Jeg anser meg ikke nødvendigvis som en stor multitasker. Jeg synes faktisk det er ganske vanskelig å gjøre mer enn en ting om gangen. La oss bare si at å klappe på hodet og gni meg i magen ikke er mitt go-to party triks.
Et prosjekt hopper, men? Det er et rykte jeg absolutt vil ta eierskap til. Jeg skisserer en artikkel, svarer på en tilfeldig e-post og begynner så på et prosjekt - alt før jeg drar tilbake til innboksen for å svare på nok en melding. Jeg takler ikke systematisk en ting på en gang. I stedet hopper jeg rundt fra oppgave til oppgave for å fortsette å hive meg bort på min tilsynelatende uendelige oppgaveliste.
Imidlertid innså jeg nylig noe som fikk meg til å ville endre metodene mine. Ja, arbeidsdagene mine føltes sinnsykt opptatt. Men de følte seg ikke nødvendigvis produktive . Jeg ville komme til kvelden med store, truende prosjekter som fortsatt henger på listen. Jeg visste at jeg brukte de siste åtte timene med å skrive feber på datamaskinen min. Så, hvordan klarte jeg ikke å få til tingene? Hvor var tiden min?
Nettopp derfor bestemte jeg meg for å prøve en metode som heter “batching”. Det er et morsomt ord, men et utrolig enkelt konsept. I utgangspunktet betyr det at du grupperer lignende oppgaver og så tar vare på dem i ett svøpe. Denne metoden øker visstnok produktiviteten din ved å hjelpe deg å unngå den hektiske vekslingen av gir som alltid oppstår når du hopper fra prosjekt til prosjekt. I stedet kan du holde deg fokusert og sonert på oppgavene du har, redusere distraksjonene dine og erobre de to-dosene strategisk.
Unødvendig å si, det hørtes ut som en taktikk som var designet akkurat for meg. Så, jeg prøvde dette systemet i en solid uke for å se om det var noe som faktisk bidro til å gi min produktivitet og konsentrasjon et sårt tiltrengt spark i buksene. Nysgjerrig på hva jeg tenkte? La oss holde oss til temaet “gruppering som ting sammen” og se på noen fordeler og ulemper.
Pros
Jeg spilte virkelig mindre tid
Mens Pomodoro-teknikken klarte å svinge meg litt, anser jeg meg fortsatt som en skeptiker når det gjelder forskjellige produktivitetshakker som lover å maksimere arbeidstiden min. Så jeg nølte med dette eksperimentet. Hvis noe, antok jeg at jeg bare ville kaste bort dyrebar tid på å prøve å finne ut hvordan jeg gjør dette effektivt.
Imidlertid endte jeg opp med å bli overrasket over hvor mye tid denne taktikken faktisk reddet meg. For det første hjalp meg å føle meg mye mindre sprukket og stresset ved å takle lignende oppgaver i samme tid. I tillegg kan jeg ikke engang forklare hvor mange minutter jeg sparte ved ikke å måtte åpne og lukke en rekke forskjellige dokumenter og nettleserfaner. I stedet ville jeg få tilgang til det jeg trengte, få tatt alle de relevante oppgavene tatt vare på og deretter krysse en hel ting ting fra listen min. Det var virkelig en smart måte å jobbe på!
Jeg ble mindre skremt av store prosjekter
Vi er alle kjent med de store prosjektene og oppgavene som finner et permanent hjem på oppgavelistene våre, mest fordi vi er for overveldet og skremt til å komme i gang med dem.
Men ved hjelp av denne batch-teknikken bestemte jeg meg for å dele større oppgaver i mindre, små ting av små ting. For eksempel har jeg tidligere skrevet “Skriv artikkel for musen” på listen min. Men for å faktisk gruppere ting mer effektivt, delte jeg det ene oppdraget i flere mindre trinn, for eksempel å samle min forskning, skissere stykket mitt, utarbeide og redigere og deretter sende inn.
