Leslie, administrerende direktør for en ideell virksomhet, ønsket å gjøre om brosjyren for organisasjonens program som hjelper ungdom med fare for å bli på skolen, og hun satte Emma, kontorsjefen, ansvarlig.
Emma brukte timer på å oppdatere bilder, farger og skrifter. Hun var stolt av sin dristige, lysere oppfinnelse, spent på å vise det til sjefen sin.
Da hun gjorde det, var det imidlertid tydelig et problem. "Å, " Leslie observerte den nye brosjyren, "Den ser bra ut. Men hvorfor er kopien fortsatt den samme? ”
Emma var ikke bedøvet og kunne ikke tro ørene. Hun hadde aldri tenkt på å revidere kopien. Og Leslie hadde aldri foreslått det. Hvordan kunne to personer som snakker om en enkel ting ha så forskjellige tolkninger?
Leslie og Emma opplevde det klassiske problemet udødeliggjort av George Bernard Shaw, "Det største problemet i kommunikasjon er illusjonen om at det har funnet sted."
Det kommer til å være mennesker på arbeidsplassen som, i likhet med Leslie, som ikke er veldig flinke til å få ideene sine til deg. Og når de ikke gjør det, kan det skape hindringer. Det kan sende deg til å snurre deg inn i en miscommunication limbo. Bortkastet tid, fryktet omarbeid og totale feil kan oppstå når din kollega eller sjef ikke kommuniserer det de vil effektivt eller effektivt.
Du kan ønske deg hele dagen at disse menneskene skal kommunisere tydeligere. Men det burde sannsynligvis ikke være din go-to-strategi. I stedet for å ønske deg, kan du prøve følgende tre teknikker for å få en tydeligere og mer effektiv kommunikasjon fra andre.
1. Når du tar på deg en oppgave
Emma trodde hun hørte hva sjefen hennes ville ha. Tross alt sto de i samme rom og snakket med hverandre. Men i virkeligheten var Leslies instruksjoner om å "utforme brosjyren" vage og ufullstendige.
En god strategi for å få andre til å være mer konsise og spesifikke er å stille spørsmål som gir klarhet.
Slik kunne det ha hørt fra Emma: "Leslie, når du sier 'redesign brosjyren', kan du fortelle mer om meg hva du mener med det og hva forventningene dine er?"
Emma ville ha funnet ut ganske raskt at hun og sjefen hennes hadde unike ideer om sluttproduktet. Deretter kunne hun ha boret videre med flere spørsmål, spurt om alt fra grafikk og fargevalg til fristen for et første utkast.
Spørsmål er det hemmelige våpenet ditt på arbeidsplassen. Hvis du er i tvil, kan du be andre klargjøre forventningene. Spør til du er sikker på at du forstår. Du vil bli overrasket over hvordan det strømlinjeformer det meste.
2. Når du er i et møte
Har du noen gang vært på et møte som ga møtene et dårlig navn? Jeg har sett ledere som vandrer tilsynelatende uten et klart formål eller ønsket resultat. På toppen av det høres lederen ut som om han bearbeider tankene sine høyt, mer enn han legger til rette for en gruppesamtale. Ingen er sikker på hva de skal ta på alvor som en idé, og hva de skal ignorere. Og alle tenker på bunken med arbeid på pultene sine. Etter en stund glemmer teamet hva poenget med å snakke sammen og mentalt fraflytter lokalene, gikk av med å sjekke e-post på telefonene sine.
Å være i møte med å mislykkes, kan være et vanskelig sted å be en sjef eller kollega om å være mer effektiv i talen sin. Men du kan det, og du trenger ikke være slem med det. Bare avbryt når det er en pause og be om avklaring.
“Bob, jeg legger merke til noen øynene i rommet. Det virker som om noen av oss ikke følger deg om dette emnet. Kan du gå oss noen skritt tilbake og se gjennom viktige punkter på et høyt nivå? Jeg vil være sikker på at vi vet hva du trenger fra oss. ”
Det er sannsynlig at du får nikk til avtale og at andre hopper inn for å uttrykke forvirring. Du får informasjonen du trenger, og kollegaene dine, som uten tvil vil takke deg senere for at du snakket.
3. Når du jobber med e-post
Mest kommunikasjon på arbeidsplassen skjer ikke overraskende via e-post. Så når du får en lang, ruslende, ufokusert tome fra Angela, prosjektkompisen din, vil du gråte.
Det tar deg 30 minutter bare å vade gjennom avsnittene, finne ut hva hun sier, bestemme om du trenger å gjøre noe, og deretter finne ut hvordan du skal svare. Ett blikk, og du husker hvorfor du hater å åpne denne kvinnens e-post. Du kan slå hodet mot veggen i frustrasjon.
Øv deg i stedet på å spørre etter hva du trenger, på en snill, ikke-konfronterende måte. Spør Angela om hun ville være åpen for å omforme e-postene sine, slik at du kan svare raskere. Og husk at hvis du ber noen gjøre noe annerledes, så fortell henne hvorfor det også er bra for henne.
“Hei Angela, jeg legger merke til at e-postene dine ofte er lange og detaljerte. Det er flott at du gir så mye informasjon, men når jeg ser raskt, kan jeg ikke alltid tyde nøyaktig hva du trenger fra meg og når - og jeg hater å savne frister eller feiltolke instruksjoner. Vil du kunne legge hovedpoenget på toppen slik at jeg kan svare deg raskere, eller til og med gjøre emnet mer detaljert? For eksempel 'Handling nødvendig innen fredag klokka 9 | ACME Project 'vil minne meg om å legge det inn i timeplanen min med en gang. "
Du vil sannsynligvis begynne å motta en e-post av høyere kvalitet umiddelbart fra Angela, og du vil ha gjort kollegaen din en tjeneste ved å hjelpe henne med å kommunisere mer profesjonelt. Klapp deg selv på baksiden for den.
Det ville være flott om alle kommuniserte på en måte som ikke overlot fantasien. Realiteten er at vi kommuniserer på komplekse, støyende arbeidsplasser fylt med distraksjon og stress. Når viktige samtaler skjer, er det god praksis å hjelpe de rundt deg å kommunisere konsistent, slik at du henter ut informasjonen du trenger fra dem. Det kan være litt ubehagelig når du først prøver deg, men på lang sikt vil du bli bedre og mer komfortabel med å gjøre det. Bonus, det vil spare deg for timer med stress og feilrettet energi i prosessen.
