Som noen som jobber eksternt, kommuniserer jeg mest via e-post.
Og fordi e-post (tydeligvis) er skriftlig, føler jeg et press for å få tonen akkurat. Det er fordi samtaler andre kan ha personlig, det være seg i pauserommet eller et lukket dørmøte, bor i innboksen min. Og hvis jeg krysser streken, kan jeg ikke bare gå bort til noen på pulten og rydde opp. Så om jeg gir kritiske tilbakemeldinger eller bruker humor for å vise varme eller være gratulerende, gjør jeg mitt beste for å sikre at alt kommer over den veien jeg vil ha det.
Og det gjør jeg ved å stille følgende spørsmål:
1. Hvem sender jeg e-post?
Noe av det viktigste du bør vurdere er personen du skriver til. For eksempel vil du snakke annerledes med bestevennen din enn sjefen din - selv om du fortalte den samme historien. På samme måte kan en vits som vil bli en hit med kontoret ditt BFF bli tolket feil av den nye klienten du ikke kjenner godt.
Det som ikke er å si at du må unngå humor helt, med mindre du har kjent mottakeren i årevis. Selv om det kan være risikabelt, kan det lønne seg hvis du gjør undersøkelser.
For eksempel skrev Muse-spaltist Abby Wolfe om hvordan det å inkludere en GIF i følgebrevet hennes hjalp henne med å bli ansatt på The Muse. Mens hun forklarte, "En av oppgavene Muse listet opp for redaksjonen var" Trolling av nettwebbene for de beste videoene, infografikken, historiene og memene som vi kan dele med publikum. "
Både oppgaven - og hvordan den ble forklart - antydet at en letthjertet, internettkyndig tilnærming ville bli godt mottatt.
2. Ville denne personen sendt meg en lignende melding?
Svaret skal være et rungende ja.
3. Krysser dette linjen?
Skummelt, men sant: Å gjøre det galt kan koste deg jobben din.
At det å fortelle en dårlig vits vil ikke alltid føre til de mest ekstreme konsekvensene. Det kan være at du skriver noe som ikke er morsomt - og alt som skjer er at den andre personen ruller øynene og føler seg litt vanskelig.
Hvis du sier noe upassende - selv om du prøver å være morsom - kan det imidlertid få deg sparken. Det er viktig å forstå dette på ingen usikre vilkår. Eventuelle “vitser” som gjør narr av eller setter ned en annens kjønn, rase, religion, etnisitet, bakgrunn eller statsborgerskap har ingen plass på kontoret (eller andre steder for den saks skyld).
Det har ikke noe å si om du tror den tiltenkte mottakeren ville le. Som kjent kan private meldinger videresendes. Se for deg at det skrives ut på lederens (eller HR) skrivebord. Se for deg at det skulle gå til feil person - eller til og med til personen du hadde tenkt, men krenke dem dypt.
4. Ville sjefen min bli skuffet over meg hvis de oppdaget denne e-postmeldingen?
Svaret skal være et tydelig nei.
5. Sender denne personen vitser via e-post?
I motsetning til det siste spørsmålet, bør svaret på dette være ja.
6. Gloser jeg over et alvorlig emne?
Å gi tilbakemelding skriftlig er ikke lett. Jeg har skrevet om kritiske meldinger fem ganger for å sikre at jeg er krystallklar uten å være tøff. Så det kan være fristende å bruke humor på grunn av hvordan det både kan tømme og belyse tøffe temaer i ansikt til ansikt-samtaler.
Imidlertid kan dette sjelden oversettes godt, fordi den andre personen ikke kan høre din tone eller se kroppsspråket ditt. Sluttresultatet ligner ofte på å gjøre opp noen som bare er i samme situasjon som vennen din, slik at du kan gi dem uoppfordrede råd. De blir fortsatt kritisert - og de føler seg også litt hånet.
Så, det beste alternativet ditt er å holde vitsene utenfor tøffe samtaler, slik at folk vet at du tar dem - og saken på hånden - på alvor.
En del av å skape sterke relasjoner med kollegaene dine er å diskutere mer enn jobb hele tiden (og i en seriøs tone). Så ikke la disse spørsmålene skremme deg bort fra å lage en spøk, sende en GIF av høy kvalitet eller skrive en morsom bursdagsmelding. La dem heller styre humoren din i riktig retning - slik at både du og mottakeren kan gå bort og føle deg bra - og ikke inn på HRs kontor.
