Registrering av utgiftsrapporter rangerer rett der oppe med rotfyllinger på min morsomme skala. Til tross for at selskapet mitt legitimt skylder meg en god del penger, frykter jeg nesten alltid å måtte sende inn disse rapportene.
Dette har sannsynligvis sine røtter i den første jobben min på college, da jeg ba sjefen min om noen veiledning om hvilke utgifter som var passende for en kommende forretningsreise. Hun sa ganske enkelt: "Bruk din beste skjønn."
Takk, takk. Med tanke på at jeg aldri hadde vært på forretningsreise, hadde jeg en følelse av at den beste dommen min antagelig skilte seg fra hennes.
Men jeg tror det var poenget. Da jeg ble manager og mine ansatte spurte meg det samme spørsmålet, fant jeg meg selv den samme vage responsen. Jeg ønsket å teste personalet mitt for å se hvordan de håndterte seg selv uten tilsyn - hvis de gikk vill og blåste hundrevis av dollar med sprit en natt, kan jeg stille spørsmål ved beslutningsevnen deres (og ja, jeg kan også gi dem over for en kampanje i stedet for personen som håndterte utfordringen på en fornuftig måte).
Historienes moral? Når sjefen din sier "Bruk din beste dømmekraft" når du bruker selskapet krone, mener hun det. Hvordan du håndterer utgiftene dine vil si mye om deg som ansatt, og det kan også påvirke omdømmet ditt med sjefen din.
Heldigvis har jeg utviklet noen få triks i løpet av årene - og disse er nyttige for å holde meg i sjakk når jeg tar opp kvitteringer.
Se og lær
Den beste måten å måle hvor mye du bør bruke er å se på de mer erfarne kollegene. Sjansen er stor for at du skal spise, drikke og bo på de samme stedene, så du har mange sjanser til å stoppe opp og se hva de gjør først.
Her er et eksempel: Når du og kollegene drar ut på middag, må du la alle andre bestille først, og ta hensyn til kostnadene for hver enkelt bestilling. Når det er din tur, må du sørge for at valget ditt er billigst, eller i samme omfang som de rimeligere ordrene i gruppen. Nei, bare fordi sjefen din bestiller filet mignon, betyr ikke det nødvendigvis at du bør følge etter. Men når veteranreisende alle bestiller Cobb-salater, følger du ledelsen, og sjefen din vil aldri stille spørsmål ved kostnadene for måltidet ditt.
Og hva hvis det ikke vil være noen andre på turen? Forsøk å gjøre litt research på forhånd. Spør andre kolleger ting som "Jeg er på vei til Chicago - kan du foreslå et par spisesteder?" Finn ut hvor resten av teamet vanligvis besøker, og du har noen få steder du vet er trygge å betale for.
Ikke vær girig
Dette virker sannsynligvis åpenbart, men jeg kan fortelle deg fra erfaring at det er lett å føle at du kan leve litt når kontoret flyr deg rundt, betaler for hotellet ditt og sender deg til fancy middager med klienter. Og selv om du kan se de andre menneskene dine som lever opp fordi de vet at noen andre vil plukke opp fanen, er det bedre å holde utgiftene til et minimum når det er mulig.
Tommelfingerregel: Hvis du ikke vil kjøpe det med dine egne penger, ikke koster det. Et glass vin med middag? Fint. Et glass vin, pluss tre cocktails, et par apper og dessert? "Behovet" for det vil ikke være lett å rettferdiggjøre.
Ikke vær billig
Det virker rimelig at du ikke bør bruke for mye på selskapets krone - men hva med de rimeligere varene? Kan du ta ut morgenlatte og bagel når du reiser på jobb? Teknisk sett kan du si at selskapet kan betale deg for $ 4, 67 du betalte for en liten kaffe og bagel, men jeg garanterer at du ikke vil vinne noen poeng når sjefen din ser dette i den detaljerte rapporten.
For eksempel fikk jeg en ansatt til å sende en utgiftsrapport for en parkeringsavgift på $ 1 fra et kundemøte. Tuller du med meg? Jeg ga henne dollar tilbake, men helt siden da følte jeg alltid at hun prøvde å fleece selskapet for alt hun kunne.
Ja, selskapet bør betale for rimelige utgifter når du er ute og skal representere selskapet, men nikkel-og-diming av utgiftene dine vil få deg til å se uprofesjonell og umoden, for ikke å snakke elendig. Her er en god prøve: Hvis det er noe du vanligvis kjøper deg på en vanlig arbeidsdag, ikke koster det (men hold kvitteringene dine, i sjansen for at sjefen din tilbyr å betale for de små tingene også).
Be alltid om kvitteringer
På den lappen, ved siden av å holde utgiftene innenfor rimelige grenser, er det å holde kvitteringene det viktigste å huske når du er på oppdrag utenfor kontoret. Jeg kan ikke engang telle hvor mange ganger jeg har fått ansatte til å sende ut utgiftsrapporter uten bevis for utgiftene. Uansett hvor mye du tror sjefen din stoler på deg, kan hun ikke bare ta ordet ditt for at du brukte 256 dollar på din siste forretningsreise.
Da jeg spurte en ansatt hvorfor hun ikke inkluderte kvitteringene sine for en relativt liten utgift - en jeg absolutt ville ha godkjent - innrømmet hun at hun var bekymret for at jeg kanskje ikke ville godkjenne varen, så hun bare "glemte" å be om kvittering. Hun hadde rett: Jeg godkjente det ikke. Men ikke fordi jeg gjorde innvendinger mot kjøpet - fordi jeg ikke hadde noen bevis for at det faktisk skjedde.
Rask tips: Sveip den stasjonære konvolutten fra rommet ditt og oppbevar den i vesken eller kofferten. Pakk et stort gummibånd rundt lommeboka for å minne deg på å be om kvittering - og slipp deretter kvitteringen i konvolutten så snart du mottar den. Og hvis det er noe uvanlig med utgiftene, kan du skrive den på baksiden før du arkiverer den.
Hvert selskap og hver sjef har en annen tilnærming til å håndtere utgifter, noe som betyr at det ikke er noen hard og rask regel som vil gjelde i alle situasjoner. Men hold deg til disse retningslinjene, og sjefen din vil aldri ha en grunn til å stille spørsmål ved din beste dømmekraft.
