Hvor mange ganger har du mottatt en invitasjon til et møte og tenkt: "Oh geez, må vi gjøre dette akkurat nå?" Som vi alle vet, er det mange ganger når det å være sammen er personlig dumt, spesielt når det involverer en stor gruppe mennesker hvis innspill rett og slett ikke er nødvendig. Men så lett som det er å anta at du aldri har en god grunn til å delta på en noen gang igjen, det er tider hvor det virkelig er den beste måten å få viktige oppgaver utført.
Så før du avslår invitasjonen til kvartalsoppdatering av teamet, er det noen ganger når deltakerne er det beste alternativet for å holde deg på kurs og oppfylle dine mål.
1. Når du skal sammen for å avvikle et tidssensitivt prosjekt
Noen av de mest frustrerende møtene er de der du får en stor gruppe mennesker sammen for å diskutere, vel, ikke mye av noe i det hele tatt. Noen ganger snakker du om ting som kan være fint å gjøre, men ikke lage handlingsplaner. Andre ganger samles du rett og slett for å komme sammen.
Imidlertid er det også situasjoner der du eller lagkameratene dine har noe presserende som må fullføres ASAP - og det kreves mange mennesker for å sikre at det blir bra. Og sikker på at du kan sende ut et Google-dokument og gå med på å jobbe med det ”sammen.” Eller så kan du møte opp personlig i 30 minutter, komme med en plan, delegere oppgaver og komme i gang.
På slutten av dagen fullføres noen leveranser best som et team - så hvis du eller noen andre du jobber med ber om en hjelpende hånd, ikke gjør for mye av en scene om å legge til et nytt møte i kalenderen din.
2. Når teamet ditt spiser over e-post
I en ideell verden vil du og lagkameratene aldri være uenige og arbeide sammen i perfekt harmoni hver eneste dag. Realiteten til de fleste lag er imidlertid at de fleste grupper støter hodene på et eller annet tidspunkt. Selv om det ville være lettere å ignorere det når ting er litt isete blant dine kolleger og bare fortsetter, vet du at det bare kommer til å skape flere problemer på veien.
Det er nesten alltid langt mer produktivt å bare åpne alle klagene med prosjektet (eller en kollegas tilnærming til prosjektet) åpent og finne ut hvordan du kan løse konflikten slik at du kan komme til dine frister.
Og den beste måten å gjøre det på? Finn et konferanserom og se direkte på hverandre når du gir tilbakemelding. Du kan bli fristet til å gjøre dette via e-post eller chat, men vær ærlig - du vet at du bare vil gjøre fremskritt hvis du gjør dette personlig, i et faktisk møte.
Fordi ni ganger av 10 føles konstruktiv kritikk mye mindre hard når det sies til ansiktet ditt, så når det kommer til innboksen din. I tillegg føles en offhand-kommentar om valg av presentasjonstype langt mindre personlig når den er en del av en pågående samtale høyt, og ikke den eneste linjen i et svar på e-postkjeden.
3. Når du trenger tilbakemelding på noe
Igjen, kan du bli fristet til å si: “La oss ikke møtes. Send meg dine tanker om dette i en e-post. ”Men la oss være ekte - noen ganger er det nyttig å høre kollegaenes tanker om noe personlig.
Dette trenger ikke være lange møter, og i mange tilfeller trenger du sannsynligvis ikke engang en offisiell agenda. Men noen av ideene som kommer fra å bare snakke det ansikt til ansikt kan ofte være utrolige. Og hvis du unngår å konfigurere disse for deg selv når du virkelig trenger tilbakemelding eller føler deg fast på et prosjekt, legger du bare av din egen suksess.
4. Når det er en viktig beslutning å ta
Dette er den mest åpenbare grunnen til å innkalle til møte, men også den viktigste. Det er så lett å dra føttene når gruppen din trenger å ta en beslutning. Hvis du føler deg usikker på noe eller vil ha en ærlig mening om valget du tror du skal ta, ikke vær redd for å be teamet ditt komme sammen med målet om å bestemme seg før gruppen forlater rommet.
Og hvis noen i teamet ditt ber en lignende forespørsel, ikke huff og puff helt inn i et konferanserom. Å ta valg er vanskelig, og med mindre du jobber med et team av tankelesere, er den beste måten å finne ut om alle er på samme side å sitte rundt samme bord og snakke ut det.
Jeg forstår. Møter er ikke alltid like gøy, spesielt ikke når du har en liste over ting du vil gjøre. Og når de er useriøse, uproduktive eller en kombinasjon av begge deler, er det forståelig for deg å lete etter måter å komme ut av dem så raskt som mulig.
På baksiden er det urettferdig å anta at de alle er bortkastet tiden din. Evaluer hver enkelt sak fra sak til sak før du standardiserer å si "Nei takk." Du vil finne at i mange tilfeller er det den beste måten å gjøre noe raskere på å komme sammen.
