Jeg har en intens frykt for dvelende varsler. Jada, det er litt nøtt, men jeg nekter å legge noe rødt flagg på telefonen min urørt. Dette betyr at jeg umiddelbart åpner alle bankvarsler jeg får (selv om jeg vet at kjøpet var mitt), hver e-post jeg mottar (selv om jeg ikke faktisk leser den med en gang), og hver tekst jeg ser (selv om jeg ikke har det) t svar med en gang).
Du tenker kanskje at på grunn av dette bruker jeg hvert sekund på dagen min med nesen i telefonen, men det har jeg ikke. Jeg sparer meg selv veldig mye mas og angst ved konsekvent å slette varsler og nå innboksen null. Det er da du ikke bare har åpnet, slettet og svart på hver e-post, men du har fjernet den fra innboksen din i en eller annen form.
Jeg har snakket med flere mennesker jeg jobber med om hvorfor de etterlater så mange meldinger uleste, som holder seg i innboksene sine, og jeg fikk noen veldig rimelige, logiske svar: "Det minner meg om å svare på dem, " "Jeg bruker dem som min -Liste for dagen, "" Jeg holder dem uåpnede hvis jeg vet at jeg vil lese dem på et tidspunkt, men ikke har tid nå, "" Det er lettere å finne dem, "" Det er spam, jeg har ikke å lese det. ”
Men jeg spurte dem også om de ville ha det bedre hvis de ikke hadde noen e-post som er igjen, eller om det stresset dem for å se et så høyt antall varsler ved siden av innboksen, og de fleste av dem sa ja til begge. For selv om du har det du mener er et tåpssikkert system, mentalt, vil den følelsen av ufullstendighet, å savne noe, å la folk vente, fortsatt narre på deg.
Så det beste alternativet er å åpne alt og fjerne det fra innboksen.
Høres dette umulig ut for deg? Tror du at du er for knekjær til å komme dit jeg er? Hold på hattene dine, for jeg er i ferd med å blåse tankene dine - og innboksen din - i fem enkle trinn.
Trinn 1: Finn din tid
Først må du først finne ut hvor mye tid du trenger for å oppnå dette. Dette avhenger også av hvor mange e-postmeldinger du har i innboksen din - jo større antall, jo lenger tid tar det.
Hvis du vil at dette skal være en en-og-gjort type avtale, må du sperre av en god del tid. Forsikre deg om at dette passer fint inn i timeplanen din - ikke prøv å gjøre dette når du er stresset, overbelastet eller i dårlig humør, fordi det er da ting som viktige reaksjoner faller gjennom sprekkene.
Motsatt, hvis du foretrekker å håndtere det ett babytrinn av gangen - en dag melde deg av alt søppel, lage en annen dag mapper og så videre - sørg for at du også sperrer den tiden i timeplanen din daglig. Når du fysisk sett den på kalenderen eller oppgavelisten din, føler du deg (mer) forpliktet til å fullføre den.
Og akkurat som en note, vil innboksen null aldri være en engangs ting (men mer om det senere).
Trinn 2: Vurder innboksen din
La oss ta en god og lang titt på hva vi jobber med. Bare se - ikke berør, slett eller klikk på noe ennå. Bla gjennom bare emnelinjene, mottatte datoer og avsender, og legg merke til trender:
- Hva slags e-postmeldinger får du regelmessig? Er de fleste av dem nyhetsbrev? Søppelpost? Meldinger fra sjefen, familien eller vennene dine? Kjedebrev?
- Hva er faglinjene? Er de spesifikke? Gir de deg lett informasjon om innholdet?
- Hvilken dato er de fra? For flere måneder siden? Kommer de fleste av dem fra en dag i uken?
- Hvem sender deg e-post? Sjansen er en god del av dem kommer fra bare noen få personer eller kontoer.
