Din medarbeider klager over at de høye telefonsamtalene dine distraherer ham, og du skyter tilbake at han alltid er sent på møtene. Eller du prøver å fortelle sjefen din at det nye systemet hun har implementert er ineffektivt, men synes at du snakker i kretser. Eller kanskje har teamet ditt stått på odds i flere uker om hvordan du takler et oppdrag, og nå skal du gå glipp av fristen.
Hvis noe av det høres kjent ut, er du ikke alene.
I følge en undersøkelse fra 2015 utført av dataforskeren Noah Zandan, har halvparten av alle amerikanere minst ett alvorlig argument per måned. 83% av amerikanerne mener krangling er uunngåelig i nære relasjoner, og 25% får minst en uenighet hver dag.
Tatt i betraktning den gjennomsnittlige amerikaneren bruker mer enn 40 timer hver uke på jobben, følger det at mange av disse argumentene skulle skje på kontoret.
Når uenigheter med medarbeidere går dårlig, etterlater de deg frustrert og ydmyket. I verste fall kan de til og med koste deg jobbene dine. Den gode nyheten er at de ikke trenger det.
Fordi det ikke er uunngåelig at en meningsforskjell vil føre til et ødeleggende sammenstøt. Faktisk kan det gjøre det motsatte og starte gjennomtenkte diskusjoner som vil forbedre forholdet, styrke omdømmet og forbedre status quo.
Så, hvordan kan du forhindre at de blir stygg? For å finne ut av det begynte Zandan og teamet hans med forskning på kommunikasjonsvitenskap og argumentdiffusjon. Deretter, for å se disse teoriene spille ut i det virkelige liv, gjennomførte de en språklig analyse av over 100 sider med FBI-kriseforhandlinger, valgt å demonstrere språket en utdannet fagperson bruker for å løse konflikter i et miljø med høy innsats.
Fra denne forskningen oppdaget teamet tre måter å sikre at uoverensstemmelser på arbeidsplassen ikke eskalerer til ødeleggende territorium.
1. Kjenn publikum og speil språket deres
Når du prøver å overtale noen, ved å kjenne til publikummet ditt vil tillate deg å presentere saken din på den måten som mest sannsynlig vil gi gjenlyd.
Executive Communication Coach Briar Goldberg anbefaler at du tenker på hvordan den andre personen fungerer. For å være tydelig betyr det ikke at du bruker det samme aggressive språket eller den skarpe tonen - det betyr ganske enkelt å anerkjenne den andre personens personlighet og sinnstilstand. Hvis sjefen din for eksempel er en veldig logisk person, arm deg med data og tall for å støtte uttalelsen din:
"Det tar tre timer lenger å bygge en rapport under dette nye systemet, men resultatet er faktisk det samme."
På den annen side, hvis sjefen din har en tendens til å være følelsesmessig drevet, kan du komme lenger med følelser:
"Jeg er bekymret for at dette systemet gjør oss mindre effektive, og jeg er bekymret for at det kan begynne å påvirke kundeforholdene våre."
Det samme er tilfelle på den andre siden. Når en medarbeider begynner en opphetet diskusjon med en liste over datapunkter og statistikk, vil emosjonelle responser ikke få deg noe sted, og når personen som startet argumentet er tydelig opprørt eller emosjonell, er logikk det minste produktive alternativet ditt.
Kvantifisert kommunikasjonsanalyse fant at i hyperflyktige situasjoner bruker forhandlerne 1, 5 ganger mer validerende språk (tenk: “Jeg vet at du er sint, og det er OK”) enn å negere språk.
Goldberg sier at denne taktikken - å forstå motstanderens tankegang og svare fra samme sted - er avgjørende for å avskalere et argument og få alle på samme side.
2. Velg dine uttaler klokt
Forhandlerne i QCs analyse brukte 33, 5% mer "jeg" og "vi" enn "du" -språket, og det mønsteret er ikke tilfeldig.
Se for deg dette scenariet: Lederen din forteller deg oppgaven du nettopp har skrevet inn, og savnet merket. Når du svarer, har du tre alternativer:
“Du fortalte meg å gjøre det på den måten”
Når du legger skylden, setter du manageren din på forsvaret, noe som får deg til å se dårlig ut.
“Jeg skal fikse det med en gang”
University of Texas sosialpsykolog James Pennebaker har utført omfattende undersøkelser om bruken av pronomen i utallige omgivelser, og funnet igjen og igjen at ved å bruke personlige pronomen for å ta ansvar for våre meldinger, kan vi øke påliteligheten, troverdigheten og innflytelsen hos publikumene våre. . Sjansen er god for at du vil tjene lederens respekt ved å akseptere kritikken hans.
“Jeg vil være sikker på at dette ikke skjer igjen. For fremtidige prosjekter, kan vi sette oss sammen for å være sikker på at jeg forstår forventningene dine før jeg begynner å utføre? ”
Forfatterne av Harvard Negotiation Project's Difficult Conversations kaller dette “språket av forespørsel”, og ifølge Goldberg vil denne kombinasjonen av “jeg” og “vi” gå langt i å skifte samtalen fra kritikk til samarbeid.
Ved å eie opp til feilen og be manageren din om å hjelpe, sikrer du at det ikke skjer igjen - noe som betyr at du har tjent respekt, åpnet en dialog og laget en plan for å få den støtten du trenger neste gang.
Så hvis du er i tvil, bør du unngå det første alternativet for enhver pris og ta sikte på å spikre det tredje. Imidlertid, hvis du lander i midten (bruker "jeg"), vil du fortsatt være på et bra sted.
3. Bryt negativitetsspiralen med positivt språk
Vi vet alle hvor vanskelig det kan være å holde et positivt syn når du har syklet i flere timer om den riktige måten å løse et problem. Men ifølge University of Texas kommunikasjonsprofessor Angela Vangelisti er positivitet nøkkelen. I ethvert mellommenneskelig kommunikasjonsmiljø speiler vi hverandres tone, humør og kroppsspråk. Negativitet vil avle mer negativitet, men positiviteten er like smittsom.
FBI-personellet i QCs analyse brukte 1, 7 ganger så mye positivt språk som negativt.
Ofte er denne taktikken den beste måten å komme til den andre siden av et argument. Påpek noe som har fungert bra tidligere, eller husk fordelene ved å levere et fantastisk prosjekt - enten det er den økonomiske utbetalingen, imponere sjefen eller bare få den vekten fra skuldrene.
”Jeg vet at dette er en tøff presentasjon, men vi kan få mange nye kunder hvis vi får det til. Forrige gang utarbeidet Jim den første konturen, og jeg og Ellen hadde ansvaret for det visuelle. Det fungerte veldig bra, og jeg tror vi kan slå det ut av parken hvis vi deler oss og erobrer igjen. ”
Uansett hvor bra du vanligvis kommer sammen med dine kolleger, betyr det store antall timer vi bruker på jobben at sammenstøt er uunngåelig.
Dale Carnegie, i den gamle skolens gullstandard for forholdsbygging, insisterer på at den eneste måten å vinne et argument på er å unngå det. Du kan ha seier eller velvilje, sier han, men ikke begge deler. I mange tilfeller har han rett, men uenighet på arbeidsplassen trenger ikke å bli showdowns. Ved å øve på disse tre teknikkene, kan du stoppe utblåsningene før de skjer, og holde oppvarmede samtaler kule og produktive.
