Når det gjelder e-postmeldinger, pleier jeg å være ganske orddig.
Jeg lever med en intens frykt for å bli for direkte eller kald, og det er noe med alle disse ekstraordene, snikhetene og (pinlig) utropstegnene som får meg til å høres litt varmere og vennligere ut.
Men her er saken: Jeg sløser til slutt min egen tid - sammen med tiden til personen som leser meldingen.
Ingen ønsker å bruke sin dyrebare mentale energi på å vade gjennom flu for å komme til poenget ditt. Så hvis du har en myk flekk i hjertet for småprat og blomstrende språk som jeg, hvordan kan du da klare å fjerne dine egne meldinger til ting som virkelig betyr noe?
Her er fire nyttige tips som har hjulpet meg:
1. Klipp ut fyllingsord og setninger
Sjansen er stor for at du strør fillerfraser i e-postene dine.
Tro meg ikke? Skriv ut en e-post til en kollega og se på hvor mange ganger du har tatt med ordene “Jeg tror.” Selv om det hjelper med å myke opp språket ditt, er det helt unødvendig. Det antas at dette er hva du tror, siden du er den som skriver meldingen.
Den samme regelen gjelder for et ord som “bare.” Vi peprer alle sammen her og der. Men i de fleste tilfeller kan det kuttes helt ut.
Når det gjelder å filtrere bort noe annet rot som kan gjemme seg, er det et tips til fra min tidligere journalistinstruktør som fremdeles holder meg: Se etter hvor du har inkludert kommaer. Mange ganger følger de en kvalifisering som du kan slette. Du vet, ting som "Unødvendig å si", "" Imidlertid "" Ja, "eller til og med det" Du vet "at jeg pleide å begynne akkurat denne setningen.
2. Bruk Bullet Points
Å inkludere nødvendig kontekst er en ting. Men spesielt i e-post er det fristende å gå over bord og fylle meldingen full med alle slags irrelevante detaljer.
Dette er grunnen til å gjøre bruk av kulepunkter kan være så nyttig - de tvinger deg til å være langt mer kortfattet og direkte med skrivingen din. Utfordre deg selv til å identifisere om det er noen avsnitt som bedre ville blitt omgjort til en forkortet liste.
Selv om du ikke vil at hele e-posten skal være en tilsynelatende uendelig liste over kulepunkter, kan det å bryte noen større biter av tekst bidra til å gjøre notatet kortere (og langt mer organisert).
3. Henvis personer til relevante dokumenter
Nå og da har informasjonen du desperat prøver å proppe inn i e-posten din allerede blitt registrert andre steder - enten det er i et dokument, en presentasjon, et nettsted eller noe helt annet.
Du trenger ikke å finne opp hjulet på nytt. Så hvis du kan grave opp en ekstra ressurs som allerede deler all den informasjonen du trenger å vite, må du henvise mottakeren til den - i stedet for å prøve å oppsummere den.
4. Hopp over Small Talk
Hvis du er noe som meg, så tok du en titt på dette tipset og tenkte Tuller du med meg? Å hoppe over de hyggelige tingene vil garantert gjøre meg til kontormonsteret!
Jeg kommer dit du kommer fra - å forhåndsvise alle meldingene mine med et vennlig spørsmål virker som den høflige tingen å gjøre. Men oftere enn ikke går det helt ubesvart uansett. Det er den helt unødvendige delen som folk bare gliser rett over.
Hold deg raskt og hyggelig "Jeg håper det går bra med deg!" Imidlertid er det sannsynligvis best å trykke på backspace-knappen på noe utover det.
Disse triksene i aksjon
Vil du ha bevis på at disse tipsene faktisk fungerer? Ta en titt på eksemplene nedenfor for å se hvordan den andre e-posten får samme poeng som den første - med langt mindre ord.
- Salgstallene for dette kvartalet er nede. Hvordan kan vi presentere det på en måte som ikke er for negativ?
- Presentasjonen kan være sterkere hvis vi snudde ordren. Hva tror du?
Den første e-posten er 198 ord. Den andre? Det er et kortfattet og strømlinjeformet 93 ord - noe som betyr at den første meldingen var mer enn dobbelt så lang som den andre.
Vær oppmerksom på at noen meldinger vil være lettere å bruke denne taktikken på enn andre. Og du vil sannsynligvis ikke være i stand til å skive hver eneste en du skriver i to.
Men ikke la det fraråde deg. Husk i stedet at den rene handlingen med å prøve å være mer effektiv og effektiv i den skriftlige kommunikasjonen, virkelig er det som betyr mest. Så lenge det er noe du fortsetter å være bevisst om, er e-postene dine sikre på å forbedre seg.
