Enten du jobber for en liten oppstart, et stort selskap, eller noe derimellom, god kommunikasjon og regelmessig informasjonsdeling er avgjørende for å lykkes. Akkurat så gammel som virksomheten i seg selv, er møter ment å være en verdifull måte å sikre at alle jobber hardt mot den samme nordstjernen.
Og likevel, de fleste av oss hater dem. Som du sannsynligvis vet alt for godt, er møter ofte kontraproduktive og tar mer tid enn de er verdt. Det er ikke mye verre enn å forlate rommet og lure på hva du bare bruker en times tid på å gjøre, spesielt på en syltet dag.
Men må de være slik? Nei. For å få mest mulig ut av ethvert møte du planlegger eller delta på, må du bare bevisst unngå den mest plagsomme tiden som suger. Trenger litt hjelp? Vi setter sammen en liste over triks du kan bruke til kortere og mer produktive møter som mer sannsynlig vil være en enestående bruk av alles tid.
1. Forvis tekniske problemer
Sekunder brukt på tekniske feil kan raskt forandre seg på minutter eller, verre, ta halvparten av et møte. Dette er spesielt vanlig når det gjelder kommunikasjon med mennesker som ikke er fysisk til stede. Siden det siste noen ønsker er å sitte rundt mens du prøver å få den bærbare datamaskinen til en projektor eller lytte til 10 minutter av "kan du høre meg nå?" Fra noen som eksternt blir med, og utstyr deg med de riktige verktøyene for å lage alt går greit.
I tillegg til skjermdeling og projeksjonsteknologi for alle på stedet, er pålitelig programvare som kobler deg til eksterne lagkamerater. Gratisversjonen av Skype Meetings er en flott løsning, ettersom hvem som helst kan bli med på en tilpasset (og lett å huske) URL fra hvilken som helst enhet - uten å måtte bruke tid på å registrere seg for en konto eller grave opp numre.
2. Planlegg kortere møter
Det tradisjonelle timelange møtet kan dra på for det som virker som for alltid, med lite press for å pakke ting opp og gå videre. Så å planlegge et kortere møte kan gjøre underverker for effektivitet - det er rett og slett ikke tid å kaste bort!
Når du setter opp et møte, utfordre deg selv til å være ærlig om hvor lang tid det vil ta - og kanskje planlegge litt mindre tid enn du tror du trenger. Husk at møtelengdene ikke alltid trenger å være i trinn på 30 minutter, og at barbering bare fem eller 10 minutter du ikke trenger av hver av dem, kan legge opp raskt.
Pro-tips: Vurder å stille en tidtaker på datamaskinen din som alle kan se under møtet - å se på tiden som krysser bort vil hjelpe deg med å spore.
3. Sett en spesifikk agenda og hold deg til den
Å lage en agenda kan virke som en datert praksis, men det er faktisk en av de mest nyttige måtene å holde et møte raskt fremover. Tenk på det: Hvis du bare sender en invitasjon til å diskutere "produkttilbud" uten noen annen kontekst, kan alle komme til møtet med forskjellige ideer om hva som skal dekkes, og du vil kaste bort tid på å komme på samme side.
Send i stedet en agenda ut en dag eller to i forveien, og vær så spesifikk som mulig. Prøv følgende enkle format for hvert emne du trenger å diskutere:
- Spesifikt emne
- Hva som må forberedes i forkant av møtet
- Hvilke oppdateringer vil bli gitt under møtet
- Hvilke spørsmål må besvares under møtet
Det er spesielt viktig å sette av en mengde tid for hvert tema - dette vil holde deg ærlig om hva som realistisk kan passe inn i møtet og gi deg frie tøyler til å bevege folk fremover når det er tid for neste dagsorden.
4. Vis, ikke fortell
Et bilde sier 1000 ord - og det gjelder også møter! Bilder, grafer og diagrammer kan ofte hjelpe deg med å kommunisere tydelig i stedet for å snakke til hvert punkt - for ikke å nevne, sparer alle tid.
Så når du forbereder deg, bør du tenke på grafikk som kan gjøre det lettere å kommunisere tankene dine. Hvorfor bruke tid på å forklare en produktoppdatering når du kunne demonstrere den live? Hvorfor prøve å komme med ord for å dele en sammensatt idé når et diagram kunne gjøre det på få sekunder?
Hvis du er i et rom med alle kollegene dine, ikke vær redd for å hoppe opp og bruke tavlen eller snu datamaskinen din for å vise frem hva du jobber med. Hvis du møter med eksterne mennesker kan dette være vanskeligere, men produkter som gratis Skype-møter tilbyr ofte mange samarbeidsverktøy som gjør det til en lek å dele visuelle tanker og funn på skjermen. For eksempel, med gratis Skype Meetings 'enkle PowerPoint-opplaster (med interaktive verktøy som en virtuell laserpeker) eller skjermdelingsfunksjon, kan du folk gjennom visuelle bilder du gjennomtenkt har forberedt på forhånd, og det virtuelle tavleverktøyet lar kollegene skissere ideer i sanntid.
5. Vet hvordan du lar alle veie inn
Ja, et møte bør handle om samarbeid, men når alle prøver å snakke stykket sitt, kan samtalen fort bli lengre enn alle hadde tenkt. Så prøv å lete etter kreative måter for alle å veie på uten å nødvendigvis ta opp møtetid.
Meningsmålinger eller et raskt håndhånd er nyttige måter å unngå å få for mange meninger eller en diskusjon som raskt blir til at alle snakker om hverandre når de prøver å få en rask enighet - et frustrerende bortkastet tid. Hvis du holder et virtuelt møte, kan du bruke en integrert IM-funksjon som Skype Meetings 'gratis produkttilbud for å få folk til å sende inn spørsmål som skal besvares på slutten, eller la folk få tale om ikke-presserende tanker som skal følges opp på etter møtet.
6. Kutt ut møter du faktisk ikke trenger å gå til
Selv om det kan virke som om du trenger å delta på hvert møte du er invitert til, er det greit å velge bort et som du vet ikke vil være til god nytte av tiden din. Hvis du ikke presenterer eller det ikke henger nøye sammen med noe du jobber med, kan det være best å innhente nøkkelpunktene etterpå.
Husk at en god ansatt og sterk lagkamerat vet hvordan man skal prioritere og være produktiv. Dine avgjørelser og resultat påvirker alle, så husk deg selv at hvordan du bruker tiden din har innvirkning på teamet ditt.
Er du ikke sikker på hvordan du nådig melder deg bort? Snakk direkte med arrangøren for å gi ham eller henne beskjed om at selv om du setter pris på at du er i sløyfe, er du i et flott spor med hva du jobber med, og foretrekker å ta igjen senere. Hvis arrangøren er sjefen din, må du huske å legge inn et notat om fremgangen din og din spesifikke plan for å komme deg videre med noe sånt som: "Jeg er spent på dagens diskusjon, men drar fremdeles tall for Project Blue. Har du noe imot om jeg holdt hodet nede og fanget notater senere? ”
Møter kan virkelig være noe av den beste tiden du bruker på dagen, så lenge de er gjennomtenkt planlagt og mesterlig kjørt. Disse triksene skal hjelpe deg med å komme dit!
