Det er mulig å ha en oppgaveliste som gir deg energi, hjelper deg med å prioritere dagen din og motiverer deg til å fortsette fremover, selv etter de uunngåelige distraksjoner eller tilbakeslag. Likevel er det så mange som skriver ut lister som ikke klarer å sjekke alt innen klokka 18.00.
Og det er mest fordi de ikke lager listene sine riktig. Faktisk dreper mange mennesker sin egen produktivitet.
Hvis du er skyld i noe av det følgende, snakker jeg kanskje med deg.
1. Du setter tid for energivampyrer
Selv om du aldri har hørt denne frasen før, vet du hvem disse menneskene er: De sap energien din ved å fokusere utelukkende på seg selv og ikke til teamets beste. Tid og prioriteringer registreres ikke engang på radaren deres. Og av en eller annen grunn sender denne personen deg stadig e-post for å hjelpe til med noe, oftere enn ikke, et tidkrevende noe som havner på oppgavelisten din (til tross for at han ikke har noen fordel for deg).
Løsningen
Lett. Hvis det ikke er en presserende, virksomhetsendrende sak, kan du høflig løsrive deg med en enkel "Jeg er under en stram tidsfrist nå og kan dessverre ikke hjelpe denne uken." Hvis personen vedvarer, følg opp med et spørsmål som peker hvorfor dette ikke hører hjemme på tallerkenen din: “Jeg jobber for tiden. Hvis dette haster, kan jeg slå lederen min og spørre ham hvordan han ønsker at jeg skal prioritere. ”
2. Du oppgir objekter som er uklare
Enkelt sagt, ethvert element på listen din som ikke kan oppføres som en handling, bør ikke være der. Dette inkluderer både oppgaver som er vage (svar om prosjekt) eller flersteg (lansering av ny linje). Du er enten fast og prøver å huske hvilket prosjekt du ønsket å svare på eller bli overveldet over utsiktene til å starte en linje på en ettermiddag.
Løsningen
Bruk heller klare fraser for elementene på listen, bruk alltid mer detaljer enn du tror du trenger. Fordi 16.00 kan dine 9 AM-tanker være et fjernt minne. Og når det kommer til de større varene, del dem ned i mindre trinn. Faktisk kan et element på listen din være "Utkast til tidslinje for ny produktlinjelansering." Den tidslinjen blir da de mindre handlingene du kan sette på listen hver uke.
3. Du laster inn listen din med for mange elementer
Hvis listen din er mer idealistisk enn hva du kan oppnå, realiserer du deg selv for å mislykkes og forhindrer deg i å få den endelige følelsen av oppnåelse. I tillegg, når du skriver for mange ting, er det mer sannsynlig at du synes det er for skremmende. Du vil ikke vite hvor du skal begynne, og du vil øke sannsynligheten for å utsette.
Løsningen
Belle Beth Cooper, content crafter hos Buffer, delte følgende tips med Inc.s Jeff Haden om hvordan du omarbeider oppgavelisten din:
Hvordan bestemmer du hva som er viktigst? Det er vanligvis aktiviteter som er målbare, så vel som generative, noe som betyr at når de er fullført, flytter de hele prosjektet, teamet eller selskapet mot å nå mål.
4. Du glemmer å planlegge pauser
Jada, i en ideell verden kan du komme inn på kontoret klokka 9 og jobbe direkte uten kl. 18.00. Men dette er ikke en ideell verden, og du kommer til å bli avbrutt, bli sulten og få antsy sittende i timevis.
Løsningen
Dette kan inkludere å ta en spasertur (min personlige favoritt), ta tak i noe å spise eller drikke, eller besøke et nyttig eller inspirerende nettsted. Trenger du ideer? Denne listen fremhever 55 nyttige og inspirerende nettsteder perfekt for en rask arbeidspause.
5. Du tillater ikke deg noe bufferrom for avbrudd
Du har satset mye på å forstå prioriteringene dine og skrive dem ned. Men så blir du distrahert. På e-post, av din kollega, ved å bryte nyheter - listen fortsetter og fortsetter. Så til tross for alt hardt arbeid og fargekodede referanser, er du utenfor sporet av den andre den første presserende meldingen kommer inn i innboksen.
Løsningen
Legg igjen noen få hull i timeplanen din hver dag der du ikke planlegger noe. Dette vil gi deg marginer til å jobbe i disse uventede øyeblikkene. I verste fall? Ingenting haster dukker opp, og du avslutter dagen tidlig.
I tillegg kan du også avverge mange avbrudd ved å være proaktiv: gjøre statusen din “opptatt” på interne chats, still telefonen din til å gå direkte til telefonsvarer og justere e-postinnstillingene slik at du bare blir varslet når bestemte personer melder deg . (Slik gjør du det på Gmail og Outlook.)
Det er ingen riktig måte å lage en oppgaveliste på, men måten du nærmer deg din kan enten gjøre eller ødelegge dagen din. Så uansett hva du bruker - en app, datamaskinen, gammeldags penn og papir - unngå disse fem produktivitetsmorderne, så får du de riktige tingene gjort i tide .
