Hvis du for tiden er ansatt - og et menneske - så kjenner du til den store e-floden. Du får mer ut av det enn du kan svare på hver dag, og ofte hindrer det deg i å gjøre din "faktiske jobb". Men i denne moderne verden er det å være på toppen av innboksen et must hvis du skal imponere sjefen din og komme videre.
Nå er det mange som dømmer hvor godt de håndterer e-post etter antall e-postmeldinger de smitter gjennom. "Jeg brukte tre timer i ettermiddag og svarte på 120 e-postmeldinger" er grunnen til å feire og skryte rettigheter på de fleste kontorer. Men i de fleste tilfeller er det en enorm feil.
Sannheten er at det er tre typer e-poster:
Når de blir stilt overfor en blokkering av tid for å angripe innboksene sine, begynner de fleste med quickies. Det er tilfredsstillende å få dem ut av veien, det totale antallet e-postmeldinger i innboksen faller med mye mer, og de krever ikke for mye hjernekraft.
Men du bør faktisk ta den motsatte tilnærmingen. Det er den gamle bergarten, rullesteinen, sandmetaforen: Se for deg at du får en glasskrukke som representerer tiden din, så vel som steiner, rullesteiner og sand. Den eneste måten å få alt i er å begynne med de største tingene: bergartene dine. Hvis du først fyller glasset med sand, passer du aldri alt inn.
Når det gjelder e-post, må du forsikre deg om at du ikke fyller glasset med sand ved å svare på raske og enkle e-poster først - du kommer aldri til de store, viktige. I stedet, når du står overfor en to timers blokkering av tid, bør du alltid begynne med e-postmeldinger som krever 30 minutter eller mer, og få minst en eller to av dem før du gjør noen raskere. På den annen side, hvis du bare har 15 minutter før neste møte, er det det perfekte tidspunktet å få raske e-poster ut av veien.
Den enkleste måten å sømløst implementere denne strategien i ditt daglige liv, er å legge til to koder (eller filtre i Gmail): "raskt svar" og "krever fokusert tid." Eventuelle e-poster som ikke er merket, vil derfor falle i den midterste kategorien, og krever fem til 30 minutter.
Når du vet at du har en solid blokkering av uavbrutt tid, kan du begynne med å åpne den fokuserte tidsmappen og bestemme hvilke du trenger mest å takle. Å erkjenne hvor sjeldne de store tidsblokkene er er nøkkelen til suksess: Når du har en, kan du dra full nytte av det! Og neste gang du har et par minutter til overs mens du venter på bussen eller i kø for kaffe, åpner du "raskt svar" -mappen i stedet for å sjekke Instagram.
