Som ny leder vil du innse ganske raskt at unnskyldninger er som urverk - akkurat i det øyeblikket et stort prosjekt, rapport eller oppgave skal komme, vil de strømme inn: "Jeg hadde ikke tid, " " Jeg har bare for mange andre ting på tallerkenen min akkurat nå, "" Jeg har aldri lært hvordan jeg gjør det, "eller - min personlige favoritt -" Hvilket prosjekt? "
Og mens damp praktisk talt strømmer ut av ørene dine ved disse svake unnskyldningene, er det vanskelig å vite nøyaktig hvordan du skal reagere. Mellom å trenge å bare få arbeidet så raskt som mulig og føle et sympati av sympati for at kanskje din ansatte virkelig har for mange prosjekter på tallerkenen, svarer du sannsynligvis med en versjon av, “Det er OK. Jeg skal bare ta vare på det. ”
Jeg har vært der også. Så mye som jeg vil si at jeg alltid har vært en fast og respektabel sjef - jeg skal innrømme det: Jeg har vært en pushover. Og jeg lærte den vanskelige måten at når du kommer til vane med å akseptere unnskyldninger som dette, vil dine ansatte være raske til å gå over deg og din autoritet.
Heldigvis har jeg funnet noen måter å presse meg tilbake mot unnskyldninger - strategier som ikke bare gjorde livet mitt lettere, men som bidro til å skape en overordnet kultur for ansvarlighet blant teamet mitt. Neste gang disse unnskyldningene ruller inn, prøv dette.
Slutt å si “Det er OK”
Når en ansatt skulle gå inn på kontoret mitt, skuldrene med kram og valpehundøye i full effekt, kunne jeg ikke la være å låne et sympatisk øre. Så da hun forklarte "Jeg har blitt så overveldet med det andre arbeidet mitt i det siste - jeg hadde bare ikke tid, " kunne jeg ikke få frem gumptionen til å svare med noe annet enn: "Å, det er OK."
Det samme skjedde når noen ikke visste hvordan de skulle trekke tallene for en viss rapport, ikke kunne få en klient til å returnere samtalen hennes, eller bare hadde for sprø en natt til å komme inn på kontoret i tide neste morgen. Jeg ville falt i samme felle og gjenta den igjen: “Det er OK” - selv om disse unnskyldningene langt fra var akseptable.
Så lær av feilen min og ta det første - og utrolig viktige - skrittet mot å holde dine ansatte ansvarlige: Slutt å si "det er OK." Det er en enkel frase å utslette som en naturlig sympatisk respons, men det du virkelig formidler er at det er helt akseptabelt å gi unnskyldninger for dårlig oppførsel. Er det virkelig det du vil at teamet ditt skal tenke?
I stedet uttrykke skuffelse
Selvfølgelig bør du heller ikke ta det til det andre ytterpunktet og vippe skurende ut. Kanal i stedet for barndommen din: Når du gjorde noe galt, fryktet du ikke nødvendigvis straffen din (selv om det å være grunnlagt i to uker var et alvorlig drag) - mer enn det, fryktet du den illevarslende frasen: “Jeg er så skuffet over du."
Du trenger ikke å bruke de eksakte ordene, men du bør formidle en følelse av skuffelse når en ansatt gir en uakseptabel unnskyldning. Forklar nøyaktig hvordan det hun gjorde (eller ikke gjorde) påvirket deg, teamet og selskapet som helhet: "Jeg stod virkelig på at du skulle få det månedlige budsjettet ferdig i morges, Megan. Siden vi ikke har det, er resten av teamet virkelig nødt til å krysse for å trekke disse tallene. ”
Når din ansatte innser at tilsynet hennes ikke bare påvirket henne - men hele teamet hennes - er det mye mer sannsynlig at hun trekker det sammen neste gang.
Ikke vær redd for å stille spørsmål
Etter mye praksis har jeg lært at jeg ikke kan la samtalen stoppe etter at jeg har hørt og erkjent en ansattes unnskyldning. I stedet bør du bruke hver unnskyldning som en sjanse til å grave deg inn, stille spørsmål og finne årsaken til problemet.
Hvis en ansatt insisterer på at han ikke hadde tid til å gjøre et prosjekt, kan du spørre: "Når startet du på dette prosjektet?" "Når ble dette prosjektet tildelt deg?" Og "Hvordan prioriterte du tiden din?" Eller, når sier en ansatt, "Ingen fra økonomiavdelingen vil sende meg en e-post tilbake, " si "prøvde du å ringe?" eller "Kommuniserte du dette problemet til meg eller en annen leder?"
Hvis du stiller de riktige spørsmålene, vil du oftest bevise - uten eksplisitt å si det - at mange unnskyldninger ikke er 100% forsvarlige (dvs. hvis din ansatt hadde startet prosjektet da du først tildelte det, ville han hatt nok av tid). Men mer enn det, ved å stille disse spørsmålene vil formidle til de ansatte at du ikke bare kommer til å lene deg tilbake og godta unnskyldninger uten et ord.
Det er OK å uttrykke bekymring, også
Avhengig av svarene du får fra disse spørsmålene, er det også en sjanse for at du vil komme over noen legitime problemer som må løses. Det kan være vanskelig å skille en ansatt som virkelig ikke har de riktige ressursene for å fullføre et prosjekt fra en ansatt som bare ikke vil legge ut innsatsen for å be om hjelp - men det er opp til deg som leder å grave inn og finn ut.
For eksempel, når en av mine ansatte fortsatte å gi unnskyldningen, “Jeg er så overbelastet av arbeid”, ble jeg fristet til å avskjedige det som dårlig tidsstyring - men bestemte meg for å se nærmere på arbeidsmengden hans. Jeg gikk over ansvaret hans og bekreftet antall prosjekter han hadde på tallerkenen, og jeg skjønte at han faktisk hadde mer arbeid enn resten av teamet. Som et resultat var jeg i stand til å omfordele noen av hans arbeider og - voilà! - unnskyldningene stoppet.
Selv om det er viktig å beskytte deg mot å bli en pushover - hvis du ser på hver unnskyldning som en lat ansatt som prøver å komme seg ut av å gjøre sitt arbeid, kan du ignorere noen legitime problemer.
Angi forventninger til neste gang
Når du har sortert gjennom forklaringer, motivasjoner og dypere spørsmål, sett klare forventninger til fremtiden.
Hvis den ansatte har problemer med å organisere tiden sin, kan du for eksempel peke ut noen gode strategier for tidsstyring og følge opp i løpet av et par uker for å sikre at han fremdeles er i rute. Hvis din ansatt "bare ikke visste hvordan" å fullføre en oppgave, må du forsikre deg om at hun er klar over ressursene som er tilgjengelige for henne i andre avdelinger i selskapet - og at hun forstår at hun forventes å ta initiativ til å spore opp disse ressursene, i stedet å vente på at fristen går bare for å gi skylden.
Hver gang en ansatt kommer til deg med en unnskyldning, ikke bare vink av den og håp at det ikke skjer igjen. Grav inn, still de tøffe spørsmålene, og vis dine ansatte at du ser alvorlig på jobben og suksessen. Over tid vil du formidle at du ikke vil nøye deg med noe mindre enn det beste - og de ansatte vil innse at det ikke er rom for unnskyldninger.
