Føler du noen gang at du roper inn i et svart hull når du sender en e-post eller legger igjen en telefonsvarer til noen? Du legger ut forespørselen din ut i universet - og deretter sitter du ved skrivebordet med fingrene i kryss og håper på et raskt svar.
Takket være jobben min i PR-verdenen, har jeg sett alt når det gjelder ubesvarte meldinger. Jeg har administrert korrespondanse med administrerende direktører (også de som er opptatt), lederne og juridiske teamene til kundene mine (også de som tror at jeg ikke er viktig), og mediene (også de som ikke gjør det) vil forholde seg til PR-folk). Og underveis har jeg lært mye om hvordan du får svar når du trenger dem.
Uansett årsak til forsinkelsen, her er noen tips for å få de travle (og ja, irriterende) sakte respondentene til å ta hensyn.
Gjør tilkoblingen
Først og fremst, når du har kontakt med en annen person, må du gi ham eller henne en grunn til å ville hjelpe deg.
Start med å unngå feil som umiddelbart kobler fra mottakeren. Å stave navnet sitt galt er et godt eksempel: Jeg vet at det er grunnleggende, men jeg kan ikke fortelle deg hvor mange e-poster jeg får til Ashely eller Ashleigh - og når jeg gjør det, synes jeg at jeg umiddelbart er irritert og mindre sannsynlig å svare raskt. Forsøk også å ikke høres ut som en salgsbod (for eksempel “Jeg vil snakke med deg om…”) - ingen vil takle det.
I stedet, ta kontakt med kontakten din ved å gjøre alt relevant for ham eller henne. Jeg liker å ordlyse alt mulig med "deg" - for eksempel i stedet for å si: "Jeg trenger at du ser på disse skjemaene, " sier "Din klient trenger godkjenning på disse skjemaene." Det er et enkelt, men effektivt triks.
Du kan også appellere til folk ved å spille på deres personlighet eller varme knapper. For eksempel vil noen som har litt av et ego sannsynligvis svare best på en erkjennelse av hvor viktig han eller hun er (f.eks. "Jeg innser viktigheten av din tid, så jeg foreslår at vi tar en 10-minutters samtale for å diskutere casestudien. ”).
Gjør det enkelt å svare raskt
Selv om kontakten din er interessert i å hjelpe, vil noen som er opptatt, ikke ha tid til å luke gjennom en snoet e-post eller lytte til en lang, ruslende telefonsvarer. Så sørg for at du strømlinjeformer meldingen din og gjør det enkelt for ham eller henne å svare raskt ved å bruke følgende taktikk.
Ha en informativ emnelinje
Bruk emnelinjen til å indikere behovet ditt med en gang, og hjelp mottakeren med å prioritere forespørselen din. Å starte med noe som "For gjennomgang", "Krever tilbakemelding" eller "Vennligst svar innen tirsdag, " er en rask måte å gjøre forventningene dine krystallklare fra farten.
Kom rett til poenget
Ikke bruk mye tid på meldingen din med ikke relevant informasjon eller kosthold. Vær høflig med en rask, "Håper denne morgenen behandler deg godt", og dykk deretter inn introduksjonen og grunnen til å tilfredsstille mottakeren. Hold dette enkelt også (f.eks. “Din klient X og jeg samarbeider om Y, og jeg ble informert om at du er den beste kontakten for Z”).
Gi oppdrag frister
For å forhindre at e-posten eller telefonsvareren din blir lagt i bunken av "når jeg kommer til den, " kan du stille spesifikke spørsmål eller gi handlinger, og gi en tidslinje for når du foretrekker et svar. Med visse prosjekter og kunder har jeg funnet suksess med å si: “Gi tilbakemelding innen fredag. På det tidspunktet vil jeg oppdatere og sende dette dokumentet til resten av teamet for vurdering. ”Det er en fin måte å antyde:“ Hvis du ikke kommer til det i tide, har du mistet ordtaket i saken .”
Gi en anbefaling
Hvis du leter etter et svar på et spørsmål eller en løsning på et problem, må du alltid gi noen få forskjellige alternativer og anbefalingen din. Ved å gjøre dette, må personen du kontakter tenke gjennom det mindre og kan svare med en rask "Ja, anbefalingen din er fin, " eller "La oss gå med alternativ nr. 1."
Følg opp smart
Så du har gjort det enkelt for mottakeren å svare, og du får fremdeles ikke svar. Hva nå? Det er på tide med oppfølgingen. Det kan være vanskelig å balansere det å være nyttig og være irriterende på dette stadiet, men det er mulig å følge riktig kommunikasjonslinje.
Etter den første e-postmeldingen, må du komme i gang med en rask oppfølging som gir mening i henhold til fristen din. Denne e-posten skal inneholde den opprinnelige e-posten din med en kort setning øverst og minne din kontakt om den opprinnelige forespørselen og fristen. Sørg også for å feste nødvendig materiale.
En ny e-post, og du får fremdeles ingen svar? Tid for en telefonsamtale. (Vent minst 24 timer etter at du har sendt oppfølgende e-post, med mindre du absolutt trenger noe før.) Enten du får personen på telefonen eller legger igjen en telefonsvarer, så vær kort. Påminn ham eller henne om den opprinnelige e-posten, hvem du er og hva du trenger.
Uansett hvordan du følger opp, fortsett alltid med neste trinn i hendene - "Jeg vil følge opp igjen i morgen, " eller "Hvis jeg ikke hører tilbake fra deg på slutten av dagen, vil jeg innlemme resten av teamets tilbakemelding og sende til klienten. ”
Og sørg for å følge med på alle forsøk på å kontakte personen - å henvise dem kan være en indikasjon på hvor presserende du er, og det kan vise seg nyttig hvis du blir tvunget til å ta sikkerhetskopi for å hjelpe deg.
Trekk ut de store våpnene
Hvis du har prøvd å komme i kontakt med noen flere ganger uten nytte, kan du prøve å kopiere andre parter på dine forespørsler. Svar på den opprinnelige e-posten din (igjen), legg til en “Ville bare sjekke inn på e-posten nedenfor. Har du hatt en sjanse til å …? ”Og kopiere sjefen din, klienten, eller den andre du tror vil anspore ham eller henne. Det er ikke min favoritt ting å gjøre, og du kan irritere mottakeren litt, men det vil definitivt gi deg et svar i en klype.
Det endelige alternativet ditt er å finne en annen kontakt som kan svare på spørsmålet ditt eller presse den opprinnelige mottakeren til å svare. Dette kan være en intern kontakt som du har et godt forhold til eller noen med mer makt. Advarsel: Når du når ut i denne situasjonen, vil du aldri skylde på den opprinnelige kontakten. I stedet er det bare å ramme det inn som "Jeg trenger å få denne bevegelige ASAP-kan du hjelpe meg?"
Hvem visste at en e-post eller en telefonsvarer kan være så komplisert? Uansett hvilken bransje du er i, er korrespondanse med andre nesten alltid en nødvendighet, og dessverre vil sakte pokes alltid eksistere. Men med disse tipsene, bør du være i stand til å få svarene du trenger på en rettidig måte (eller i det minste på et tidspunkt). Nå kan du komme ut og få noen svar!
