Hvis du jobber i ideelle organisasjoner, har du sannsynligvis vært en del av et innsamlingsarrangement, enten det var en ekstravagant galla eller en enkel happy hour i baren rundt hjørnet. Mange organisasjoner, spesielt små, er avhengige av at disse hendelsene skaffer seg mye penger på kort tid.
Men når du blir trukket inn i planutvalget (eller til og med må designe arrangementet helt på egenhånd), er det ikke lenger bare en morsom kveld at du får delta. Nå må du trene ut alle detaljene for å skape en uforglemmelig kveld - en som vil lokke deltakerne til å slippe litt penger i hatten.
Størrelsen på organisasjonen din og givernivået ditt vil selvfølgelig avgjøre den beste typen arrangement å være vert for, og det vil sikkert påvirke hvordan du planlegger. Men uansett størrelse eller omfang av innsamlingen din, etter min erfaring, har jeg funnet at det er noen få viktige elementer som får disse begivenhetene til å fungere. Hvis du tar fatt på din første innsamlingsarrangement, må du sørge for at du har disse fem nødvendighetene.
1. Et budsjett
Du har hørt ordtaket “det tar penger å tjene penger” -og det er 100% sant for hendelser. Visst, hvis du er overbevisende nok, kan du sannsynligvis få noen nødvendigheter som blir gitt til arrangementet ditt - som et arrangement, sprit, mat og til og med underholdning. Men til tross for den generøsiteten, vil du fremdeles ende opp med å trenge litt penger til rådighet for ganske mange andre utgifter, som transport, måltider for ansatte og frivillige, og tips.
For å sikre at du kan svinge det, oppretter du et budsjett før du begynner å planlegge detaljene. Med en god forståelse av den økonomiske situasjonen din, vil du enkelt kunne finne ut om du har midler til å planlegge en sittemiddag - eller om du må nøye deg med en uformell mottakelse med bare drikkevarer. Når du begynner å motta gaver og lage solide planer, kan du overvåke budsjettet nøye. Du må balansere eventuelle uventede kostnader med nye donasjoner eller justere planene dine etter behov.
2. Champions
For å få et vellykket arrangement, må folk donere og dukke opp. Men for å få nok givere til å delta, kan du ikke være den eneste personen som promoterer arrangementet. Du trenger en gruppe andre mennesker som er villige til å slå innsamlingen til sine venner, kolleger og nettverk - og selvfølgelig for å inspirere dem til å gi.
Dette er det som kalles “vertskomiteen”, som vanligvis består av mennesker som allerede støtter organisasjonen med pengene sine eller tiden. I tillegg til å kjenne organisasjonen din godt, bør alle i komiteen ha en bred krets av kontakter som de vil oppfordre til å delta.
Selv om hver organisasjon bruker vertsutvalg på en litt annen måte, har jeg lyktes mest når jeg har direkte involvert gruppen i planleggingsprosessen. Selvfølgelig avhenger graden av deres engasjement av enkeltpersoner, så bruk din vurdering: Noen mennesker er mer enn glade for å hente kopper på Costco eller anmode store bedriftssponsorer, mens andre heller bare vil ha navnene sine oppført på invitasjonen og lage noen få telefonsamtaler til vennene sine.
3. Flere muligheter å gi
Den første regelen om innsamling er å spørre. Og sikker på at når du er vertskap for en begivenhet, vet alle at det forventes at de hoster opp prisen på en billett. Men du kan også inkludere andre muligheter for deltakerne å gi.
Den vanligste typen spør kommer i form av en tombola eller lydløs auksjon (og ja, du kan gjøre begge deler). Det er bemerkelsesverdig enkelt å få premier for denne typen aktiviteter ved å be lokale bedrifter om å bidra; du trenger bare å sørge for at premiene samsvarer med publikummet ditt. En spa-dagspakke vil med andre ord gjøre det veldig bra i en lunsj med morsdag-tema - ikke så mye på golfturneringen. Noen ganger kan dette bety å tømme premier helt, og i stedet ha givere bud på programelementer: $ 100 for en murstein i det nye samfunnshuset ditt, for eksempel, eller $ 1000 for å gå mot et stipend.
Hvis du vet at gjestene dine ikke er den typen å slippe mer penger, kan du be dem registrere seg for å melde seg frivillig til dine kommende programmer og initiativ i stedet. Dette vil engasjere dem i oppdraget ditt og gjøre dem mer sannsynlig å gi igjen i fremtiden - og fortelle vennene deres om deg.
4. En hel opplevelse
Å donere til en begivenhet blir av mange sett på som en lik utveksling - de gir deg litt penger, og du gir dem en opplevelse. Din jobb er da å gjøre arrangementet til en så fantastisk opplevelse at de, for at det skal være rettferdig, trenger å gi enda mer.
Noen organisasjoner gjør dette med høyprofilerte gjester og underholdning. Men hvis du ikke har Beyonce eller Bill Clinton på hurtigvelgeren, kan det være lurt å vurdere et eksklusivt sted, en uvanlig aktivitet (dansemaraton, hvem som helst?) Eller en middag i høy klasse. Enda viktigere, tenk på måter å gjenspeile oppdraget ditt i. Hvis du er en direkte tjenesteorganisasjon, kan du invitere klienter til å snakke. Skoler eller kunstprogrammer kan vise studentenes arbeid. Ved å tilby gjestene dine en opplevelse som gjenspeiler det unike i organisasjonen din, tilbyr du en opplevelse som ikke kan kopieres. Og det er virkelig uvurderlig.
5. Oppfølging
Overraskende nok er det viktigste elementet i en innsamlingsaksjon oppfølgingen som skjer etter arrangementet. Ikke la deg friste til å hvile på laurbærene dine (eller pleie bakrus); komme på telefonen, send ut e-postmeldinger og oppdater nettstedet ditt. Du ønsker å personlig nå ut til hver giver (eller potensiell giver) du møtte kvelden før og takke dem for deres støtte. Dette kan være den perfekte muligheten til å sette opp så mange oppfølgingsmøter du kan - trinn en til å dyrke dem til neste donasjon.
Og ikke glem leverandørene og frivillige! Takk dem for at du hjalp deg med å gjøre natten til en suksess. De forstår at du er utslitt, så en rask e-post er bra, men for alle som virkelig ga utover er et håndskrevet notat spesielt stilig. (Stol på meg, de vil huske takknemligheten din når neste arrangement ruller rundt.)
Hver hendelse tar mye tid og krefter for å lykkes. Men ved å følge tipsene over, vil du være i stand til å være vertskap for arrangementer som skaper og vokser etter dem som vil bringe flere mennesker - og penger - til organisasjonen. Og hvem vet? Du kan også ha det bra!