Denne øvelsen vil ikke bare hjelpe deg med å finne ut din beste tilnærming til å svare, organisere og kondensere innboksen, men den vil også gjøre deg oppmerksom på de typiske vanene dine. Hvis du har en tendens til å holde meldinger i flere måneder uten å sjekke dem, er det et spørsmål med utsettelse. Hvis du har mer søppel-e-poster enn arbeid, er det et prioritert spørsmål. Hvis du mottar for mange fra de samme menneskene, er det et kommunikasjonsproblem. Og hvis du mottar hoveddelen, på si en mandag, er det et planleggingsproblem. Og stol på meg, alle disse er lett å fikse.
Går videre…
Trinn 3: Avmeld abonnement og spam
Det første vi fysisk skal gjøre er å begynne å slette og avmelde all spam. Du vil bli overrasket over hvor mye rot dette fjerner alene, selv før du håndterer viktige ting.
Her er de typene du mest sannsynlig får:
- E-postmeldinger fra folk du alltid svarer på
- E-postmeldinger fra folk du noen ganger svarer på
- E-postmeldinger fra folk du aldri svarer på
- Nyhetsbrev og abonnement (du abonnerer faktisk på)
- Varsler om sosiale medier
- Uønskede / spam / PR-meldinger / uidentifiserte avsendere
De tre siste kategoriene er det vi skal ta tak i først her, "ikke-arbeid" eller "for moro skyld" -haugen.
Nyhetsbrev og abonnement
Dette er det viktigste av "søppelpost", fordi sjansen er stor for at du abonnerer på disse på et tidspunkt av en legitim grunn. Det kan være en butikk du er glad i og motta kuponger fra, et nyhetssalg, et vitenskapelig magasin, en produktoppdatering.
Så før jeg spiller dårlig politimann og sier å kvitte meg med alt - noe som ærlig talt ikke er en fryktelig idé om du vil ha en ny start - la oss sette alt i perspektiv og finne ut hva du faktisk bruker. Spør deg selv disse tre spørsmålene for hver enkelt:
- Hvor ofte åpner du dem?
- Hvis du åpner dem, hvor ofte leser du dem egentlig?
- Hvis du leser dem, hvor ofte bruker du dem? (om dette betyr å skrive det ut, sende det til en venn, referere det til i ditt arbeid, lagre det og lese det igjen senere)
Hvis du ikke kan svare på disse spørsmålene, kan du melde deg ut og slette. Hvis du ikke klarer å komme til nummer tre, kan du melde deg ut og slette. Hvis du ikke husker hvordan du begynte å motta dem i utgangspunktet, kan du melde deg ut og slette. Hvis du ikke åpner dem ofte nok, kan du melde deg ut og slette. Hvis du er på gjerdet - fint - Unroll.me er en app som hjelper deg å sortere gjennom den enorme bunken med abonnementer slik at du ikke trenger å gjøre jobben selv.
Vær snill, men vær ærlig med deg selv. Skal du virkelig huske å bruke den kupongen før den utløper? Har du noen gang tenkt å gå tilbake og lese den artikkelen? Bryr du deg virkelig om å høre om XYZ? Hvis det ikke er en entusiastisk "Ja!", Spar deg hodepinen senere og klipp ledningen.
Varsler om sosiale medier
Dette utgjør alle e-postene du får fra Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - savnet jeg noe? Vel, hvis du tror det henger sammen med disse, kast det også i haugen. Noen av dem sier sannsynligvis noe som "Jesse kommenterte innlegget ditt" eller "Du har 25 nye følgere", mens andre er kampanjekontroll, sikkerhetskontroll eller nyhetsbrev.
Av hensyn til innboks null, vil jeg bare si at du bør prøve å holde kontoen din og sosiale medier så separate som mulig. For i tillegg til at du får varsel om innboksen, får du sannsynligvis også en telefonvarsling og et knallrødt nummer i hjørnet av appen din - noe som til slutt gjør det overflødig.
