Dessverre vil oppgavelistene ikke være på null før dagen du dør. Så hvis du har tenkt at du bare kommer til produktivitet nirvana når listene dine er tomme og kalenderen din er et åpent lerret, vel, det vil sannsynligvis ikke skje - minst så lenge du har jobb, familie, venner, og et liv å administrere.
Hvis du er som folk flest, har du ganske tykke lister over ting du kan gjøre, sammen med en nesten konstant flom av nye gjøremål og en overveldende følelse av at det hele må gjøres nå .
Mange prøver å takle fjellet med personlige oppgaver ved å sortere dem etter prioritet, og starte på toppen. Virker logisk - men de har faktisk fått det bakover. I virkeligheten, før du tenker på prioriteringer, er det tre faktorer du må ta hensyn til, fordi de hver for seg begrenser valgene dine om hva du bør (og til og med kan gjøre) neste gang.
Så hvis du føler deg overveldet og ikke er sikker på hvor du skal begynne - legg "topp prioritetslistene til side", vurder disse tre faktorene og bruk dem for å hjelpe deg med å sortere overskuddet av alternativer til et mer håndterbart sett med valg.
Begrensning nr. 1: Kontekst
Hvis du ikke er på rett sted, ikke har det riktige verktøyet, eller ikke er foran den rette personen som er påkrevd for å ta en handling, kan du ikke ta den handlingen. Tenk på det - noen gang vært på jobb, i et møte, og husker plutselig at du trenger å kjøpe sjampo? Med mindre du forlater møtet, skjer ikke "kjøpe sjampo" i det øyeblikket. Det hører hjemme på en liste som heter “Errands” for når du er ute og er ute. (Med mindre du er som mannen min som tror at sjampoen kan forlenges evig ved å skyte vann i den og fortynne den når den er tom.)
Kontekst vil alltid være din første begrensning. Du kan helt sikkert endre konteksten, for å komme til rett sted, verktøy eller person for å ta handlingen som nettopp kom til tankene. Men med mindre du gjør det, er valgene dine først begrenset av den faktoren.
David Allens metode for å få ting gjort antyder at du først og fremst sorterer oppgavelisten din etter kontekst, for eksempel @ Computer, @Home, @Errands. Dette sparer tid ved å forhindre at du slogger gjennom valg du ikke en gang kan ta - fordi du ikke er i riktig sammenheng.
Begrensning nr. 2: Tilgjengelig tid
Den andre faktoren som kommer inn i spillet er hvor mye tid du har. Hvis du har et stort prosjekt å jobbe med, men du må sprette til neste møte eller hente barna dine på 10 minutter, er det sannsynligvis ikke en god bruk av innsatsen for å starte det. Det kan ta deg så lang tid bare å komme inn i rytmen i det før du må koble av.
Så når tid er en faktor, må du se etter valg som samsvarer med din tilgjengelige tid. Kanskje i løpet av de ti minuttene er det beste ikke for deg å gå og sjekke innboksen din og lese halvparten av e-postmeldinger du må lese på nytt uansett. Kanskje vil du i stedet tjene mer på å gå ut og puste litt frisk luft, eller ringe den kjappe samtalen der du vet at du får noen telefonsvarer.
Begrensning nr. 3: Ressurser
Den tredje faktoren du må vurdere er hvordan energien din er. Jeg vet ikke om deg, men fredag ettermiddag etter en lang, travel arbeidsuke er det ikke tid til å dykke ned i noe som vil kreve mye mental båndbredde. I stedet tar jeg valg som samsvarer med hvordan min mentale og fysiske energi er. For ikke å si at det ikke er noen ganger jeg trenger å bare "bukke opp" og komme meg inn der likevel, men jeg liker å være bevisst på hva jeg velger og matche det til når jeg tror jeg vil ta med meg det beste jeg, når som helst Jeg kan.
Å trekke inn prioriteringer
Vi sa i begynnelsen å sette av “prioritet” - men nå, her er det hvor det kommer tilbake. Selv om kontekst, tidstilgjengelighet og ressurser vil begrense valgene dine om hvilken oppgave du skal takle neste gang, er de fortsatt ikke vanligvis nok til å hjelpe deg med å bestemme hvilken som gir deg mest verdi. Det er her prioritering lyser - det blir din strategi.
Hvis du tenker at å bestemme basert på prioritering, betyr at du må ha livet og jobben "alt sammen", vil jeg gjøre det lettere for deg. Du trenger bare å vite hva du har forpliktet deg til - helt. Først må du fange inn på lister alt du har inngått en avtale, ville, kunne, eller burde om, personlig og profesjonelt, slik at du stoler på at du tar en beslutning mot hele inventaret av det du har forpliktet deg til.
Deretter kan du stille disse to enkle prioriterte spørsmålene:
Ofte vil du innse at halvparten av prosjektene og oppgavene du tok på deg ikke realistisk kan bli gjort i løpet av den tiden du har, og det er heller ingen verdi å ta dem på nå, eller liten risiko for å parkere dem i fremtiden. Disse tingene går på en "Someday kanskje" -liste for meg. Jeg har ikke gitt opp ideen - jeg sier bare "ikke nå."
Prøv å stille de to spørsmålene i den neste e-posten du får som ber deg om å gjøre noe. Eller neste bok du forteller deg selv at du bør lese. Eller neste møte du blir bedt om å delta på. Det kan bare hjelpe deg å vandre gjennom valgene dine med lettere brukervennlighet, og vite at du bare kan gjøre så mye, og at du tar de beste valgene du kan.
