Endelig! de 23 uskrevne e-postreglene

Det var ikke før jeg hjalp min college-aldre bror med å hacke (er, sette opp) innboksen hans og forklarte noen av nyansene i denne allestedsnærværende kommunikasjonsmetoden at jeg skjønte hvor mange uskrevne regler for e-post som har utviklet seg gjennom årene.

Noen av dem er ganske opplagte, men de er verdt å gjenta (fordi jeg fremdeles ser at folk bryter dem fra tid til annen). Og andre er ikke umiddelbart intuitive - men hvis de følges universelt, vil det hjelpe oss alle med å sende og svare på e-post.

Så jeg skriver dem på skriving. Gå gjennom listen og gjenta etter meg: "Jeg sverger høytidelig at jeg vil følge reglene for e-post for alltid."

Emnelinjen din skal alltid være beskrivende. “Intro” er ikke beskrivende nok. “Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)” er bedre.
Hold hver e-post så kort som du kan; det sparer deg for tid, og enda viktigere, respekterer mottakerens tid.
Jo raskere du svarer, jo kortere får du lov til å være.
Inkluder alltid en kontekstlinje hvis mottakeren ikke forventer denne e-posten. Dette er like relevant for førstegangs e-postmeldinger ("Det er her vi møttes") som det er for e-postmeldinger til noen du jobber med regelmessig ("Denne e-posten handler om neste fase av det prosjektet vi jobber sammen").
Legg "spør" eller "handlingselementene" først i e-posten, ikke sist, og gjør dem eksplisitte. Det skal umiddelbart være klart for mottakeren hva du ønsker.
Hvis det er en frist, kan du si det. Hvis forespørselen ikke haster, må du si det.
Hvis du ikke trenger svar, og en e-post er bare FYI, kan du si det.
Lag spørsmål så konkrete som mulig. "Hva synes du om forslaget?" Er ikke et godt spørsmål. "Kan vi gå videre med selgerens forslag på $ 20.000 innen fredag?" Er bedre.
Bruk kuler eller nummererte lister når det er mulig. Disse er lettere å skumme enn tekstblokker.
Når noe er veldig viktig, dristig det.
Ikke overforbruk fet skrift i e-postene dine.
Bruk leselige skrifter. Comic Sans er ikke en leselig skrift.
Hvis du mottar et spørsmål fra noen andre, men ikke svarer med en gang, kan du svare på å la ham eller henne vite når du kommer til det. Dette vil spare deg for innsjekkings-e-postmeldinger og hjelpe den andre personen med å planlegge.
CC alltid minimum antall personer som er nødvendige for å få jobben gjort. Jo flere personer i e-postkjeden, jo lavere er følelsen av ansvar for å svare.
Bruk “Svar alle” bare når det virkelig trengs. Ingen liker den personen som tetter igjen hele avdelingens innboks.
Hvis noen er på en e-posttråd han eller hun ikke lenger trenger å være på, flytt personen til BCC i ditt neste svar, og si det i den første linjen i e-posten. ("Sam, takk for at du introduserte Mary og meg - jeg flytter deg til BCC og tar det herfra.")
Gjør alltid doble opt-in intros. Hvis du ikke gjør det, vil folk frykte å høre fra deg.
Ikke kapre en tråd om ett emne for å diskutere et annet emne. Start en ny e-posttråd i stedet med den aktuelle emnelinjen og mottakerne.
Ikke haug på. Ingen trenger den 20. e-posten "Dette så bra ut for meg!"
Hvis du sender e-post til forretningsformål, må du ha kontaktinformasjon og tittel i bunnteksten. Jo enklere, jo bedre.
Hvis du sender en e-post til en veldig travel person, er det helt akseptabelt og noe forventet at du sender den første e-posten tilbake til ham eller henne med en oppfølgingsmelding etter en uke eller to. De fleste travle mennesker trenger minst en av disse. Ikke gjør mer enn tre.
Det er ikke akseptabelt å følge opp en e-post innen 48 timer med mindre den haster. Mange behandler e-post som en form for korrespondanse og kan rett og slett ha høyere prioriteringer enn å svare deg med en gang.
Hvis du mottar eller vil sende en sint e-post, vent på den. Hvis det haster, kan du ringe i stedet.