Så din neste oppgave er å gå inn på alle sosiale mediekontoer du har, klikke på "Innstillinger" og slå av alle e-postvarslene dine. Klikk deretter på den siste plattformen sendte deg, og trykk "avmeld" for å sikre at du også er utenfor listen.
Det fine med dette er at det ikke er en permanent beslutning - du kan alltid gå tilbake og endre innstillingene. Men jeg vil plassere store penger som du ikke vil gå glipp av.
Skrot
Mye søppel legger vi på oss selv, enten det er fordi vi deler ut informasjonen vår til tilfeldige butikker, eller vi oppgir adressen vår på sosiale medier, eller vi reagerer på fremmede. Så mitt største råd for deg er å alltid være forsiktig med hvordan du gir ut e-posten din, og til hvem.
Men noe av det er uunngåelig, og det er det du bare bør slette uten å åpne. Og for folk som fortsetter å sende deg ting, må du sørge for å rapportere dem som spam før du sletter det, slik at de ikke vises igjen.
Trinn 4: Bli organisert
Når du har håndtert det meste - og først etter at du har håndtert luddet - er det på tide å komme til de kjøttfulle tingene - eller de tre beste kategoriene jeg listet over.
Nå skal jeg ikke fortelle deg hvordan du organiserer innboksen - det er ingen perfekte systemer, ideelle strategier eller "enhver vellykket person gjør dette" -metoden. Du er eieren av e-posten din, og så fortjener du å ordne den slik du ønsker. Men jeg vil liste opp et par tilnærminger du kan ta:
Bruke etiketter og mapper
Dette er et alternativ for folk som meg som nekter å bruke apper når de kan gjøre det selv. Først må du finne ut for hver e-post hvis du må svare umiddelbart, hvis du trenger å svare senere, eller hvis du ikke trenger å svare i det hele tatt (for denne vil jeg si åpne den, lese den og enten arkiver den eller slett den med samme øyeblikk).
Deretter bestemmer du handlingsplanen. Hvis du trenger å svare snart, men ikke har tid nå, stjerners den eller legg den i en mappe merket “Trenger du å svare på” og legg en lapp på oppgavelisten din for å sjekke tilbake på den mappen.
Hvis du trenger å vente lenger - kanskje fordi du jobber med noe relatert - send et kort svar for å gi avsenderen beskjed om at du så meldingen og vil komme tilbake til ham eller henne om X dager. Arkiver den deretter i en annen mappe merket "I prosess."
Når du navngir mappene dine, må du passe på at du er spesifikk og gjøre dem lett gjenkjennelige. Det er ingenting som er verre enn å glemme hvor du la kontoutskrifter eller forsikringsinformasjon fordi mappen ble merket "Diverse."
Det viktigste trikset for å åpne hver melding på stedet er å ha et annet sikkerhetskopisystem på plass. Å bruke mapper holder dem organisert, men fordi de allerede er åpnet, er det ingen advarselsskilt for å sjekke dem opp. Så len deg til oppgavelisten, online-kalenderen eller telefonpåminnelsene dine for å forsikre deg om at du holder rede på når du mottar noe og når du trenger å komme tilbake til noen.
Bruke apper
Hvis den første tilnærmingen ikke fungerer for deg, er det alltid apper! Og jeg har masse å teste ut.
For Gmail kan du prøve Inbox by Google, et fantastisk verktøy som hjelper deg raskt å skanne etter bilder eller hendelser, sortere meldinger i kategorier og til og med synkronisere med kalenderen din. Med Boomerang, en utvidelse til Gmail, kan du også planlegge e-post som skal sendes senere og sende oppdateringer når du eller noen må svare, slik at du aldri trenger å forlate dem uåpnede.
Andre flotte organisasjonsapper inkluderer Sortd, som lager nyttige lister, Organiserer, som automatisk sorterer meldingene dine, og CloudMagic, som lar deg bløffe elementer for å komme tilbake til senere.
