på at situasjoner bare er vanskelig fordi vi lar dem være. Visst, noen ganger er stillheter ukomfortable, men de trenger ikke å gjøre oss grimase. Gå inn i hver konferansesamtale med et åpent sinn, og forplikt deg til en ikke-vanskelig opplevelse! Hvis du ikke er villig til å la samtalen veksle til et vanskelig territorium, vil det ikke, garantert.
Det er en grunn til at konferansesamtaler eksisterer - de er en produktiv måte å få en gruppe sammen selv om ett medlem bor i Wisconsin og et annet bor i Los Angeles. Ikke bare tenk på konferansesamtaler som et nødvendig onde, ansett dem som en morsom måte å få fjerne kolleger inn i et virtuelt rom sammen. Hvis du takler ubehageligheten, kan konferansesamtaler være morsomme!
