Excels Subtotal-funksjon fungerer ved å sette inn TOTAL Fungerer i en database eller en liste over relaterte data. Ved hjelp av Subtotal-funksjonen blir det raskt og enkelt å finne og utvinne spesifikk informasjon fra et stort datatabell.
Selv om det kalles "Subtotal-funksjonen", er du ikke begrenset til å finne summen eller summen for utvalgte data rader. I tillegg til summen kan du også finne gjennomsnittsverdier for hver kolonne eller datafelt i databasen.
Angi data i Excel
Det første skrittet til å bruke TOTAL funksjon i Excel er å skrive inn dataene dine i et regneark. Vær så oppmerksom på følgende punkter når du gjør det:
- Det er viktig å skrive inn data på riktig måte. Feil, forårsaket av feil dataoppføring, er kilden til mange problemer knyttet til datahåndtering.
- Ikke legg tomme rader eller kolonner når du skriver inn dataene. Dette inkluderer ikke å forlate en tom rad mellom kolonneoverskriftene og den første raden av data.
For å følge denne opplæringen, skriv inn dataene som er vist i bildet ovenfor i celler A1 til D12. Pass på at du oppgir hver dataverdi riktig for å følge nøyaktig.
Sortering av Excel-data
Før subtotaler kan brukes, må dataene grupperes etter kolonnen med data du vil pakke ut informasjonen til; Denne grupperingen gjøres ved hjelp av Excels sorteringsfunksjon.
I denne veiledningen vil vi finne det gjennomsnittlige antall ordrer per salgsregion, slik at dataene må sorteres etter Region kolonneoverskrift.
Sortering av data etter salgsregion
- Dra velg celler A2 til D12 å markere dem.
- Klikk på Dataflikk av båndet.
- Klikk på Sortere knappen ligger i midten av data-båndet for å åpne dialogboksen Sorter.
- Velge Sorter etter Region fra rullegardinlisten under Kolonne overskriften i dialogboksen.
- Sørge for at Min liste har overskrifter er merket av i øverste høyre hjørne av dialogboksen.
- Klikk OK.
- Dataene i celler A3 til D12 bør nå sorteres alfabetisk i den andre kolonnen Region. Dataene for de tre salgsrepresentanter fra Øst-regionen bør listes først, etterfulgt av Nord, deretter Sør og deretter Vest.
Finne region gjennomsnitt
Når dataene dine er ordentlig sortert, kan du fortsette å finne gjennomsnittlig salg for hver region ved hjelp av TOTAL funksjon. Syntaxen, og dens argumenter, for funksjonen, er notert nedenfor:
= SUBTOTAL (Function_num, Ref1)
- Function_Num: Den TOTAL funksjonen kan utføre en rekke forskjellige funksjoner med numeriske data; dette feltet angir hvilken funksjon vi ønsker å utføre. For bruk av GJENNOMSNITT funksjon, vil vi bruke nummeret 1.
- REF1: Dette argumentet angir rekkevidden av tall som skal brukes i TOTAL funksjonens beregninger.
Bruk AVERAGE-funksjonen til SUBTOTAL
- Begynn med oppretter en gruppe celler der de regionale salgsdata vil bli vist. Du kan se hvordan vi gikk om denne oppgaven i celler B14 - B17 i eksempelbildet ovenfor.
- La oss begynne med gjennomsnittlig East Sales data. Klikk på celle C14 å markere det som cellen vi ønsker å sette inn våre resultater innenfor.
- Innen Formulas-fanen, velg Math & Trig alternativ.
- Fra rullegardinmenyen velger du TOTAL funksjon - dette åpner Formula Builder.
- Klikk på Function_Num linje og skriv inn nummeret 1.
- Klikk på REF1 linje, og merk deretter celler D3 til D5 - disse er cellene vi vil kombinere for å beregne gjennomsnittet da de inneholder totalene for Østregionens salg.
- Klikk Ferdig og gjennomsnittlig salgsinformasjon vil nå vises celle C14.
- Gjenta Ovennevnte trinn for North Sales, South Sales og West Sales, velge riktig REF1 rekkevidde for hvert scenario.
