Gettysburg-adressen var 271 ord lang.
I går fikk jeg en e-post om endring av selskapets policy angående kaffe- og tevalg som var 350.
Jeg vet - kaffe er viktig. Men hvis Lincoln var i stand til å veltalende fortelle en delt nasjon om viktigheten av menneskehet og likhet med 271 ord, tror jeg at vi burde kunne sende arbeidsrelaterte e-postmeldinger som bare er litt kortere.
Mange ganger er vi redde for å være korte i e-postmeldinger fordi vi ikke vil ha lyd, eller fordi vi tror vi trenger å gi mye informasjon eller veibeskrivelse for å få poenget vårt. Og det er rettferdig. Men jeg tror vi alle er enige om at mindre e-post ville gjøre arbeidslivene våre mye enklere. Og det starter med å gjøre hver og en bare litt kortere.
Her er en rask og enkel guide til å holde e-postene dine korte og søte (uten å høres ut som en dust).
Skjær Fluff
Jeg får mange e-postmeldinger som begynner med fluff. Og selv om det helt sikkert er trivelig, kan det også være bortkastet tid, spesielt hvis jeg ikke virkelig kjenner deg, eller hvis jeg kommer til å se deg på et møte klokka 16.00.
Med andre ord, du trenger ikke starte hver e-post som forteller folk at du håpet at de hadde en god helg. La oss bare anta at vi alle håper alle hadde en god helg, gleder oss til den kommende, og gjør det generelt bra med mindre du virkelig rekker å kontakte noen. Og så gå ned til virksomheten.
Klipp ut ekstra ord
Vi legger alle ekstra ord til forfatteren vår av og til av forskjellige årsaker. Det gjør overgangene jevnere. Det myker tøft språk. Noen ganger gjør det at vi høres smartere ut.
Men i e-post er jobben din ikke å lage verdens mest perfekte brev, det er å kommunisere raskt og enkelt. Faktisk utfordrer jeg deg til å fjerne ord eller uttrykk som ikke er absolutt nødvendige.
Ta følgende setning fra en melding jeg har mottatt nylig:
På dette tidspunktet tror jeg det ville være fornuftig for oss alle å omgruppere om saken og komme med noen viktige punkter for diskusjon på vårt møte om to uker som vil hjelpe oss å komme nærmere en løsning som fungerer for alle parter.
Hva er hovedpoenget her? Det er vanskelig å fortelle med så mange tilleggsord. Et uttrykk som "på dette tidspunktet" legger ikke til noe, og trenger derfor ikke å inkluderes. Hvorfor ikke skrive det på nytt slik?
"La oss alle komme med 2-3 diskusjonspunkter om saken før neste møte."
Alle på tråden vet hva du snakker om, det er et tydelig poeng til setningen, og du har nettopp kuttet ned antall tellinger med omtrent 70%.
Vær konsis, ikke forvirrende
Jeg hadde en gang en sjef som ville sende meg korte, kryptiske e-poster som ikke ga mening. Jeg vil få en e-post klokka 08.00 med bare følgende:
“Håndter Facebook først i dag. -MJ”
Hva mente han med håndtaket? Hva med Facebook måtte håndteres? E-posten hans fikk meg til å stille flere spørsmål tilbake, som han måtte svare på. Selv om den første e-posten hans var kort, ville vi ende opp med å utveksle flere e-poster og kaste bort mer tid enn om han bare hadde tatt med litt mer informasjon første gang. Hvis han hadde lagt til noen få ord til, si: "Håndter Facebook-brukerens svar først i dag fordi vi hadde mange klager over natten, " kunne vi unngått unødvendig frem og tilbake.
Å være smart med ordene dine og være kort i kjøringen din betyr ikke bare å være kort. Forsikre deg om at du fremdeles er klar over meldingen.
Å gjenskape
Før du avgir en e-post, tar du 30 sekunder ekstra og leser den over. Still deg følgende spørsmål:
- Er det et klart, lettfattelig poeng til denne e-posten?
- Er det noe jeg kan ta ut som ikke legger til hovedpoenget?
- Kan noe forenkles?
Jo mer du trener deg til å gjennomgå forfatterskapet ditt, jo mer vil du se at det er områder du kan forbedre. Og enda viktigere, jo mer vil du begynne å automatisk gjøre disse endringene i fremtidige e-poster.
Et siste tips: Legg e-postene dine i en ordteller for å se hvor mange ord du nå gjennomsnittlig per e-post - det kan sjokkere deg. Hold rede på fremgangen din og se hvor lavt du kan gå.
