Nylig avsluttet jeg et prosjekt jeg hadde jobbet med de siste månedene. Det var et sentimentalt øyeblikk - det å ikke bruke tiden min på noe som hadde vært en stor del av dagen min, var absolutt en tøff pille å svelge. Imidlertid var det et eksperiment fra starten av, og jeg visste at når vi fikk de resultatene vi trengte, ville det trekke opp.
Å måtte avslutte - eller i bedriftssjargong, solnedgang - et initiativ du har vært en viktig del av, vil helt sikkert skje i din karriere, enten det er av egen hånd eller av andres. Kanskje går budsjetteringen ut, kanskje er det et båndbreddespørsmål, kanskje mål og prioriteringer skifter, kanskje noen gjorde en feil ved å tildele det i utgangspunktet.
Uansett, å vite hvordan man pakker alt sammen i en pen bue er en viktig ferdighet - bare fordi det er slutt, betyr ikke at du ikke har noe ansvar for å avslutte det jevnt og profesjonelt. I tillegg, når du gjør det riktig, kan du bruke alt du har lært og oppnådd for fremtidig karriereutvikling.
Dette er hvordan:
1. Samle alle fakta
Før du gjør noe, må du forstå hvorfor dette prosjektet slutter. Still spørsmål, snakk med relevante teammedlemmer, og forstå hva dette betyr på lang sikt.
For det første kan dette gi deg både selvtillit og perspektiv - spesielt hvis du er opptatt av at det slutter på grunn av noe du gjorde (eller ikke gjorde).
Dette hjelper deg også med å ta mer utdannede beslutninger fremover. Når du vet hvorfor det ikke lenger er behov for et prosjekt, kan du ta smartere valg for fremtidige initiativer og sikre at du er på samme side på:
- om dette er et permanent, rettssak eller midlertidig initiativ
- hvordan suksess vil bli målt
- hva forventet tidslinje er
2. Angi sluttdato og klargjør
Neste, få de små detaljene sortert ut. Når blir dette fullført? Hvem vil hjelpe til med å pakke sammen løse ender? Hva er nødvendig for å få gjort før det er? Hvem må varsles?
Når du vet alt dette, kan du begynne å forberede deg umiddelbart - både til den siste dagen og for det som kommer etter (om noe). Du kommer til å ha mer tid på hendene etter at dette er over, så finn ut hvordan du vil bruke tiden din på å gå videre og hvilke andre prosjekter du kanskje vil starte eller være en del av. Sørg for å snakke med sjefen din for å få en forståelse av hva de vil at du skal fokusere på og prioritere.
Benytt deg også av tiden du har til å fullføre dette prosjektet. Er det et eksperiment du har ment å prøve? Eller en ferdighet du ønsker å bygge? Bruk denne strekningen til å teste ideer eller tanker i siste øyeblikk.
3. Varsle teamet ditt (og alle andre som var involvert)
Dette er nøkkelen: Den som var involvert på en eller annen måte - uansett om de hjalp til, bidro med tilbakemeldinger eller bare fulgte den passivt - burde sløyfes inn.
Send ut en e-post eller sett opp et møte som beskriver hvorfor prosjektet avsluttes, hva dette betyr for hvert teammedlem og selskapet, og hva de neste trinnene vil være. Gi kollegene en sjanse til å stille spørsmål og bidra med tilbakemeldinger (og noter den informasjonen i trinn fem).
4. Ta deg tid til å feire nøkkelspillere og gjennomføringer
Dette går hånd i hånd med trinn tre, men det er så viktig å erkjenne alt det harde arbeidet og prestasjonene forbundet med prosjektet. Sørg for å ringe ut og feire de som hjalp og rope ut alle store positive utfall som resulterte.
Også, feire deg selv! Uansett om det var en "suksess", ledet du noe og uten tvil fikk du ferdigheter underveis (selv om disse ferdighetene er bedre prosjektledelse). Så ta deg tid til å føle deg stolt over arbeidet du gjorde.
5. Gjør en refleksanalyse
Når du har stengt butikken, samler du alt du samlet i løpet av prosjektet, både kvalitativt og kvantitativt:
- Hva gjorde du?
- Hvor lenge gjorde du det for?
- Hvem var involvert? Hva gjorde de?
- Hvilke resultater håpet du på?
- Hvilke resultater fikk du?
- Hvilke resultater fikk du ikke ?
- Hva var overraskende?
- Hvilke feil ble gjort?
- Hvilken leksjon ble lært?
Definer hvilken suksess som betydde for dette spesifikke initiativet, hvordan du har oppnådd (eller ikke) oppnådd det, og hva som kan læres for fremtiden - og skriv det hele ned i en rapport.
Vi har laget den perfekte malen du kan bruke til å gjøre akkurat dette!
Bruk deretter rapporten! Å ha all denne informasjonen på ett sted er utrolig verdifull av flere årsaker:
- Det tvinger deg og teamet ditt til å være reflekterende. Sett opp litt tid til å gå over alt, diskutere det og legge til det. Bruk den som en samtalestarter for å starte nye prosjekter eller brainstorme andre initiativer.
- Det hjelper deg å være strategisk i å ta fremtidige beslutninger og forhindrer at historien gjentar seg. Når du støter på et prosjekt eller et problem som føles likt, kan du se tilbake på denne rapporten for å bestemme om du vil komme deg videre og hvordan du ikke gjør de samme feilene eller faller ned i det samme kaninhullet.
- Det er et fysisk bevis på prestasjonene dine. Du kan ta dette med til din neste resultatanmeldelse eller referere det i jobbsøket ditt. Du kan også bruke den til å bare føle deg bra - du gjorde alt dette!
Det er absolutt ikke følelsesmessig lett å avslutte et prosjekt du bryr deg om. Men ved å gjøre det på en veldokumentert, gjennomtenkt måte, gjør du det lettere for deg selv å lede fremtidige prosjekter. Og det er en flott ting.
