Har du noen gang fått den synkende følelsen når du kommer tilbake til e-posten din etter noen dager (eller til og med timer) tilbragt, og du ser at volumet av ubesvarte meldinger allerede har nådd håndterbare proporsjoner?
En uregjerlig innboks kan føles som et overveldende hull som du aldri vil grave deg ut av. Men det trenger ikke være slik! Med noen få enkle trinn kan du organisere innboksen, ta kontroll over innkommende post og redusere e-postangsten din på alvor.
Fjern det
Jeg vet at dette vil virke skremmende for mange, men jeg anbefaler på det sterkeste å bruke innboksen din bare til det den er ment for: ny post. Tenk på sneglepost som en analogi. Hvis du legger hver pakke eller brev du mottok på kjøkkenbordet uten å arkivere det eller kaste det ut, vil kjøkkenet ditt snart bli en uhåndterlig haug med papirer. Innboksen din fungerer på samme måte - den er mest effektiv når du tømmer den.
Begynn med å slette e-postmeldinger du mottar som du aldri vil ønske å ha tilgang til igjen (som kunngjøringen om ukens salg på flyreiser til Maui - dessverre ikke i år). Vær imidlertid omtenksom, og ikke slett elementer du kanskje vil ha en oversikt over (som en kvittering fra Amazon-kjøpet).
Prøv deretter å arkivere e-postene du ønsker å oppbevare i relevante mapper eller (for Gmail-brukere) arkivere dem. Målet mitt er alltid å kunne se alle e-postene i innboksen uten å måtte rulle ned eller klikke på “side 2.” Jeg synes at jeg er mindre stresset når jeg raskt kan se på alt jeg trenger å takle, alt på en side. Og la oss være ærlige: hvis en e-postadresse er på side 2, vil den sannsynligvis ikke bli behandlet likevel.
Avslutte abonnementet
Den største postkassen tilstopperen er tingene du får på en gjenganger. Og det er ikke bare e-nyhetsbrev å skylde på - Facebook, Twitter og de ni daglige avtalesidene du nå abonnerer på, kan også fylle innboksen din med oppdateringer.
Så neste gang du papirkurver et halvt dusin e-postmeldinger uten å engang åpne dem, må du legge merke til hva du sletter. Hvis du kaster ut e-postmeldinger fra samme kilde tre ganger uten å åpne dem, er det på tide å melde seg ut. Innboksen vil takke deg.
Konsolider, konsolider, konsolider
Stadig oftere må folk takle flere innbokser. Arbeidsadressen din, edu-adressen din, det profesjonelle klingende fornavnet [email protected], kanskje til og med den gamle Hotmail-kontoen dine videregående skoler ikke ser ut til å fjerne fra adressebøkene.
I de fleste tilfeller må du holde dine personlige e-poster og arbeids-e-poster atskilt, men hvis du har fleksibilitet, vil konsolidering av flere e-postadresser gi deg færre steder å logge på og administrere. Ett alternativ er å avvikle de eldre adressene dine, men du kan også velge å ha en e-postadresse videresendt til en annen - slik at du blir dekket uansett hvor folk sender deg e-post, men likevel kan beholde alt arkiverte på samme sted.
Få innboksen til å gjøre jobben
En av favorittfunksjonene mine i Gmail er autofilter: Du trener innboksen for å vite hvor du skal sende en e-post og hvordan du kan merke den. Alt fra min mor blir arkivert som "Familie", og ting som sendes til e-postlisten til vennegruppen min på college blir også merket tilsvarende. På den måten, når jeg ser etter noe senere, er det alltid lett å finne.
Du kan også bruke Gmail til å la noen e-postmeldinger hoppe over innboksen automatisk. Hvis du for eksempel betaler kabelregningen, som jeg, kan du arkivere den automatisk og legge til etiketten “Finansiell.” Du trenger aldri se den, men hvis du trenger den, vet du hvor du kan finne den.
Plan for "senere"
Du kjenner de e-postene du vet at du ikke kommer til før senere, men du er redd for at du vil glemme det? Det er nå en plugin som heter Boomerang (for øyeblikket tilgjengelig for Gmail og Outlook) som er perfekt for å takle dem. Du kan planlegge at en e-post skal forsvinne og komme tilbake senere - når du er klar til å håndtere den - slik at innboksen blir klarere til da.
Boomerang har også noen andre (ganske livsendrende) bonuser. Den lar deg planlegge en e-post som skal sendes på et senere tidspunkt, og den lar deg også sette opp tilbakevendende e-postmeldinger. Du kan også la Boomerang gi deg en påminnelse om noen ikke kommer tilbake til deg. Når jeg for eksempel sender e-post til Julie på mandag om en rapport jeg trenger på fredag, kan jeg be Boomerang om å få den e-postkjeden til å komme tilbake til toppen av innboksen min klokka 10:30 på torsdag hvis hun ikke har svart ennå. Og hvis hun svarer, vet Boomerang ikke å ta med e-posten på torsdag. Strålende, ikke sant?
Klar til å komme i gang? Bruk litt tid på denne uken for å overprøve innboksen. Det kan ta deg noen timer, men jeg lover at tiden (og stresset) du sparer på lang sikt vil gjøre all din innsats verdt det.
