For noen uker siden skrev jeg om de uskrevne e-postreglene, og jeg ble blåst bort av hvor mange som synes det var nyttig. Det viser seg at det er mange regler der ute som vi alle kan ha nytte av å komme på papiret!
Med det i bakhodet skal jeg gjøre noen flere av disse listene, og begynne med det nest største kontorsmertepunktet: møter. Les videre for må-vite regler for hvordan du kan lede et vellykket møte, og kolleger overalt vil takke deg.
Forsikre deg om at du virkelig trenger et møte før du planlegger det. Kan dette løses med 10 minutter på telefonen eller via e-post i stedet?
Hvert møte skal ha et formål: Du må enten ta en beslutning eller fullføre en handling sammen. Å gi en oppdatering kan nesten alltid skje via e-post.
Ikke planlegg mer tid enn du trenger. De fleste møter er planlagt i en hel time, når de skal være 20 minutter, 30 minutter eller 45 minutter - maks .
Start i tide. Ikke vent på spredere - det bare oppmuntrer dem.
Slutt på tid. Å si: "Jeg vet at vi alle har mye å gjøre, så la oss prøve å holde dette under 30 minutter, " vil minne folk om at du vil ha et effektivt møte like mye som de gjør.
Bare inviter folk som absolutt trenger å være der. Jo flere som er på et møte, jo mindre blir det gjort.
Hvert møte bør ha noen tydelig på forhånd til å kjøre det. Hvis det ikke er deg, kan du nevne noen andre (og sørg for at vedkommende vet at han eller hun har ansvaret).
Stek noen minutter til chit-chat i begynnelsen av møtet. Vi er mennesker, ikke roboter, og å bygge kontakt med kolleger hjelper virksomheten til å fungere smidigere.
Hvis du vil at folk skal lese noe på forhånd, er det bra å sende det minst tre timer før tiden, og dagen før er bedre. Å sende det 20 minutter før er ubrukelig.
Bestill møteområdet ditt i forkant, eller gi deg selv 10 minutter før møtet for å finne ut av det. Å vandre i hallene med alle på slep kaster bort all tid.
Sett en agenda, og del den i begynnelsen av møtet for å holde alle på sporet.
Hvis du vil at folk skal ta hensyn, ikke gi dem flere utdelinger i begynnelsen av møtet. De begynner å bla gjennom dem, og de vil bli distrahert.
Ikke sjekk telefonen eller e-posten din under møtet. Alle kan fortelle hva du gjør, og de vil begynne å gjøre det samme.
Følg med på neste trinn mens møtet går. Eventuelle handlinger skal sendes rundt som en påminnelse etter møtet.
Et handlingselement uten at noen er tilordnet det er verdiløst. I de fleste tilfeller er det nødvendig med en frist.
Hvis noen snakker for mye, må du kutte ham eller henne (pent). På samme måte, hvis noen snakker for lite, kan du prøve å engasjere ham eller henne.
Hvis samtalen går utenfor emnet, er det både akseptabelt og nødvendig for deg å tøffe den. En enkel, "La oss planlegge tid for å diskutere det senere hvis det er nyttig, siden vi bare har 10 minutter igjen, " fungerer perfekt.
Hvis møtet er over en time langt, planlegg tid for pauser, og fortell deltakerne om dem på forhånd. Å vite at de kan sjekke e-posten deres på 45 minutter vil hjelpe deg med å holde dem fokuserte nå.
Se kroppsspråk. Du kan enkelt fortelle om folk kjeder seg, kobles fra eller føler at tiden deres er bortkastet, så lenge du ser etter den.
Om nødvendig tilordner du en notat, slik at du kan fokusere på å kjøre møtet.
Evaluer regelmessig om tilbakevendende møter i kalenderen i det hele tatt er nødvendig, og i så fall om formatet, lengden og deltakerne bidrar til deres effektivitet. Hvis ikke? Endre dem opp!
