Enten du skal reise på ferie, det skjer noe stort i den virkelige verden, eller du kan ikke se ut til å fokusere, noen ganger vil du gjerne kutte ut tidlig på jobb.
Når det er sagt, pliktoppringninger - den rapporten som kommer i dag, disse e-postmeldingene som henger i innboksen din, at møtet klokka 16 ikke bare forsvinner.
Men er det mulig å få gjort alt arbeidet på halvparten av tiden? Jeg er ingen veiviser, men vil gjerne prøve (fordi jeg synes det ville være kjempebra å ha en tryllestav).
Så, hvordan kan du begynne å redusere arbeidet ditt, slik at det tar deg, for eksempel, tre eller fire timer i stedet for åtte?
1. Vurder dine oppgaver
Se på listen over alt du trenger for å bli fullført i dag. Uthev alt du trenger å gjøre i dag - ingen spørsmål. Flytt disse elementene til en ny liste som heter "Gjør i dag." Se nå på alt annet og spør deg selv følgende: Kan dette definitivt vente til senere? Ja? Flytt den til en annen liste som heter "Å gjøre senere denne uken."
Fortsatt vaklende på noen få ting? Ta avgjørelsen ved å bestemme følgende:
- Er dette et ønske om å gjøre mot et må-gjøre?
- Er noen andre avhengige av at du fullfører dette i dag?
- Kan du starte i dag, kanskje legge grunnarbeidet, og avslutte i morgen?
- Gjorde du denne fristen for deg selv eller gjorde noen andre?
2. Flytt møter
Fordi sjansen er stor for at du ikke er den eneste personen som blir distrahert i dag, kan det hende du kan bevege deg rundt noen tidligere planlagte elementer - jeg vil gå foran og si at de fleste vil takke deg for det. Når det er sagt, har du sannsynligvis også planlagt dem av en grunn.
Så her er noen alternativer. Kanskje starte diskusjonen via en e-post og la folk legge til de første ideene sine der for nå. Eller ha en kort møte for å dele opp oppgaver og omgruppere senere i uken.
Men generelt, hvis du foreslår at du skyver den til en annen dato, må du sørge for ikke bare å gi beskjed til alle involverte, men også kaste ut noen gode tider for at den skal finne sted. Du sparer deg selv, og alle andre, mye stress senere.
3. Kommuniser med teamet ditt
Forsikre deg om at teamet ditt vet hvor du står på alt de ventet med en rask e-post eller melding. Selv om det ikke er en hard tidsfrist, bør du holde alle i loopen - spesielt hvis det er en oppgave du vanligvis fullfører den dagen.
Du kan for eksempel sende denne e-postmeldingen for en rapport du vil presse:
4. Bryt oppgavene dine i tidsblokker
Som Parkinsons lov sier: "arbeid utvides for å fylle tiden tilgjengelig for fullføring, " så hvis du bare gir deg selv 15 eller 30 minutter til å jobbe med noe, er det hvor mye tid det vil ta deg (tro meg, det fungerer ).
Men ikke bare si at du vil bruke 30 minutter på å jobbe med en oppgave. Angi en alarm eller en kalenderoppdatering. Eller send e-post til mottakeren om at du vil ha den tilbake til dem innen den tid - når den først er der ute, vil din dårlig samvittighet (forhåpentligvis) ikke la deg komme for sent.
5. Tving deg selv til å fokusere
Til slutt må du stille inn litt. Vi sier det gang på gang, men du vil være det mest effektive selvet ditt hvis du lagrer telefonen din bort, logger ut av e-post og går på øyeblikkelig chat-snooze i et par timer. Jeg lover at nyhetene vil være der når du er ferdig - og hvis du laser fokuserer litt, har du resten av dagen til å suge det opp.
Hvis du følger disse fem tipsene, frigjør du en god del av dagen din til å være, vel, innstilt på andre ting. Men realistisk sett er det umulig å kutte arbeidet ditt i to og ikke se flere ting dukke opp senere (jeg fortalte deg at jeg ikke var en trollmann). Så vær forberedt på at resten av uken kan gi mer arbeid for deg og angi timeplanen og oppgavelisten deretter.
