Enten du prøver å imponere din nye sjef eller skyte opp for en kampanje, kan det være vanskelig å si nei til mer arbeid. Tross alt, vil du at alle skal se din hardtarbeidende, utfordrende aksepterende, opp-for-noe-holdning. Dessverre har hvert nytt prosjekt du samtykker til å ta på deg en truende frist - og før du vet ordet av det, kan du knapt holde hodet over vann.
Når du føler at prosjekter begynner å gli gjennom sprekkene, eller du bare ikke kan gi ditt beste fordi du er spredt for tynn, kan du ta litt tid på å løse situasjonen før oppgavelisten din blir best av deg. Her er noen måter å takle en overveldende arbeidsmengde på og komme tilbake på sporet.
1. Lag en plan
Hold en masterplan for alle dine endelige frister ved å sette opp en kalender på iCal eller Google Kalender eller bruke en fin planlegger (jeg elsker oppsettet av Moleskines ukentlige bærbare PC-er). Å se alt på ett sted kan hjelpe deg med å prioritere tiden din fordi du vet nøyaktig hva som kommer opp, dager og uker i forveien.
Men ikke stopp der - trikset for å organisere tiden din er å dele opp prosjektene dine i mini-mål som vil være lettere å oppnå. Små, oppnåelige mål vil hjelpe deg å buste gjennom tøffe prosjekter og holde deg i rute.
For eksempel planlegger du et stort arbeidsarrangement, må du koordinere et antall grupper, både i og utenfor kontoret. I stedet for å angi en stor frist på datoen for arrangementet, kan du planlegge den til mindre oppgaver i løpet av ukene frem til arrangementet, som å sørge for at din catering har din meny, avslutte riktig antall deltakere, og korrektur og trykke utdelinger. Å møte disse mini-målene underveis vil sørge for at ingenting blir igjen til siste øyeblikk.
2. Hold deg oppmerksom
Å sette opp masterplanen er bare halve slaget - den andre halvparten bruker den faktisk. Hvis du ikke har for vane å sjekke kalenderen din daglig, kan det hende du trenger et lite trykk i riktig retning, så etter at du har satt frister for deg selv, kan du også angi noen varsler. En pop-up på datamaskinen eller telefonen din kan være en rask påminnelse om hva som kommer opp (sjekk apper som 2Do, Wunderlist og Todoist), eller hvis du bruker en papirplanlegger, kan du sette opp visuelle varsler med Post-Its som minner deg av hva som skjer i løpet av uken fremover.
Disse varslene kan inkludere sjekkpunkter for store tidsfrister (f.eks. Ved halvveis til prosjektets forfallsdag, kan du stille en alarm for å forsikre deg om at du ber din veileder om å gjennomgå et utkast til rapporten) eller bare generelle daglige påminnelser (for eksempel angi varsler for mandager og onsdager, slik at du kan sørge for at du er i rute før du går tom for tid på slutten av arbeidsuka).
3. Organiser det
Når du jobber med flere prosjekter samtidig, kan innboksen din raskt eksplodere til et overveldende rot av informasjon. Og selv om du ikke kan stoppe strømmen av e-postmeldinger som kommer inn, kan du i det minste holde oppgavene organisert og skilt.
Prøv å legge til mapper og fargekoding i innboksen for å hjelpe deg med å finne viktig informasjon når du trenger den. Lag for eksempel en egen mappe for hver spesifikke oppgave du jobber med, som lar deg enkelt søke etter samtaler eller filer du trenger.
For å gå et skritt videre, kan du til og med sette opp en regel i Outlook for å sende e-post fra bestemte adresser eller med visse setninger i emnelinjen til de angitte mappene du har opprettet. Gmail gjør det samme hvis du setter opp et filter. En av metodene lar deg forhånds sortere innboksen, slik at du ikke trenger å bruke verdifull tid på å sile gjennom rotet!
4. Få lite ut av veien
Har du ansvaret for repeterende rapporter eller regneark som må ut hver uke eller månedlig? For å spare deg tid og energi (og frigjøre verdifull plass på den allerede overfylte oppgavelisten), oppretter du en mal for hver rapport, i stedet for å starte fra bunnen av hver gang.
Mottar du stadig e-postmeldinger med lignende spørsmål? Lag hermetiske svar i Gmail eller oppbevar et Word-dokument på skrivebordet ditt med svar på vanlige problemer (f.eks. Hvordan du bruker FTP-nettstedet, hvem du skal kontakte for kundeservice eller datoene for kommende messer). Å ha noe du enkelt kan klippe og lime fra vil gjøre det mindre tidkrevende å svare rutinemessig e-post.
Å gjøre små ting tidlig og gjøre det så strømlinjeformet som mulig gir deg mer plass til å jobbe med komplekse prosjekter.
5. Hold deg oppdatert
Sett av noen minutter før du drar om kvelden for å se tilbake på timeplanen din og oppdatere den med din daglige fremgang (til og med bare å gjøre dette ukentlig er en stor hjelp!). Var ikke helt ferdig med en oppgave? Flytt den til neste dag eller til neste tidsperiode du har planlagt for det aktuelle prosjektet. Det hjelper også å ha planlagt litt ledig tid til hver dag (eller til og med bare en gang i uken), noe som gjør at du kan være mer fleksibel hvis du ikke oppfyller et minimål og trenger å omorganisere timeplanen din.
Å følge med på hva du får gjort hver dag kan ikke bare hjelpe deg med å føle deg overveldet, det kan også hjelpe deg å måle hvor mye tid du virkelig trenger til et gitt prosjekt eller oppgave. Og når du vet det, vil du identifisere nøyaktig hvor mye du kan ta på deg i fremtiden!
6. Snakk om deling
Hvis du begynner å innse at noen av mini-målene dine ikke blir gjort fordi det ikke er nok tid, fordi andre prosjekter prioriterer eller fordi nye oppgaver fortsetter å lande på skrivebordet ditt, kan det være på tide å snakke med veileder om omfordeling av noe av arbeidet ditt.
Dette er en annen grunn til å ha en detaljert plan for prosjektene dine som er planlagt dag og uke, er avgjørende: Hvis du har en klar ide om hva som må gjøres og på hvilken tidsramme, kan sjefen din enkelt se hva som står på tallerkenen din. Deretter kan du sammen bestemme hva som er viktigst å være på din umiddelbare oppgaveliste og hva som kan skyves tilbake eller delegeres til noen andre.
Ja, det kan være vanskelig å gi slipp, men det er alltid viktigere å dele arbeidsmengden med resten av teamet ditt og stille frister enn å prøve å bevise at du takler det hele og ikke helt kommer dit.
Når du begynner å føle at du mister det, tar du pusten til slutt. Husk at kontroll handler om å holde deg organisert og være ærlig om hva du kan takle.
