Har du noen gang stoppet opp for å tenke på hvor viktig skriving er for det daglige arbeidet ditt? Med unntak av noen få felt er de fleste av oss ansvarlige for å kommunisere via e-post. Hva mer: Vi kan bli bedt om å skrive forslag, legge til sider i en håndbok eller lage et teksttunge dekk for å presentere en ny idé. I tillegg kan det hende du til og med må sende inn en skriftlig prøve for en fremtidig jobb.
Så selv om du kanskje ikke er en "skribent" av bransjen, er antallet ting du må komme over i å skrive hver eneste dag ikke uvæsentlig.
Det betyr at du ikke bare vil forsikre deg om at du bruker “dets” og “det” riktig, men du vil også sjekke av noen få andre "skrivelige" bokser.
For hvis du ikke gjør det, ender du opp med å sende e-post som dette:
OK, dette kan være en overdrivelse. Men det er ikke så langt unna.
Så, hvordan vil du fikse det? Og hvordan fikser du skrivingen fremover (uten å måtte legge inn arbeidstimer?). Hvordan blir du en sterkere foredragsholder og forfatter? Det er faktisk ikke så vanskelig - begynn å jobbe gjennom denne sjekklisten, og du vil bli en bedre skribent på kort tid.
Er det kjørte setninger?
Hvis du er usikker, kan du lese høyt og sørge for at du - og en kollega - kan følge det du prøver å si. Med mindre du er en avansert skribent med en evne til lange, komplekse linjer, velger du korte, enkle setninger.
I eksemplet over er den første setningen en innkjøring (det er grunnen til at du sannsynligvis følte deg tapt fra begynnelsen).
Slik skal det lese:
Er det du sier klart?
Det er bra å montere sterke ordforråd, men bare hvis du er sikker på at du bruker dem riktig. Det er bedre å ha kommandoen til skrivingen din med ord du kjenner, i stedet for å kaste inn en stor og håpe at det får deg til å se smart ut. Og hvis det er en åpenlyst misbruk - som for eksempel med kompunksjon ovenfor - vel, det er virkelig ille.
Er det å skrive samtale?
Avhengig av varen, vil du selvfølgelig ikke være for uformell, men du vil heller ikke at ordene dine skal lese for stivt eller høres ekstremt formelle ut, spesielt hvis du ikke vil fortsette den fasaden i hele det kan være en pågående utveksling.
Å bruke setninger som "Jeg ønsker å diskutere", "hvis du har lyst på", og aldri bruke sammentrekninger gjør det for tett skriving, og med mindre jobben din absolutt krever det, vil du komme over som mer tilgjengelig (les: et menneske) hvis du jobbe med å skrive samtale.
Har du overganger på plass som nødvendige?
Les den høyt og sjekk at hoppet fra ett avsnitt til det neste gir mening og flyter fint.
Selv om det er greit og greit å åpne en mandag morgen e-post med et notat om helgen, føles det rart når det slippes midt i en e-post - slik det er over.
Bruker du riktig tegnsetting?
Vet du forskjellen mellom en halvkolon og en kolon? Bruker du kommaer konsekvent (oxford-komma gjennom hvis det er din preferanse)?
Det er en rekke problemer med dette: "Jeg håper du hadde en god helg: Jeg lurer på om vi kan sette opp en tid for å snakke på telefon" - men øverst er feil bruk av tykktarmen.
Sjekk dine homofoner
Du vet, de ordene som høres like ut, men er stavet annerledes og har forskjellige betydninger. (Noen eksempler: de er der, deres.)
Eller i eksemplet over kan det hende du har fanget feilen du er.
Er kapitaliseringen din riktig?
Dette er vanskelig, og mange mennesker bruker feil substantiv når de bare bruker store bokstaver.
Verken team eller avdeling trenger å aktiveres i denne e-posten. De er vanlige substantiver - ikke ordentlige.
Det føles lett nok, ikke sant? Her er hvordan denne e-postmeldingen ville se ut hvis Fictional Ben tok dette rådet:
Du trenger ikke å være den beste skribenten noensinne - det er ikke målet her. Men praktisk talt hver bransje setter pris på mennesker som vet hvordan de skal stramme sammen grammatisk riktige setninger og dele ideene sine tydelig. Det gjør deg til en bedre e-post, en bedre programleder, en bedre jobbsøker, og samlet sett, til en bedre kommunikator.
