Det er en epidemi der ute - en epidemi av dårlige e-poster.
Jeg skjønte det virkelig etter at femte gang sjefen min kommenterte en e-post jeg sendte henne for å se over: "Det er en veldig god e-post!" Jeg hadde ikke trodd at det var noe spesielt, før jeg begynte å se nærmere på e-postene Jeg mottok. Det var fryktelige grammatikkfeil, pinlige stavefeil, uriktige navn, uttrykksikoner, mangel på ordentlig hilsen eller behag, og vanlig gammel dårlig skriving. Jeg kunne fortsette og fortsette.
Det er ikke det at vi er inhabil, folk. Vi legger bare ikke vare på e-postene våre som mange av dem fortjener. Omsorg, si, en redaktør kan gi en artikkel.
Så for å hjelpe oss alle med å forbedre kommunikasjonen på arbeidsplassen, er her redaktørens guide til å skrive e-post som vil gi deg respekt (og svar). Husk disse ideene neste gang du går gjennom innboksen din - og se hvilken innvirkning noen få små endringer har.
Ro ned
Jeg vet at vi alle er på et løp for å komme til innboksen null. Og sikkert, i noen tilfeller er det fornuftig å skyte av en rask e-post: når du er i midten av en lang tråd med kommunikasjon med en nær kollega, når du bare skyter av et dokument til sjefen din, og lignende.
Men for det meste tar effektiv kommunikasjon (og god skriving) tid. Det tar tid å formulere tankene dine, finne ut hva du faktisk prøver å si og å skrive meldingen ut på en tydelig måte. Og til syvende og sist er det hva e-post er - en form for kommunikasjon. Ikke en oppgave.
Så neste gang du må skrive en mer dyptgående e-post til noen, gi den tiden den fortjener. Blokker det i kalenderen hvis du må. Og jeg snakker ikke fem minutter per e-post - det er ikke uvanlig at jeg bruker opptil 15 minutter på en god e-post, spesielt hvis det er min første kommunikasjon med noen jeg vil imponere. La deg ha den tiden, og føl ikke at du er treg eller uproduktiv. Føler at du gjør det riktig.
Sørg for at det har begynnelse, midten og slutt
Bare fordi vi lever i en verden på 140 tegn, betyr ikke det at e-postene dine skal være slik. Vi kommer faktisk til å ha et lite tilbakeblikk til engelsk videregående skole her og det klassiske essayet om hamburgerstil; det vil si at hvert essay trenger en intro, en kropp og en konklusjon.
Du bør tenke på at e-postene dine har samme struktur. Hver seksjon trenger ikke være lang, men spesielt i en innledende kommunikasjon, bør den være der. Så, hva skal hver seksjon inkludere?
Intro
Begynn alltid med en hilsen - det kan føles arkaisk, men det gjør virkelig en forskjell. Avhengig av arten av forholdet ditt er åpningsparagrafen et flott sted for en vennlig hilsen ( “Jeg håper jobbsøket ditt går bra!” ), En påminnelse om samtalen i samtalen ( “Det var så hyggelig å få for å chatte med deg forrige uke. ” ), eller et forord om hvorfor du når ut ( “ Jeg ville berøre basen om… ” ).
Kropp
Det er her du kommer til kjernen i e-posten din. Det viktigste å huske her er å gi mottakerne all informasjonen de trenger for å ta de tiltakene du ber om dem. Dette inkluderer å gi all kontekstuell informasjon, detaljer eller data som er nødvendig, og presentere den på en logisk, sammenhengende måte. Hvis e-posten blir sendt for å formidle informasjon eller en beslutning (i stedet for å be en tjeneste), må du sørge for å inkludere begrunnelse eller forklaring.
Konklusjon
Konklusjonen av e-postmeldinger er litt annerledes enn konklusjonen av essays. I stedet for å oppsummere det du allerede har snakket om, bør du pakke det inn med handlingstrinn. Hvis du ber om å møtes for kaffe, kan du foreslå en dato og klokkeslett. Hvis du får innspill til et prosjekt, husk kollegaen nøyaktig hva du trenger og når. Hvis du bare gir informasjon, husk kontakten din at han eller hun er velkommen til å komme til deg med spørsmål. Til slutt, i det minste i den første e-posten din, alltid lukk med en hilsen og full signatur.
Det kan virke som mye, men som sagt trenger det ikke være lenge. Dette er for eksempel en e-post jeg kan sende til noen jeg vil ta kaffe med:
Hei Dave!
Det er så koselig å møte deg! Det var så flott å få prate med Alex, og da hun nevnte at hun kjente deg, hoppet jeg på det.
Jeg elsker det dere gjør i firmaet deres, og det ville være kjempeflott å chatte med dere om hvordan dere tenker om publisering på nettet, den nylige nyutformingen og andre ting om arbeidet som vi begge bruker livet vårt på.
Tror du at du vil ha litt tid de kommende ukene til å møte opp? Jeg vil gjerne svinge ved kontorene dine eller ta kaffe - hva som er mest praktisk for deg!
Beste og glade mandag.
Erin
Så mye bedre enn, "Hei Dave, vil du ta kaffe en gang?" Ikke sant?
Korrekturlesing og faktsjekk
Når du er ferdig med å skrive e-posten din, bør du ikke bare sende den ut i verden. Les alltid e-postene dine på nytt, minst en gang. I tillegg til å bare sjekke for grunnleggende stavefeil og grammatikkfeil, sjekker du også ting som navnestavinger, hendelser du refererer til eller datoer du nevner. Å adressere en e-post “Hey Jon, ” når det skal være “Hey John, ” kan virke som en liten ting, men kontakten din vil merke det - og førsteinntrykk gjør en stor forskjell.
Dette er også et godt poeng å tenke på tonen i e-posten din. Høres det ut for forretningsmessig når du bare prøver å være vennlig? Er du for entusiastisk med utropstegn og uttrykksikoner på bekostning av profesjonalitet? Forsøk å gå tilbake og vurdere hvordan noen som leser e-posten for første gang vil reagere på den - og juster deg deretter. For spesielt viktige e-poster ber jeg også noen andre om å se over det for meg - et ekstra sett med redaksjonelle øyne har aldri skadet noen.
Tenk hvordan du ville føle deg hvis den gikk offentlig
Til slutt, før du trykker på send, kan du tenke på hvordan du ville føle deg hvis denne e-posten ble lest av noen, bortsett fra personen du sender den til. Hva om det på en eller annen måte landet i sjefen din 'innboks? Hva om den ble publisert på nettet? (Hei, det skjer.) Dette er en flott siste tarmkontroll for å sikre at e-postene dine høres respektfulle og profesjonelle ut og til slutt representerer hvordan du vil fremstille deg selv for verden.
Jeg vet, det høres ut som mye arbeid å legge inn en e-post. Men med antall dårlige e-poster vi alle får hver dag, vil folk virkelig merke forskjellen når en god lander i innboksen. Og det kan være forskjellen mellom å bli ignorert og å få det du ønsker.
