Jeg husker den gangen jeg måtte gå inn på sjefen min og fortelle henne at jeg skulle sette skriveren i brann, og at det blinkte en melding der det sto "Blekkforbrenning."
Heldigvis var det bare en ruse slik at personalet kunne synge henne "Happy Birthday", men den ganske fantastiske delen av historien var hennes reaksjon. Hun gjorde ingenting - annet enn å be meg om å forlate møtet sitt. Det var ikke før jeg kom tilbake en gang i full (on) panikk-modus at hun til slutt kom ned til pauserommet for å se hele staben som sto rundt en tallerken med cupcakes.
Da jeg spurte henne hvorfor hun ikke hadde kommet ned med det første - jeg mener, en brann er ganske alvorlig, ikke sant? - sa hun, "Jeg regnet med at en av to ting skulle skje: Enten ville du ordne det, eller røyken alarmen skulle gå, og vi må alle evakuere. Men inntil det skjedde, hadde jeg tenkt å fullføre mitt møte. ”Da hun betydde at hun kom ned for andre gang fordi jeg hadde funnet noe som faktisk fortjener oppmerksomheten hennes - tanken på meg om å kaste en passform i fellesområdet.
Lær av min erfaring: Hvis du har dårlige nyheter og faktisk trenger sjefen din oppmerksomhet, er det tre ting du alltid bør ta hensyn til.
1. Velg ditt øyeblikk
Vi planla overraskelsen til sjefen min under et møte, fordi alle var med på det og det var perfekt timing for oss. Men vi hadde feilbedømt sjefen min tro på hennes forpliktelser. Så først er det kritisk at du finner tiden som vil være mest fornuftig for din veileder (fordi, ja, det kan variere fra når det ville fungere for deg) og vurder spørsmålet om presserende ikke fra utsiktspunktet, men fra hennes .
Si for eksempel at du krasjer serveren. Du tror kanskje at du trenger å fortelle sjefen din akkurat dette sekundet - men kan det være bedre å først ringe teknisk support og se om det er en enkel løsning? Eller kanskje du har en stygg innkjøring med en stor klient. Det kan hende du vil ha litt tid til å behandle og omskifte den med en kollega, men hvis det er en sjanse for at klienten vil ringe veilederen din ASAP, bør du sannsynligvis bryte nyhetene før det kommer noen ikke-så hyggelige overraskelser.
Hvis du trenger å snakke med sjefen din med en gang - spesielt av personlige grunner - må du gå ut av din måte å uttrykke at dette er spesielle omstendigheter. Begynn samtalen med å si: "Jeg vet at dette kanskje ikke er den beste tiden, men jeg har noe alvorlig jeg trenger å diskutere."
2. Velg ordene dine (og tonen) klokt
Nå som du har funnet riktig tidspunkt, må du lage meldingen. Fortell alltid slutten av historien først: "Jeg kjempet gjennom presentasjonen jeg ga i ettermiddag, og jeg kunne fortelle at klienten vår ikke var fornøyd." Så unnskyld (hvis det er aktuelt) og beskriv problemene du tror bidro til snafu. Avslutt med å foreslå de foreslåtte tiltakstrinnene, eller ved å be om råd.
Husk at måten du leverer tøffe nyheter på vil lede sjefens reaksjon. Det er greit hvis tonen gjenspeiler alvoret i situasjonen du har, fordi folk setter pris på oppriktighet. Men motstå fristelsen til å overdramatisere et problem som du var i stand til å få under kontroll (uansett hvor mye krefter det tok). For eksempel, "Jeg skjønte at det var en feil i databasen, og vi brukte morgenen på å fikse den, " er tilstrekkelig. Jo mer målte du er i hvordan du uttrykker nyhetene dine, jo mer dyktige vil du vises.
Hvis situasjonen er alvorlig og personlig - for eksempel hvis du slutter eller du må forlate øyeblikkelig av personlige grunner - kan du begynne møtet med en mindre-er-mer tilnærming. Du kan alltid gi mer informasjon når samtalen går.
3. Legg ut de neste trinnene
Når det er et problem for hånden, kan samtaler gå på to måter: De kan være problemfokuserte eller løsningsfokuserte. Og selv om du ikke kan kontrollere hvordan sjefen din styrer spørsmålene sine - f.eks. "Hvordan skjedde dette?" Kontra "Hva synes du om at vi skal gjøre med det?" - kan du velge hvordan du strukturerer svarene dine.
Når du har dekket det som gikk ned, skifter girene ved å si: "Her er det jeg ser for meg for de neste trinnene." Hvis sjefen din fortsetter å trekke deg tilbake til problemet, kan du bruke fremadstormende fraser som: "Det er nettopp derfor jeg tror vi bør ta følgende trinn slik at det ikke skal skje igjen. ”
Tøffe situasjoner kan (vanligvis) mykes opp når du har en plan for hva som skal skje videre. Hvis du ikke vet de neste trinnene, kan du i det minste kunne identifisere hvilken støtte du trenger nå eller i fremtiden - fordi du tross alt ønsker et vellykket resultat.
Det er tøft å håndtere dårlige nyheter - og det kan være smertefullt å dele det med sjefen din. Men bruk disse tipsene for å føre en produktiv samtale, så minimerer du ytterligere skader.
