Innsamlingsarrangementer er utmerkede måter å skaffe penger og bevissthet for organisasjonen din. Men hvis du jobber på en liten ideell organisasjon, kan det være vanskelig å finne de ansatte (og tid!) Til å faktisk planlegge slike arrangementer.
Det er der et vertskomité kommer inn.
Enkelt sagt er et vertsutvalg en gruppe frivillige som tar ansvar for å planlegge et arrangement. Det faktiske omfanget av ansvar kan endres fra organisasjon til organisasjon (eller til og med arrangement til arrangement), men generelt sett kan du forvente at de vil invitere gjester, promotere arrangementet og kjøpe en billett for å delta.
Som med alle frivillige, trenger imidlertid en vertskomite vanligvis en retning for å best mulig tjene dine organisatoriske mål. Her er noen tips for å administrere en vertskommisjon for å gjøre din neste bash til en smash.
1. Velg klokt
Gode vertskommiteemedlemmer bør ha to viktige attributter: De skal ha en stor, innflytelsesrik sirkel av kontakter, og de skal ikke være redd for å nå ut til dem.
For å gjøre det mest effektivt, bør imidlertid disse komitémedlemmene allerede ha litt erfaring med organisasjonen din og være kjent med arbeidet du gjør. Det vil tillate dem å snakke med potensielle givere med mer autoritet og snakke ut fra egen erfaring, noe som alltid er mer effektivt. Med det i tankene, kan du se gjennom giverlistene og frivillige programliste for å se hvem som kan være en god passform.
Hvis du trenger hjelp utover det - for eksempel med planlegging av logistikken for arrangementet - velger du komitémedlemmer som har en god oversikt over å dukke opp og få gjort effektivt på andre arrangementer som organisasjonen din har arrangert.
Fordi jeg er den eneste dedikerte innsamleren til ansatte ved min nåværende organisasjon, trekker jeg bare vertskommiteemedlemmer fra min store giver- og prospektliste. Ved å gjøre det, kan jeg planlegge arrangementet og dyrke givere samtidig.
Da jeg var hos en større organisasjon som gjorde mer presseoppsøking om begivenhetene våre, prøvde vi imidlertid å få kjendisnavn på vertskommiteen vår. De var vanligvis ikke i stand til å hjelpe (og noen ganger deltok ikke engang!), Men det fikk oppmerksomheten fra samfunnet og underholdningsforfattere, som deretter ville dekke arrangementet.
2. Vær tydelig på plikter
Utfordringen med mange frivillige jobber er at det er få konkrete forventninger eller måter å holde folk ansvarlige på.
Selv om du absolutt trenger å huske at frivillige utfører sine oppgaver av godhet i sine egne hjerter, foretrekker de fleste frivillige jeg kjenner klare instruksjoner og retningslinjer om hva som vil være mest nyttig for gjennomføringen av arrangementet. Jeg liker å utarbeide en "stillingsbeskrivelse" for hvert arrangement jeg gjør, og beskrive vertsutvalgets medlemmers ansvar - slik at de vet hva de kan forvente, jeg kan holde dem på sporet, og vi blir alle sammen på samme side.
Så langt dette ansvaret går, kan vertsutvalg gjøre alt fra å hente mat og forsyninger til å utforme invitasjoner til å gi store donasjoner. Bare finn ut hva du trenger og be om det i frivillighetsbeskrivelsen.
Den beste beskrivelsen jeg har sett til dags dato er fra Equality Hawaii, som ikke bare legger oppgaver for vertsutvalget, men også inkluderer et donasjonsskjema, som gjør det enkelt for frivillige å bidra med gaven som kreves for vertskommiteemedlemskap. Denne typen avtaler er ikke passende for enhver organisasjon, men det er stor inspirasjon for et voksende nonprofit.
3. Si takk
De første personene du ringer, e-post eller skriver til dagen etter arrangementet ditt, bør være vertskommiteen. Så snart jeg bekrefter vertkomiteen min, adresserer jeg takkekort, så jeg har en mindre ting å gjøre morgenen etter soiree.
Du vil også ønske å få sitt perspektiv på hvordan arrangementet gikk - hvis det er noe du kan gjøre bedre neste gang, hvis noen av gjestene deres var interessert i å bli mer involvert i organisasjonen, og om de koset seg generelt. Denne verdifulle informasjonen kan sikre at arrangementene dine er mer effektive i fremtiden, og at organisasjonen din kan dra nytte av nye muligheter.
Det viktigste er at du vil forsikre frivillige dine om at når de gjør en så stor tid og økonomisk forpliktelse til deg, setter du stor pris på det.
Glade frivillige - spesielt godt tilkoblede og potensielt velstående glade frivillige - er kanskje den beste ressursen du kan ha som en liten ideell organisasjon. Hvis du behandler dem klokt og godt, vil du ikke bare ha den hjelpen du trenger for å planlegge og gjennomføre en flott begivenhet, men du vil også kunne øke innsamlingen til neste nivå.
