Nylig har jeg vært på mer og mer forretningsrelaterte telefonsamtaler som, til tross for at jeg var sammen med smarte mennesker, etterlot meg et dårlig inntrykk. Visstnok virker samtaler ganske enkle, men alt fra teknologiske svikt som kunne vært unngått til dårlig tidsstyring, kan virkelig påvirke kundenes og kollegers inntrykk av deg (for ikke å nevne produktiviteten din).
Så, akkurat som det er uskrevne regler for e-post og møter, stave jeg retningslinjene for telefonsamtaler og konferansesamtaler som alle bør følge. Her er for mer produktive (og mindre irriterende) samtaler for alltid!
Enig før samtalen hvilken person som ringer hvem og hvilket nummer. E-post tre minutter etter at samtalen skulle begynne med "hvor skal jeg ringe deg?" kaster bort alles tid.
Generelt, hvis du ber om noe av noen andre, bør du tilby å ringe ham eller henne. Hvis du hjelper noen andre, kan du be den personen ringe deg for å unngå å måtte jage noen ned.
Planlegg samtalen i hvor lang tid du trenger, og husk at dette kan være fem, 10 eller 20 minutter. Du bør ikke runde til nærmeste trinn på 30 minutter.
Hvis du på forhånd vet at du kommer til å komme for sent til en samtale, må du gi den andre beskjed via e-post og tilby å ringe ham eller henne når du er klar.
Hvis personen du ringer ikke henter, ikke legg igjen en melding første gang. Prøv igjen 1-2 minutter senere, og hvis han eller hun ikke tar seg opp, legg igjen en beskjed og e-post, la ham eller henne vite at du har ringt og oppgi hvor mye mer tid du vil være tilgjengelig. Ikke ring igjen etter det med mindre det haster.
Hvis mer enn to personer snakker, kan du sette opp en oppringing på forhånd. Det er mange gratis tjenester, som UberConference, som hjelper med dette.
Hold samtalen til så få mennesker som mulig, og sørg for at alle der virkelig er nødvendige. Jo flere mennesker på linjen, jo mindre er alle oppmerksom på.
Forsikre deg om at du tar samtalen fra et rolig sted med godt signal. Å bruke landslinjer når det er mulig, hjelper deg med å unngå signalproblemer.
Hvis du blir fanget på et støyende sted, kan du fortelle folk med en gang at du vil være i stillhet med mindre du snakker. Det er den respektfulle tingen å gjøre.
Hvis du ikke ringer fra en telefon du bruker regelmessig, må du forsikre deg om hvordan du bruker den. Dette er spesielt viktig når du bruker et ukjent kontortelefonsystem.
Jeg anbefaler ikke å bruke lysbilder for å presentere noe på samtalen, med mindre du gjør en demo, men hvis du er det, ikke send dem rundt via e-post. I stedet kan du bruke en skjermdelingstjeneste som GoToMeeting eller Screenleap for å sikre at folk ikke titter gjennom, hopper foran og deretter slutter å være oppmerksom.
Hvis du bruker en skjermdelingstjeneste, må du forsikre deg om at den fungerer før samtalen starter, og at kollegene har noe installert som de trenger før samtalen.
Hvis du møter mennesker for første gang, eller virkelig ønsker at folk skal ta hensyn, bør du vurdere videokonferanser.
Akkurat som med møter, start på tid. Å vente på streikere oppmuntrer dem bare.
Hvis du blir med på en konferansesamtale, presenter deg umiddelbart så ingen blir overrasket over at du hørte på i tre minutter på hva de trodde var en en-til-en-samtale.
Hvis noen blir med sent, ikke ta ham eller henne opp. Det kaster bort all andres tid. Oppfordre denne personen til å ta igjen noen etter endt samtale for å se hva som ble savnet.
Gi oversikten over hvem du er og hvorfor du ringer i løpet av de første 120 sekundene av samtalen, og angi deretter agendaen eller målet ditt. De andre på samtalen bør vite hva du vil ha av dem med en gang.
I løpet av de første minuttene av hver samtale, bekreft hvor lenge alle må snakke, slik at du kan styre samtalen deretter.
Hvis du har mer enn tre personer på linjen, bør arrangøren ringe en hurtig samtale for å sikre at alle er der, og introdusere dem kort om mulig.
Bare gå rundt med individuelle introduksjoner hvis det vil hjelpe virksomheten til å bli ferdig, og ta det inn i dagsordenen din. Ellers kaster du bort mye tid.
Med mindre samtalen handler om at du deler kompetansen din, bør du ikke snakke mer enn 70% av tiden. Hvis mange mennesker er på linjen, synker dette tallet til 25%.
Hold setningene dine korte, og pauser jevnlig mellom ideene. Dette vil tillate folk å hoppe inn eller stille spørsmål.
Hvis du er anropsarrangør, er det din jobb å oppfordre folk til å delta hvis de ikke snakker og noen andre monopoliserer samtalen.
Bruk dempeknappen strategisk. Hvis du er dempet for 90% av samtalen, er du sannsynligvis ikke helt oppmerksom.
Ikke vær personen som sjekker e-post og trenger å spørre om et spørsmål som skal gjentas. Hvis du ser på å sjekke e-post under de fleste samtalene dine, er de enten for lange, de er for mange mennesker involvert, eller trenger du ikke være med på dem.
Fem minutter før samtalen avsluttes må du advare alle om at den pakker seg inn, og spør om det er noen spørsmål. Ikke la det renne om det i det hele tatt er mulig - det er respektløst fra andres tid.
Følg med på neste trinn mens samtalen fortsetter, og send dem rundt via e-post etterpå som en påminnelse.
Fortell oss! Hva er din favoritt telefonsamlingsregel? Noe som vi savnet?