For å gjøre det mer moro å sjekke innboksen din, kan du prøve E-post-spillet, som gir anstrengelser og belønner deg med positive tilbakemeldinger. Og for ivrige mobilbrukere, prøv Boxer, det ultimate verktøyet ditt for å svare og sortere effektivt og på farten.
Trinn 5: Lag et system for fremtiden
Gratulerer! Du (forhåpentligvis) har gått gjennom hver e-post, slettet eller sortert den, og nådd det vakre tallet null.
Men arbeidet stopper ikke her - du må nå finne en metode for å opprettholde dette. Her er de to tingene jeg anbefaler å gjøre for å holde innboksen din lav på en jevn basis:
Snakk med nettverket ditt
Da du analyserte innboksen din i trinn to, var det noen som stakk seg ut? Enten det er fordi de sender deg flest meldinger, eller fordi de har en typisk tid eller dag de kommuniserer med deg?
Disse eksakte personene kan hjelpe deg med å opprettholde innboksen null (hvem hadde trodd?). Når du har funnet ut hvilket system som fungerer for deg, kan du bestemme hvordan du vil motta e-post og la nettverket ditt få vite det.
For eksempel søker sjefen min etter emnelinje for å finne e-postmeldinger hun trenger, så jeg sørger alltid for å gi henne nok informasjon på emnelinjen slik at de er enkle å finne. Tilsvarende sender vi mange ikke-presserende oppdateringer frem og tilbake. I stedet for å svare når de kommer inn, setter vi opp et system som bare skal sende visse typer oppdateringer på bestemte dager. Nå vet jeg nøyaktig hva slags meldinger jeg kan forvente, og når.
Åpen kommunikasjon er ikke bare nøkkelen til å ha en organisert, respektfull arbeidsflyt, men mangel på den kan også være det som bidrar til den vanvittige innboksen din. Så sett deg ned med sjefen din og kollegene og la dem få vite hvordan du bedre kan sende deg ting - og spør dem hva de foretrekker også!
Det vil også være tidspunkter når du mottar mange e-postmeldinger om ting du lett kan snakke om personlig. Hvis dette skjer mye, i stedet for å kommunisere på nettet, kan du planlegge ukentlige møter for å gå over all den informasjonen.
Planlegg e-posttid til dagen
Selv om innboksen din har hundrevis og tusenvis av uleste e-postmeldinger, vil jeg satse på at du sjekker kontoen din daglig, om ikke hver time. Så hvorfor kommer den ut av kontroll så raskt?
Min gjetning er at du ikke sjekker den aktivt . Du oppdaterer sannsynligvis det, blar ned for å se hvem som har sendt hva, og lukk deretter ut før du åpner eller virkelig leser noe.
La oss endre den vanen - begynn å sette av 15 minutter ved begynnelsen og slutten av hver dag (eller korte øyeblikk hver par timer), for å gå gjennom og åpne hver eneste ting som kommer inn. Gjør det til en prioritet som enhver annen oppgave. Og etter en stund vil du kunne åpne, lese, slette, arkivere og merke alle slags e-postmeldinger du mottar på få sekunder.
Det siste jeg vil anbefale er å holde ditt arbeid og personlige kontoer atskilt. Jo mer du blander de to, desto mer sannsynlig er det at du vil ha ulest spam opparbeidet i arbeidskontoen din, og viktige meldinger går tapt i din personlige.
Etter å ha sett på en rekke kontoer fra kollegaene mine, har jeg lagt merke til at deres arbeid er mye mer organisert fordi de forståelig nok tar karrieren på alvor. Men ditt personlige liv fortjener like mye kjærlighet. Så hvis du ikke er i innboksen null der, gi den tiden og energien den trenger for å være like ren. Fordi jeg virkelig tror at et ryddig liv på alle områder er lykkeligere og mindre stressende.
Virket dette for deg? Har du noen andre tips for å hacke innboksen null? Tweet meg!
