Du har sannsynligvis en klar sans fra de første ukene på en ny jobb hvilke oppgaver og oppgaver som utpekes som presserende. Du vet hva som er høyt prioritert og hvordan tidsfrister blir håndtert. Kanskje har du fått langsiktige prosjekter som du og lederen din diskuterer på en ukentlig basis.
Du er en proff på å administrere oppgavelisten din, og du vet hva du kan legge igjen til neste dag, uke eller kvartal, og hva som absolutt må fullføres før du forlater kontoret. Du kjenner også e-postprotokollen: Du trenger ikke å sjekke innboksen din i løpet av helgen. Men du er pålagt å svare på klienter i løpet av ikke-åpningstider.
Det eneste du ikke er sikker på, er hva som skjer hvis det er arbeidsnød i helgen?
Ah, det gode arbeidet. Hva betyr det egentlig? Og hva gjør du med det hvis det skjer utenfor den oppgitte kontortiden? Sender du en kollega på e-post? Sjefen din? CC noen i en annen avdeling som du tror kan hjelpe eller som i det minste burde være kjent?
Alt det ovennevnte avhenger selvfølgelig av nødsituasjonens art og din arbeidsplass. Akkurat som du kjenner oppgavelisten din bak og foran, bør du også ha en følelse av hva som kan vente til morgen - eller mandag - og hva som ikke kan.
På en tidligere jobb, så mye som jeg avsky våknet på lørdag morgen og sjekke e-posten min, visste jeg at det ikke var noen vei rundt det. Copyedit-teamet vårt jobbet til sent på fredagskveldene, og jeg visste om det var noen spørsmål om noen av stykkene mine, og det å svare på de første lørdagen var mye bedre enn å håndtere branner på søndag. Forventningen hos den organisasjonen var at vi alle var på toppen av e-post, uansett time eller dag.
Hvis det ikke er helt klart for deg hvordan selskapet forventer at problemer blir løst, bruk din beste skjønn - er det et spørsmål som stresser deg? Oppdaget du en oversiktlig feil i rapporten du sendte til klienter og ville rette den før helgen var over alles interesse?
En god tommelfingerregel er å spørre deg selv følgende:
- Er det inntekter på spill?
- Gjør dette at selskapet ser dårlig ut eksternt?
- Kommer dette problemet til å bli verre jo lenger jeg venter?
Hvis du svarte ja til noen av disse, så kontakt din kollega eller sjef, eller den som skal sløyfe inn.
Det beste mediet?
For de fleste av oss blir det e-post. (Med mindre du har sterk grunn til å tro at organisasjonen din består av mennesker som ikke i det minste ser på innboksen igjen før mandag klokka 9.)
Hvis det er et spørsmål du er spesielt opptatt av, bør du vurdere en emnelinje som inneholder ordet "Rettidig", "presserende", "viktig" eller "Vennligst svar." Hvis du er 100% sikker på at du trenger innspill eller instruksjoner fra noen før du kan fortsette med feilsøking, det siste er spesielt nyttig. Det indikerer for mottakeren at den ikke kan vente.
E-post er ikke den eneste veien å gå. Avhengig av forholdet ditt til partene du trenger å involvere for å håndtere situasjonen, kan du velge å sende tekst eller chatte i en gruppe-app.
Igjen, det er mye å si for å kjenne mediet ditt parti foretrekker - og dette stemmer enten du er på kontoret på en tirsdag morgen eller henger med familien på en søndag ettermiddag.
Hvis du for øyeblikket er i en nødsituasjon og leser dette som: "Hvordan skal jeg vite det?" - løser problemet først. Finn deretter tid i løpet av de neste dagene til å stille sjefen noen viktige spørsmål:
- Hvordan vil du definere en nødsituasjon?
- Hvordan foretrekker du at jeg kontakter deg?
- Er det noen andre jeg bør kontakte?
Når du kjenner svaret på disse spørsmålene, hjelper du deg med å unngå freaks fra siste øyeblikk av “Hva gjør jeg? Hvem ringer jeg / e-post / tekst / chat? ”Og i stedet gå foran spillet.
Og ja, mye av dette er sunn fornuft, som i en ekte arbeidskatastrofe kan være vanskelig å mudre opp. Derfor er viktigheten av å kjenne planen på forhånd og spille av strukturen teamet ditt har satt opp. Hvis du gjør det, er det lite sannsynlig at du vil støte på noe som etterlater deg forbløffet eller lurer.
