"Ikke sjekk e-posten din hele tiden!"
Du har hørt det før, og du vil høre det igjen som en måte å forbedre produktiviteten og slutte å være en slave for innboksen din.
Det er klart, det er langt lettere sagt enn gjort. Mange av oss mottar hundrevis av e-postmeldinger per dag (til og med time!), Noe som gjør det mer og mer vanskelig å henvende seg til å svare på en bestemt time på dagen.
Imidlertid tar vitenskapen sikkerhetskopi av forestillingen om at du virkelig må gå av e-postkontoen din for å være mer produktiv på alt du gjør. I et nylig stykke for The New York Times diskuterte Daniel J. Levitin, professor ved McGill University, sitt arbeid med samarbeidspartner Vinod Menon. De to oppdaget at på grunn av hjernens kretsløp, skifter mennesker hele tiden mellom to bevissthetstilstander: De er enten oppgavepositive (aktivt fokuserer på en oppgave for hånden) eller oppgavnegative (vandrende eller dagdrømmer). Å "se" for raskt mellom disse to nettverkene kan føre til at hjernen din blir "svimmel" og ikke kan forplikte seg til noen av staten. Og når er det mest sannsynlig at du er i denne forvirrede mellomtiden? Når du er på sosiale medier eller surfer på nettet.
Mer interessant nok fant de to at vitenskapen støtter opp det gamle rådet: Du får virkelig ikke gjort mye når du sjekker e-post hele tiden. Hvorfor? Fordi distraksjonen undertrykker din evne til å virkelig finpusse deg i den ene sinnstilstanden eller den andre.
Levitin skriver: "En e-postmelding som du vet at du sitter der, ulest, kan sap oppmerksomhetsressurser mens hjernen din fortsetter å tenke på den og distrahere deg fra det du gjør. Hva kan være i det? Hvem er det fra? Er det gode nyheter eller dårlige nyheter? Det er bedre å la e-postprogrammet være av enn å høre den konstante pingen og vite at du ignorerer meldinger. "
Hva er Levitin og Menons løsning på å svare på e-post, men ikke la det overta livet ditt? Behandle den som et hvilket som helst annet individuelt prosjekt eller oppgave, og sett av bestemt tid til e-post på dagen din. Og hvis det høres tøft ut (e-postmisbrukere forener seg!), Er her et par enkle måter å få deg ut av innboksen og planlegge ekte svartid på e-post.
1. Slå av pushvarslene
Som Levitin antydet i artikkelen sin, kan pushvarsler på telefonen din øke angsten for å la e-postene være ubesvart (når alt kommer til alt å høre at ping hvert femte sekund er distraherende). Så ta kontrollen tilbake. Deaktiver pushvarslene dine, og sjekk e-posten din bare når du er klar til å forplikte deg til det.
2. Slå av e-post
Hvis du fremdeles sjekker e-post kontinuerlig på telefonen, er det bare å ta av e-postkontoer helt, slik at du ikke blir fristet til å snike deg raskt inn mellom møter eller under forretningslunsjer.
3. Blokker ut tid
Som et hvilket som helst annet prosjekt eller vanlig møte, må du blokkere tid hver dag på å svare på e-post uten avbrudd. Legg den på kalenderen og hold deg til tiden hver dag du har dedikert til svar på e-post.
I tillegg kan du skaffe deg en rutine for e-posttiden, og forberede deg som du vil på et møte eller et prosjekt. Lukk faner og dokumenter for annet prosjekt. Hold inn hodetelefonene dine og lytt til en spesifikk e-post-spilleliste. Bare sørg for at du gjentar trinnene dine hver gang.
4. Installer administrasjonsapper
Når du har planlagt den vanlige e-posttiden, må du sørge for at den er så produktiv og effektiv som mulig. Installer apper som Mailbox (som gjør innboksen din mer brukervennlig) eller The Email Game (som utfordrer deg til å komme deg gjennom ubesvarte e-postmeldinger så raskt som mulig). Jo mer effektiv du blir, jo mer vil du kunne maksimere tiden din.
Bekymret for at folk blir irritert over deg for at de ikke er tilgjengelige via e-post 24/7? Når de ser hvor produktiv du er, spiller det sannsynligvis ikke noe. Og hvis alt annet mislykkes, bare fortell dem at det er vitenskap.
