Etter en travel måned med turer ut av byen, arbeidsbegivenheter og familieproblemer, la jeg merke til at jeg hadde litt problemer med å stille mitt summende sinn. Fokuset mitt satt fast i disco-ball-modus, diffraherte til et kalejdoskop av glimrende stykker. Som et resultat var jeg ikke i stand til å finpusse på prioriteringene mine - og i stedet ga jeg etter for utsettelse.
En dag, da jeg la ut å svare på e-post ved å jobbe med å rydde opp skrivebordet mitt med papirer, kvitteringer og enheter, begynte jeg å tenke på hvordan det mentale skrivebordet mitt kunne bruke litt rengjøring. Det er jo lett å se at et rotete arbeidsområde demper produktiviteten, men jeg glemmer ofte at et rotete sinn kan gjøre det samme.
Ser du, hjernen din er ikke bygd for å dele oppmerksomheten i for mange retninger. Det må være noe organisert og i fred for at du skal kunne filtrere informasjon i de rette mentale mappene og faktisk få gjort ting. Og for å få hjernen din til den ideelle tilstanden, må du lage plass ved å tømme litt mental rot.
Så hvis sinnet ditt føles litt fortumlet, kan du begynne med å bruke disse fem tipsene for å organisere tankene, bekymringene og oppgavene dine. Du vil raskt få litt plass, som vil hjelpe deg med å friske opp, fokusere på nytt og få hjernen tilbake på sporet.
1. Listmania
Lister er som Container Store for sinnet - de hjelper deg med å seksjonere din mentale rot på tusen forskjellige måter. Høres enkelt ut, ja, men å legge til noen få lister i livet ditt fungerer virkelig.
For det første frigjør parkering på en oppgaveliste et verdifullt mentalt rom, fordi når en irriterende oppgave er på listen din, trenger du ikke å bekymre deg for å huske det lenger. Med alt ditt ansvar organisert på ett sted, kan du strategisk velge hva du skal gjøre videre i stedet for å fly ved setet på buksene. (Ta en titt på noen av mine favorittips for å maksimere oppgavelisten.)
Men en oppgaveliste alene kan bare komme deg så langt (mer om det senere). For å gå et skritt videre, lag en prioriteringsliste i tillegg til eller basert på oppgavelisten din. Dette er en daglig liste over topp to-tre prioriteringer (det er nøkkelen til å holde den begrenset for å unngå å opprette bare en generell to-do-liste) for å sikre at du gjør fremskritt med ting som betyr noe. Det er her du velger innflytelse fremfor hva du kan føle haster. Når du aktivt identifiserer noe som en prioritet, vil du ha større sannsynlighet for å fokusere på det som en laserstråle gjennom rotet i stedet for å skyve det av til en annen dag.
Og til slutt (ikke bekymre deg, bare en til!), Lag en ferdig liste for å registrere alt du har oppnådd i løpet av dagen. Når du føler at du går deg vill midt i brummen, kan du se på hva du har gjort - noe som vil gi deg et løft av motivasjon og fornyet fokus for å fortsette å oppnå.
2. Automatiser unna
Når det er sagt, et ord av forsiktighet: Når oppgavelisten din er full av små, repeterende oppgaver, er det lett å bli fanget opp i hva som kommer opp først, i stedet for det som faktisk er det viktigste. For å kutte ut noen av de ansvarsområdene som er mindre enn presserende, kan du prøve en automatiseringstjeneste, som Zapier, som gir deg muligheten til å delegere repeterende arbeidsoppgaver til en personlig internettassistent.
Som en del av jobben min, for eksempel, må jeg følge med på pitches og gjestebloggere, så jeg satte opp en "zap" for automatisk å lagre bestemte typer e-postmeldinger i en egen Evernote-notisbok. På den måten trenger jeg ikke å kaste bort tid på å rote rundt i innboksen når jeg trenger å sortere gjennom potensielle innlegg. Andre populære "zaps" inkluderer automatisk å legge Eventbrite-deltakere til MailChimp og automatisk planlegge innlegg i sosiale medier gjennom Buffer.
Det fine med denne typen automatiske delegasjoner er at du ganske enkelt kan stille den inn og glemme den - hovedsakelig kutte ned på oppgavelisten din. Så i stedet for å avbryte strømmen av arbeidshverdagen din med små oppgaver, kan du konsentrere deg om de høye virkningene som krever fullt fokus og oppmerksomhet.
3. Omfavne søppelskuffen
Uønsket skuffen er en hjemme og på kontoret vice og nødvendighet der du ting krøllet opp sedler, kanskje døde batterier, og alle slags odds og ender som ikke har et ordentlig hjem.
Overraskende kan denne strategien også fungere for tankene dine: I stedet for å kontinuerlig samle mental rot, kan du ta en belastning ved å lage en digital "søppelskuff." Start med å dumpe tankene dine på en elektronisk side med et verktøy som Evernote. Dette lar deg skyve alle strålende ideer, notater, lister og lagrede artikler som ikke har et annet hjem til ett digitalt sted, noe som vil hjelpe deg med å rydde litt verdifullt mentalrom - uten å legge papirer og notatbøker i den faktiske søppelskuffen .
Og ikke bekymre deg - med en rask blanding gjennom "søppelet" (dvs. et raskt søk), vil du lett kunne finne alt du trenger.
4. Administrer innboksen
Jeg er ingen Inbox Zero-veiviser, men jeg vet at jeg blir mer ferdig når jeg ikke trenger å krype hver gang jeg åpner e-posten min. Å vite at innboksen din ikke er overfylt, kan spare deg for mye mental stress, noe som kan hjelpe deg å fokusere på andre, viktigere oppgaver. Så redd deg selv fra å sakte drukne emne linje etter emnelinje ved å gjøre noen innboksfjærrens.
Avslutt først abonnement på e-postadresser (som du aldri åpner) og slå av disse tilstoppingsvarslene fra LinkedIn og Facebook. Filtrer og trakt deretter forskjellige typer ikke-viktig e-post til spesifiserte deler av innboksen, slik at du kan ha dem tilgjengelig hvis du trenger dem - men ikke trenger å se dem hver gang du logger deg på.
Jeg liker også å bruke programmer som Boomerang eller Followup.cc for å planlegge e-post og sende påminnelser, slik at jeg kan takle e-post på min egen tid.
5. Tenk over det
Når du har en uendelig liste over ting å gjøre, føles det ofte mot sin hensikt å bruke tid på å reflektere - flere tanker vil bare bidra til den mentale roten, ikke sant? Men etter min erfaring, vil ladingen fremover uten å ta tid til å reflektere bare gjøre rotet verre.
Det viser seg at regelmessig gjennomgang av hvordan du har brukt tiden din vil gi deg innsikt i hvordan du har kommet til din nåværende tilstand, hvordan du kan gå videre strategisk og hvordan du jobber best generelt.
Så begynn å lage tid til stille refleksjoner eller journalføring. Tenk på (eller skriv ned) hva som stresser deg, hvorfor et bestemt prosjekt ikke starter, eller når du er mest produktiv på dagtid. Ved å pakke ut og artikulere zoomende tanker, i stedet for å føle deg som en stor utrop ( argh! Og blergh! Er vanlige for meg), vil du kunne bestemme nøyaktig hva du trenger å gjøre for å komme deg videre.
Husk at din sinnstilstand er sammenvevd med kvaliteten på ditt arbeid og avslapning. Så, grøft disco ball oppmerksomhet span, ta noen dypt pust og gjør litt mental rydding. Til slutt kommer du tilbake med de sanne prioriteringene dine.
