Kjære kandidat sjef,
signert,
Bare å prøve å hjelpe
Kjære bare prøver å hjelpe,
Hver leder der ute føler smertene dine. Det er vanskelig å gi tilbakemelding under de beste omstendigheter. Så når noen blir defensive, er det fristende å gi seg.
Men det er din jobb å finne ut hvordan du kommer deg gjennom. Her er noen gjør og ikke gjør for å hjelpe deg med å gi kritikk.
Ikke glem å prise
Sørg for å nevne tingene denne personen gjør riktig. Gi både ros og kritikk slik at personen hører begge deler. Separat er ofte mer tydelig enn "tilbakemeldingssandwich."
Legg vekt på intensjonen din om å være nyttig
Målet ditt er å demonstrere at du er på denne personens side. Prøv å si noe som "Jeg vil hjelpe deg med å forbedre deg", eller del en historie om en tid da du gjorde en lignende feil og noen tilbakemeldinger hjalp deg med å løse problemet. Velg ordlyd som føles autentisk, og sørg for at tankesettet ditt som går inn i samtalen virkelig er fokusert på å være nyttig. Det er ingenting som er verre enn en uforsiktig innspilling etterfulgt av et spark i skinnene.
Ikke kritiser reaksjoner
Å fortelle noen om ikke å være defensiv er bortkastet pusten din - denne personen vet sannsynligvis allerede at det ikke er den beste reaksjonen.
Reager med forståelse og medfølelse
Hvis denne personen reagerer defensivt, kan du prøve å si noe som "Jeg kan se at du er frustrert. Beklager. Er det en måte jeg kan si dette bedre på? Jeg prøver å være nyttig. ”
Ikke eskaler situasjonen
Å reagere på den ansattes forsvarsspill med frustrasjon vil bare gjøre ting verre. Denne personen har vanskelig for å høre hva du sier. Å si det enda høyere eller tydeligere hjelper ikke. Men ikke backtrack heller. Det er en verden av forskjell på å si "Jeg beklager at du er opprørt, " og "Jeg beklager at jeg sa det."
Vær åpen for en samtale
Kanskje denne personen legitimt er uenig i det du sier. Husk at tilbakemeldinger er en gave på en av to måter: Enten hjelper det personen å fikse problemet, eller det hjelper å fikse misoppfatningen din av problemet. Ikke glem å spørre: "Hva synes du?"
Ikke kritisere i offentligheten
Når du gjør det, er det mye mer sannsynlig at du utløser en defensiv reaksjon.
Vær oppmerksom på tid og sted
Generelt anbefaler jeg å gi tilbakemelding umiddelbart (du hjelper personen med å løse problemet raskere!), Men det hjelper ikke å gi kritikk når følelsene er høye. Gi også vanskelige tilbakemeldinger personlig slik at du kan ta hensyn til kroppsspråk og unngå potensiell feilkommunikasjon.
Ikke kritiser personlighet
Unngå å si ting som "Du er negativ" eller "Alle hater å jobbe med deg." Hensikten med kritikk er å hjelpe noen til å endre og forbedre seg, ikke for å få ham eller henne ned.
Bruk modellen-situasjon-atferd-påvirkning
I stedet for å si: "Du er negativ, " si "I møtet (situasjonen) da du beskrev hvor vanskelig problemet vi prøver å løse er (oppførsel), følte alle seg motløse i stedet for inspirert (innvirkning)."
Det er vanskelig å gi tilbakemelding til noen som er defensive, og det kan jeg dessverre ikke endre. Kritikk stikker ofte i øyeblikket, og det er rett og slett ingen vei rundt det.
Men det er din jobb å si disse tingene. Heldigvis, hvis du reagerer på vondt med medfølelse, kan du hjelpe personen med å forbedre seg mens du også utdyper forholdet.
Denne artikkelen er en del av vår månedlige Spør en ekspert-serie - en kolonne dedikert til å hjelpe deg med å takle dine største karriereproblemer. Trenerne våre er glade for å svare på alle de brennende spørsmålene dine, og du kan sende inn ett ved å sende oss en e-post til editor (at) themuse (dot) com og bruke Ask a Candid Boss i emnelinjen.
