Lydkonferansesamtaler gir mange fordeler for forretnings- og sosiale møter, men de kommer med sitt eget sett med vanlige problemer. Manglende adressering kan bety forskjellen mellom et profesjonelt, effektivt, effektivt møte og en knapt forstått fattig manns konferansesamtale som ikke fullfører sine mål. Her er syv vanlige problemer og hvordan du kan fikse dem.
1. Bakgrunnsstøy
Dette er noen støy som kommer fra en deltaker, bortsett fra stemmen deres, for eksempel stoler som rattler, bakgrunnsspatter, maskinvarelyder, papirkorrigering, etc. Du får disse lyder for det meste med deltakere som bruker VoIP (voice over internet protocol) fordi den tradisjonelle telefonen håndsettet har dedikerte og kortdistanse mikrofoner, mens VoIP fungerer med en enhet-båret mikrofon som er mer fornuftig. Et eksempel er mikrofon array systemet i bærbare datamaskiner. Noen mennesker deltar i konferanser ved hjelp av sine enheter handsfree.
Den eneste måten å avhjelpe denne situasjonen er å gjøre deltakerne oppmerksomme på forstyrrelsene de forårsaker, noe som gjøres best gjennom kommunikasjon før konferansesamtalen. For eksempel, som arrangør, kan du sirkulere en e-post på konferansesamtale etikett før økten.
2. Ekko
Ekko kan være en del av bakgrunnsstøy, men det er mer teknisk enn det. Noen som deltar i konferansesamtalen, kan ha problemer med telefonen, for eksempel det mangler ekko-kansellering. (Les mer om hvordan du slutter å produsere ekko.)
Noen med ekko blir normalt bedt om å henge opp. Så igjen er proaktiv bevissthet om tekniske problemer med telefonene og annet utstyr som brukes i en konferansesamtale viktig.
3. Manglende Presence Management
I en lydkonferansesamtale bruker du bare en av dine sanser: din hørsel. Du vil ikke se folk du snakker med eller lytter til. Med mindre du holder styr på hver oppføring og avslutter konferansesamtalen, kan du være uvitende om tilstedeværelsen i publikum en gang dypt inn i konferansen.
Dette problemet er fortsatt uten en endelig løsning. Det første verktøyet som tilbyr noen form for tilstedeværelsesadministrasjon er UberConference, som lar deg se hvem som snakker, hvem er her, hvem som ikke er, og så videre. En rekke slike verktøy har skjedd opp i det siste, noen med interessante visuelle grensesnitt som representerer deltakere med ikoner. Den beste måten å styre deltakernees tilstedeværelse på, kan fortsatt være enkel etikette: Be hver person å kunngjøre sine komme og gjerninger som et spørsmål om høflighet.
4. Musikk på vent
Folk pleier å pleie sine telefons grensesnitt for deres individuelle bruk, men aldri for konferansesamtaler. Selv om det kan være fint for noen som har blitt satt på vent for å høre musikk, vil det være en plage i en konferansesamtale. Noen deltakere kan sette konferansen på vent mens de deltar på en annen samtale eller oppgave, for eksempel, og dermed tilfeldigvis legge til rytmisk atmosfære på konferansen. Her igjen er en foreløpig konferanse etikk bevissthetskampanje verdt.
5. Manglende lederskap
I noen tilfeller, hvis en gruppe ikke har en leder, vil kaos lede i stedet. Dette er spesielt sannsynlig i en konferanseinnstilling. En person bør lede diskusjonen, sørg for at alle får god tid til å snakke og nødvendig oppmerksomhet, og få ting tilbake på sporet dersom det skulle være uheldig eller rettferdig konflikt.
6. Materialer og dokumenter Mismanagement
Mange konferanser refererer til dokumenter, materialer og verktøy. Feil formidling av slik informasjon fører til at noen deltakere kommer til å være i mørket på visse punkter, og dermed forårsake uinteressering. Vær så forsiktig med å formidle relevant informasjon og dokumenter til alle deltakerne godt før konferansen starter.
En annen, bedre måte er å bruke nettbaserte samarbeidsverktøy, som muliggjør samhandling med slike materialer.
7. Dårlig ringekvalitet
Dette skjer ofte med VoIP-tjenesten, som avhenger av en rekke faktorer som inkluderer båndbredde, kodeker, telefoner og andre enheter. Det er ikke mye du kan gjøre med dette hvis du er konferanseleder eller arrangør. Deltakeren som lider av dårlig stemmekvalitet må ta opp tekniske problemer på deres side.