Jeg gjorde dette for alle artiklene eller større prosjekter jeg jobbet med den dagen. Deretter skulle jeg gjøre research for alle dem før jeg gikk videre til neste trinn - i stedet for å prøve å takle en hel artikkel om gangen.
Dette betydde at jeg faktisk hadde gjort fremskritt med de tingene som jeg vanligvis har en tendens til å skyve av. Men hele prosessen føltes mye mer håndterbar.
Jeg gjorde mindre feil
La oss innse det - å hoppe rundt hele arbeidsdagen kan være distraherende og desorienterende. Selvfølgelig er ingen perfekte. Men jeg fant ut at denne usammenhengende tilnærmingen til arbeidet mitt resulterte i altfor mange feil og oversyn, inkludert skrivefeil i artikler og e-postmeldinger som ble sendt til gale mennesker.
Ved å batchet, fant jeg ut at jeg gjorde færre av disse slip-ups. Jeg er ingen forsker, men jeg vil gå foran og kreditere det faktum at jeg var i stand til å dedikere alt mitt fokus til oppgaven som ligger foran meg. Tankene mine var ikke like spredt, noe som betydde at jeg klarte å proaktivt fange noen av de små feilene og feilene.
Ulemper
Min oppgaveliste tok lengre tid å lage
For å være balansert og ærlig, vil jeg ikke prøve å late som om denne produktivitetsteknikken var helt fri for noen ulemper. Den største jeg møtte igjen og igjen var at oppgavelisten min tok meg mye lengre tid å trekke sammen om morgenen.
Jeg er en visuell person. Så jeg visste at hvis jeg skulle følge denne batchmetoden, ville listen min måtte struktureres på samme måte - ellers ville jeg bare ende opp med å hoppe rundt igjen. Imidlertid lærte jeg raskt at det å forsøke å være strategisk innebærer noen alvorlige tanker og revisjoner.
Til slutt klarte jeg det vanligvis på denne måten:
- Jeg ville notert alle de tingene jeg ønsket å oppnå den dagen, på en kjempeliste.
- Jeg ville ta tak i høydepunktene mine for å fargelegge koden og gruppere lignende elementer.
- Da jeg stirret på det klønete og fremhevede rotet, ville ha presset meg rett over kanten, skrev jeg en helt ny liste - med hensyn til gruppering av elementer basert på min fargekoding.
Som jeg er sikker på at du kan gjette, betydde dette at bare det å gjøre meg klar til å jobbe hver dag tok meg nesten dobbelt så lang tid. Men ærlig talt, jeg tror de par ekstra minuttene endte opp med å være vel verdt det!
Det var ikke alltid bærekraftig
Tilfeldige møter og nødsituasjoner dukker opp gjennom arbeidshverdagen din - ting du ikke en gang hadde tenkt å ta vare på, blir plutselig prioriteringer. Vi vet alle hvordan det går.
Så selv om denne metoden fungerer ekstremt bra de dagene hvor alt går som planlagt, er det ikke alltid håndterbart når du plutselig har et uventet møte eller arbeidskrise. Og selv om du tydeligvis trenger å gjøre noen justeringer og ta vare på hva som må gjøres, kan det definitivt være litt frustrerende og desorienterende å få en skiftenøkkel kastet i dine beste lagt planer. Du kan egentlig ikke “batch” tidspressende nødssituasjoner.
Så vil jeg fortsette å gruppere oppgavelisten min?
Som med alt, er det noen tydelige fordeler og feil som følger med denne metoden. Men alt i alt vil jeg si at det definitivt er noe jeg vil fortsette å implementere. Det hjalp virkelig til å øke konsentrasjonen og oppmuntret meg til å erobre oppgavelisten min med litt strategi.
Jada, det var noen ting som dukket opp som jeg ikke kunne planlegge for. Imidlertid, så lenge du er villig til å opprettholde litt fleksibilitet med dette tidsstyringssystemet, tror jeg at du vil finne stor suksess med det.
Har du prøvd batching? Ta kontakt med meg på Twitter og la meg få vite hvordan det fungerte for deg!
