Å gi ansatte tilbakemelding trenger ikke å være den tidkrevende, energisugende, følelsesmessig ubehagelige opplevelsen som ledernes frykter. Studier viser faktisk at flere tilbakemeldinger i mindre doser fungerer bedre for alle enn de tradisjonelle innsjekkingsmøtene som så mange sjefer misligholder.
Nå er det to nøkler - sammen med praksis - som er nødvendig å huske på når du gir konstruktiv kritikk. Den beste tilbakemeldingen er kort og poenget, og den inkluderer noe den ansatte kan bruke for å gjøre arbeidet sitt bedre, nå.
Lurer du på hvordan du skal være kort og nyttig? Bare husk denne treordsformelen: Jobb-ekstra irriterende.
Jobb
Start økten med ditt syn på hvordan den ansatte gjør det når du fullfører oppgavene knyttet til stillingsbeskrivelsen deres. Berør på tingene de forventes å gjøre, dag etter dag. (Merk: Dette er den eneste delen av tilbakemeldingsprosessen som er obligatorisk. De neste to kategoriene er valgfrie, avhengig av hva som er mest relevant.)
Ekstra
Dette står for ekstra innsats. Legg merke til spesielle ting de har gjort utover deres daglige jobbansvar (forutsatt at det gjelder).
Irriterende
Avslutt med behov å notere irriterende eller problematisk atferd forbundet med arbeidet deres som du har lagt merke til. Selvfølgelig vil du ikke bruke ordet "irriterende."
Her er et eksempel for å vise deg denne formelen i aksjon.
Megan var teamleder for et salgs- og serviceproduktteam. Jobben hennes krevde at hun utførte de samme oppgavene som alle andre, samtidig som hun også styrte timeplanene sine og overvåket kvaliteten og effektiviteten og gjennomgikk gruppens daglige gjennomføring av oppgavene. Ved deres ukentlige innsjekking begynte Megans sjef med "tilbakemeldinger fra jobben", og sa:
“Megan, jeg kan fortelle at teamet ditt gjør det bra med hvor bra de samarbeider og ved å gjennomgå de daglige rapportene. En viktig del av jobben din er å gjennomgå og signere de daglige rapportene. Jeg beundrer hvor bra det går med gruppen din, men disse rapportene er ikke valgfrie. Vi trenger at du skal gjennomgå og signere dem, selv når det går bra. ”
Gjennom en annen leder i selskapet fikk sjefen til Megan vite at hun hadde oppholdt seg sent for å hjelpe en annen teamleder som hadde det vanskelig for å sette sammen en god timeplan. Hun brukte dette som sin "ekstra tilbakemelding:"
"Jeg fant ut at du har hjulpet Bill med å ordne opp i teamets plan. Det er flott! Denne typen arbeid er utover stillingsbeskrivelsen din, og det hjelper med å gjøre oss alle bedre. Takk skal du ha!"
I kategorien “irriterende” hadde sjefen til Megan lagt merke til at hun brukte telefonen sin i møter, selv om det var en kjent, men uskrevet regel om at det var forbudt.
“Jeg har lagt merke til at du bruker telefonen mer enn en gang i møter. Når du gjør det, er det fordi noe presserende har skjedd, eller multitasker du fordi den delen av møtet som involverer deg er over? Du vet at vi ikke skal, så jeg er nysgjerrig på hva som skjer. ”
Det er mye å lære når du er en ny leder
Men du trenger ikke å vinge det.
Jobbe med en coach i dag
Ved å bruke "Job-Extra-Iroying" -formelen ga sjefen til Megan henne tilbakemeldinger i bare åtte setninger. Nå kan de bruke resten av tiden på å snakke om hvordan hun kan hjelpe Megan med å gjøre forbedringer i områdene som er nevnt. (For å gjenta, “jobben” -delen av diskusjonen kan være det eneste elementet som må diskuteres, resten vil kanskje ikke gjelde for hver tilbakemeldingsøkt.)
Hvis du ikke er sikker på hvordan du til og med begynner å distillere tankene dine til en vellykket - og kort - tilbakemeldingsøkt, er her en enkel fem-trinns prosess som vil gjøre det enklere.
De mest effektive lederne identifiserer jevnlig forbedringsområder slik at de ansatte kan vokse. Ikke la tidsbegrensninger holde deg tilbake! Så vanskelig det kan se ut, er det fullt mulig å ha virkelig gode tilbakemeldingsdiskusjoner med ansatte på fem til 10 minutter.
Prøv det - så er jeg sikker på at du vil se en forskjell!
